La Note partagée, votre outil de travail collaboratif

Beesy.me Team: Note participative – Outil de travail collaboratif

Un outil de travail collaboratif pour une réunion efficace

Outil de travail collaboratif, Beesy vous permet de partager une Note avec l’ensemble de vos contacts Beesy pour prendre des notes / actions de manière collaborative.
En général, la façon dont les entreprises abordent les notes de réunions conduit à l’inefficacité. Voici pourquoi :

  • Les participants prennent des notes et ne les partagent pas avec leurs collègues
  • Les notes sont souvent écrites sur papier et ne se retranscrivent jamais au numérique pour être recherchés et partagées
  • Dans certains cas, des notes de papier sont au format numérique, mais nécessitent pertes et efforts inutiles pour copier à nouveau la note
  • Les personnes prenant les notes envoies les comptes rendus, mais chaque destinataire doit lui même l’intégrer dans son propre outil. Tâche qui est répétée par autant de participant alors qu’elle ne pourra l’être qu’une fois et donc moins de perte de temps et d’information car le format reste identique
  • Les notes sont souvent produites et partagées dans un format qui peut être recherché ou récupéré facilement, surtout lorsque le collaborateur quitte l’organisation. Ce qui engendre une perte d’informations cruciales
  • Les notes de réunions sont redondantes. Si dix personnes sont en train de saisir les mêmes informations, on ne capitalisent pas sur le travail de chacun et l’information de chacun n’est pas diffusée correctement

Prendre des notes et les partager sont la clé au problème d’efficacité pour les entreprises.
Les notes de réunions peuvent avoir plus de valeur pour votre entreprise et vos équipes si vous les rendez collaboratives et disponibles en temps réel.

Comment partager une note de réunion collaborative

La note collaborative est uniquement disponible sur votre compte Beesy.me et vous devez avoir souscrit au service Beesy &Co.
Une fois que vous avez créé votre note, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton bleu en haut à droite (voir image attachée).

La fenêtre de partage apparait. Dans la partie de droite, vous pouvez naviguer parmi vos contacts Beesy.
Choisissez les participants avec qui vous souhaitez partager la note, sélectionnez-les, et cliquer sur “Ajouter les personnes”. Une fois votre liste prête, cliquez sur le bouton “Partager”.
Dès que la note est partagée à l’ensemble des participants, le bouton de partage devient vert.

online meeting software
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Une note, plusieurs participants

Le créateur de la note peut la partager avec autant de participants qu’il le souhaite comme vous pouvez le constater dans les copies d’écran ci-dessous.
Vous avez différentes couleurs de fond pour les actions dans une note partagée :

  • Blanc : vous avez créé cette action, et elle vous est assigné ou vous l’avez assigné à un collaborateurs
  • Gris : un participant a créé cette action
  • Vert : un participant a créé cette action et vous l’a assignée

Si vous partagez une note avec des participants qui non pas le service Beesy Team, ces utilisateurs seront en mesure gratuitement de :

  • visualiser l’ensemble du contenut
  • apporter des modifications personnelles sur ce contenu
  • gérer ses actions depuis cette note

Néanmoins, aucune information ne sera envoyée aux autres membres de cette note partagée.
En revanche, les utilisateurs ayant l’option Beesy Team pourront :

  • partager l’ensemble du contenu de cette note (sauf les actions privées)
  • voir en temps réel, les actions (tâches, documents, photos, commentaires…) ajoutées par les autres participants
  • recevoir automatiquement les mises à jour faites sur toutes les actions de cette note de la part des autres utilisateurs Beesy Team

Meeting Note Owner view

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Meeting Note Participant view

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