Témoignage client Atelier 2F "Ce qui m'a convaincu chez Beesy c'est la traçabilité et la...




Cas d’usage
Nous arrivons tous le matin au travail en ayant un millier de choses à faire.
Pour être le plus efficace possible, il est important d’organiser sa journée. Cela passe par le tri de ses mails, la gestion de son agenda, de sa to-do list ou encore la préparation de ses réunions.
Ce cas d’usage Beesy vous donne des conseils et astuces pour organiser votre journée et dépiler votre to-do list.
J’arrive le matin au bureau et je me connecte. Je découvre plusieurs dizaines d’e-mails qui m’attendent dans ma boîte de réception. Pour les trier le plus rapidement et efficacement possible, je mets en oeuvre la stratégie inbox zéro : je me désabonne des newsletters inutiles, je filtre ou je classe automatiquement les mails pas importants et je traite les messages qui prennent moins de 2 minutes.
Je transfère dans Beesy les mails qui ont besoin d’une réponse plus détaillée ou d’informations que je dois rechercher au préalable (e-mails prenant plus de 2 minutes à traiter).
Plusieurs options se présentent à moi :
Ainsi, je gagne du temps sur ma journée : je ne me perds plus dans mes e-mails car je peux les retrouver facilement et en temps voulu dans Beesy. Une fois ma boîte de réception vide, je pourrai y revenir en fin de journée.
Cliquez ici pour avoir plus d’informations sur la gestion de ses e-mails.
Une fois ma boîte de réception organisée, je peux consulter mon calendrier.
Je vérifie les rendez-vous que j’ai planifiés et les réunions que je dois préparer. Beesy m’aide à me mettre à jour sur chaque point.
Pour avoir une meilleure visualisation de mon activité et celle de mon équipe, j’ai crée mes tableaux de bord « Ma journée » et « Mon équipe » dans la partie Dashboard de Beesy. Je peux complètement personnaliser ces derniers selon mes besoins grâce aux widgets. Grâce au tableau de bord « Ma journée », je peux par exemple visualiser :
Je visualise l’avancement et les alertes potentielles de mon activité.
Avec mon tableau de bord « Mon équipe », je m’occupe de l’avancement de mon équipe sur les différents projets et les risques potentiels pouvant subvenir. Je peux :
J’ai maintenant piloté ma journée et mon équipe. Je sais désormais ce que j’ai à faire et peut me lancer dans ma to-do list.
Une fois mes mails triés, mon agenda du jour préparé et mon tableau de bord consulté, je peux commencer ma to-do list. Grâce à celle-ci, je peux organiser cette dernière afin de visualiser l’état de mes actions :
Grâce à la matrice d’Eisenhower de Beesy, je peux voir et classer mes actions par degré d’urgence et d’importance. Ainsi, en 1 clic, je peux trier mes tâches par ordre de priorité.
Une fois ma to-do list organisée, je peux me lancer dans les actions de ma journée !
Prévention des risques/alertes liés à son activité
Une boîte de réception à jour en 30 minutes
Préparation des réunions et relance en 1 clic