Cas d’usage

Organiser sa journée

Nous arrivons tous le matin au travail en ayant un millier de choses à faire.

Pour être le plus efficace possible, il est important d’organiser sa journée. Cela passe par le tri de ses mails, la gestion de son agenda, de sa to-do list ou encore la préparation de ses réunions.

Ce cas d’usage Beesy vous donne des conseils et astuces pour organiser votre journée et dépiler votre to-do list.

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Beesy, la solution collaborative qui permet d’organiser sa journée en 4 étapes

Je n’oublie plus rien et je visualise toute mon activité en 1 clic

Je gère mes e-mails

J’arrive le matin au bureau et je me connecte. Je découvre plusieurs dizaines d’e-mails qui m’attendent dans ma boîte de réception. Pour les trier le plus rapidement et efficacement possible, je mets en oeuvre la stratégie inbox zéro : je me désabonne des newsletters inutiles, je filtre ou je classe automatiquement les mails pas importants et je traite les messages qui prennent moins de 2 minutes.

Je transfère dans Beesy les mails qui ont besoin d’une réponse plus détaillée ou d’informations que je dois rechercher au préalable (e-mails prenant plus de 2 minutes à traiter).

Plusieurs options se présentent à moi :

Je peux transférer mon e-mail depuis mon ordinateur ou mon téléphone à mon gestionnaire de tâches intelligent qui va créer une tâche avec une deadline et un degré d’urgence dans un projet donné dans Beesy.
Je peux également créer une action dans Beesy directement depuis mes mails via le plugin Outlook.

Ainsi, je gagne du temps sur ma journée : je ne me perds plus dans mes e-mails car je peux les retrouver facilement et en temps voulu dans Beesy. Une fois ma boîte de réception vide, je pourrai y revenir en fin de journée.

Cliquez ici pour avoir plus d’informations sur la gestion de ses e-mails.

En 30 min, j’ai mis à jour ma boîte de réception et géré tous mes mails rapides à traiter.

Tous mes e-mails importants sont organisés et je pourrai les retrouver facilement plus tard dans Beesy. organiser sa journée

Je consulte mon agenda pour définir les priorités de ma journée

Une fois ma boîte de réception organisée, je peux consulter mon calendrier.

Je vérifie les rendez-vous que j’ai planifiés et les réunions que je dois préparer. Beesy m’aide à me mettre à jour sur chaque point.

J’ai un Codir ou Copil : Beesy prépare ma réunion tout seul en créant une note à partir de mes réunions et ordres du jour précédents
J’ai une réunion de suivi : Beesy extrait un plan d’action à partir des comptes rendus précédents avec toutes les actions qui ont été accomplies, qui sont en retard et les sujets à aborder avec mes collaborateurs
En prévision d’une réunion, Beesy prépare une note avec tous les ordres du jour et je peux relancer en 1 clic mes collaborateurs sur leurs actions en retard afin qu’ils puissent se préparer à la réunion

Je pilote mon activité et celle de mon équipe avec mes tableaux de bord

Pour avoir une meilleure visualisation de mon activité et celle de mon équipe, j’ai crée mes tableaux de bord “Ma journée” et “Mon équipe” dans la partie Dashboard de Beesy. Je peux complètement personnaliser ces derniers selon mes besoins grâce aux widgets. Grâce au tableau de bord “Ma journée”, je peux par exemple visualiser :

Mes appels à passer
Mes jalons
Les réunions que je dois planifier
Le nombre d’actions que j’ai à compléter
Les risques ou décisions importantes concernant mes projets
Mes actions en retard

Je visualise l’avancement et les alertes potentielles de mon activité.

Avec mon tableau de bord “Mon équipe”, je m’occupe de l’avancement de mon équipe sur les différents projets et les risques potentiels pouvant subvenir. Je peux : organiser sa journée

Voir si mon équipe est en retard en 1 coup d’oeil
Suivre mes projets importants
Voir les alertes concernant mon équipe (collaborateurs bloqués, risques…)
Où en est chacun sur l’avancement de ses actions

Quelques conseil pour réussir son reporting grâce au tableau de bord

Grâce à ces tableaux de bord, je peux voir rapidement et graphiquement en un instant l’avancement de mon activité et de mon équipe.

J’ai maintenant piloté ma journée et mon équipe. Je sais désormais ce que j’ai à faire et peut me lancer dans ma to-do list.

Maintenant que j’ai tout en tête, j’attaque ma to-do

Une fois mes mails triés, mon agenda du jour préparé et mon tableau de bord consulté, je peux commencer ma to-do list. Grâce à celle-ci, je peux organiser cette dernière afin de visualiser l’état de mes actions :

J'ai beaucoup d'actions en rouge : je suis très en retard. Je priorise mes actions les plus importantes et fais le tri parmi celles qui peuvent attendre encore un peu

Je repousse à plus tard mes actions importantes qui ne sont pas urgentes

Je délègue les actions urgentes mais non importantes à mes collaborateurs

Je fais en sorte d'avoir principalement du vert dans ma to-do list : mes actions sont importantes mais je ne suis pas dans l'urgence pour les traiter

Grâce à la matrice d’Eisenhower de Beesy, je peux voir et classer mes actions par degré d’urgence et d’importance. Ainsi, en 1 clic, je peux trier mes tâches par ordre de priorité.

Une fois ma to-do list organisée, je peux me lancer dans les actions de ma journée !