Project Master

Gérer ses projets

Plusieurs comités par semaine, excel de suivi, des documents et des présentations à faire

project master

Vos enjeux en tant que Project Master

Suivi

Évaluer la progression de vos plans d’action entre 2 réunions

Répartition des actions

Identifier et planifier les actions mais aussi assigner les responsabilités de chacun

w

Partage de l'information

Communiquer sur l’avancement de vos plans d’action

Synchronisation de l'information

Vous aligner avec les acteurs concernés tout en historisant et partageant vos échanges

PROJECT MANAGEMENT

Gérer ses projets avec Beesy

Compte-rendu en 1 clic

En quelques secondes, j’obtiens tous mes plans d’action à partir de chaque compte rendu de réunion.

 

 

Gestion de la récurrence et automatisation de mes COPIL

Grâce aux réunions récurrentes, je peux reprendre tout mon historique / mes précédents plans d’action et j’automatise le déroulement de mes COPIL

Suivi en temps réel

Je suis mes interlocuteurs internes et externes et je communique sur l’avancement de mon projet en temps réel

 

 

Tableau de bord / Reporting à la demande

Je maîtrise mon activité grâce à mon tableau de bord et mes outils de reporting à la demande

 

 

Vues de votre activité personnalisées et automatisées

Je personnalise et automatise mes outils de pilotage / mes vues de tableau de bord pour améliorer mon efficacité quotidienne

Modèle de réunion

Je prépare mes futurs réunions / COPIL en utilisant un modèle qui me permettra de faciliter l’organisation de mes prochains projets

LES RAPPORTS : SUIVRE ET ANALYSER TOUTES VOS DONNÉES

Visualisez les données pertinentes de votre activité au même endroit et en temps réel.

Des rapports d’activité adaptés à ses besoins avec des filtres personnalisables pour gérer ses projets
Dans votre dashboard, vous disposez d’une multitude de filtres qui vous permettent de réaliser vos vues personnalisées sur vos projets.
Gérer ses projets avec des filtres

Filtrer par type d’action, ou par type de rapport

  • les actions en cours
  • les actions terminées
  • les actions reçues
  • les actions dépassées
  • Toutes les actions, etc.
  • Des rapports :  tableau de bord Projet

Filtrer selon différentes périodes:

  • vos tâches pour le jour même, aujourd’hui
  • pour les 7 prochains jours ou entre +/- 7 jours
  • pour le mois entier (30 jours) ou entre +/- 30 jours
  • les actions d’une période plus précise selon une plage de date

Filtrer par personne, projet ou objectif

Vous pouvez également obtenir la To-Do List des personnes à qui vous avez assignez des actions ou de toutes les personnes en même temps. Et idem pour les Projets: vous pouvez choisir de faire apparaître uniquement les actions d’un projet en particulier.

Type d’affichage

Pour finir, vous avez la possibilité de faire apparaître vos actions avec différentes vues, ou différents contextes, comme:

  • la matrice d’Eisenhower (urgent/important),
  • Projet (liste d’actions organiséz par projet),
  • Note (liste d’actions organiséz par note),
  • Action (liste d’actions organiséz par type d’action),
  • Priorité(liste d’actions organiséz par priorité)
reporting bis

COMIté de pilotage

Faciliter et automatiser la gestion de vos comités projets?

Gérer ses projets peut parfois se révéler être une tâche ardue de par le nombre de participants qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. Le suivi est pourtant important pour mesurer le réel avancement du projet, prendre des décisions ou encore réorganiser les priorités. Beesy répond à votre besoin avec la création de note à partir de l’activité d’un projet. 

  1. Cliquez sur le bouton +
  2. Sélectionnez « Créer à partir de l’activité d’un projet »
  3. Choisir un projet
  4. Modifier le titre : Titre par défaut : COPIL – Nom du projet
  5. Cliquez sur  « Créer »
gérer ses projets en sélectionnant le type de note
choisissez le projet correspondant
créer à partir de l'activité d'un projet

Plus de temps perdu à se renseigner sur l’avancement des personnes sur un projet. Avec cette fonctionnalité, vous aurez par sujets, toutes les actions du projet. Vous aurez ainsi une meilleure vision de son avancement et des actions à mener par la suite.

La note est organisée selon :

  1. Projet : projet auquel appartient la note
  2. Ordre du jour : tous les sujets des notes du projet (divers quand les actions sont hors d’une note)
  3. Participants : tous les participants du projet
  4. Actions : les actions à suivre
gérer ses projets

PILOTAGE DE PROJET

Comment optimiser votre utilisation de Beesy ?

En moins de 2 minutes, on vous explique comment améliorer votre productivité en utilisant Beesy de manière efficace.

TYPE DE RÉUNIONS

Piloter les différents types de réunion

COPIL, one-to-one, brainstorming… Pour tous les types de réunion, nous vous proposons des conseils et solutions afin d’optimiser votre efficacité.

Le Comité de Pilotage - COPIL

Avec l’aide de Beesy, vous allez pouvoir :

Créer des projets qui rassemblent les personnes concernées et leur partager les bonnes informations en temps réel

Rassembler toutes les actions, décisions, documents, schémas et photos associés au projet à la fin de chaque COPIL. Tous les membres de l’équipe peuvent retrouver facilement les informations dont ils ont besoin et s’aligner sur leurs co-équipiers en suivant l’avancée des plans d’action.

Développer l’autonomie : chaque acteur connaît son domaine de responsabilité, est capable d’identifier facilement les personnes pouvant répondre à leurs beosins pour faire avancer l’objectif final.

 

La réunion one-to-one

 

Le one-to-one reste l’outil le plus puissant pour détecter le manque de motivation de ses collaborateurs et d’y remédier efficacement. Lors d’un point individuel, vous pouvez :

Faire un point sur l’avancement de votre collaborateur pour adapter sa stratégie et opérer d’éventuels changements.

Créer une note à partir des actions de chaque personne. Ainsi, vous pourrez visualiser instantanément : toutes les actions triées par sujet, tous projets confondu, le suivi des notes précédentes, les plans d’action complets, les projets en cours ou encore les objectifs à atteindre.

La session de brainstorming

Les séances de brainstorming peuvent faire naître des idées sur des thèmes très différents : la sortie d’un nouveau produit, une nouvelle campagne publicitaire, la refonte graphique d’un site web, un évènement particulier… Pour ne plus rien oublier, Beesy va vous permettre :

– De prendre toutes vos notes en les synchronisant, les partageant et en les triant par types (actions, idées, décisions, documents…), sujets, personnes, projets ou encore objectifs.

– A partir d’un simple document OneNote ou d’un e-mail, notre intelligence artificille va vous permettre de créer des comptes rendus professionnels de sessions de brainstorming en reprenant les idées de tous.

Avec Beesy, tout est rendu dynamique. Moins de perte d’information, meilleure gestion des priorités, rapidité de transmission : tout cela participe à accroître notre productivité.
Frédéric B.

Directeur de Travaux, Eiffage Construction Tertiaire

Webinaire

Gérer ses projets

En tant que manager, vous vous fixez plusieurs objectifs stratégiques à atteindre avec vos équipes et pour y parvenir, vous devez gérer plusieurs projets en même temps. Cependant, seulement 1/3 des projets sont achevés en respectant le budget et les délais fixés au début et seulement 17% atteignent les bénéfices ciblés. Atteignez les objectifs que vous vous êtes fixés en conduisant tous vos projets à bon port sans difficultés supplémentaires.  

Avec Beesy, la réalisation de mon reporting d’activité est passé d’1 semaine à 4h.

J-P Piques.

Global Product Line GM, Honeywell

Ressources

9 étapes pour rédiger efficacement votre compte rendu de réunion

Comment rédiger ses notes de réunion ? Prendre des notes en 9 étapes   Les réunions font partie intégrante de votre vie professionnelle. C'est pourquoi prendre des notes durant ces dernières est essentiel à votre activité.. Pourquoi prendre des notes de réunion...

[Infographie] Stratégie inbox zero, pour une boîte mail toujours à jour

Vous pouvez rapidement recevoir 100 mails par jour en entreprise. Dans ce post, on vous donne les techniques pour trier et classifier votre boîte mail afin d'être toujours à jour dans votre boîte de réception.Pour en savoir plus, vous pouvez assister à notre webinaire...

Comment choisir le bon outil pour gérer ses projets en équipe ?

Aujourd’hui, il est important d’être équipé du bon outil de gestion de projet. Le développement du télétravail, la diversification des tâches à réaliser, le travail en mode collaboratif ou agile sont des enjeux propres à l’utilisation d’une solution de gestion de...

Gestion de projet : 5 erreurs à éviter et les solutions pour y faire face

Près de 46% des chefs d'équipe ont des difficultés à compléter leur projet à temps (SaaSList). Quelles en sont les raisons ? Nous allons ici aborder les 5 erreurs les plus courantes en gestion de projet mais également toutes les solutions pour y remédier : 1 -...

Les 4 secrets d’une To-Do List efficace

Plus qu’un accessoire pour organiser son travail, la To-Do list est devenue un véritable outil de gestion d’activité. Facile à mettre en œuvre elle répond aux besoins de tous en alliant simplicité et efficacité. Mais encore faut-il savoir bien l’utiliser pour en tirer...

Les 3 commandements pour travailler en équipe efficacement

Le travail en mode collaboratif est aujourd’hui devenu l’un des facteurs stratégiques pour la réussite de votre entreprise. En effet, la multiplicité des informations, le coût et la complexité des projets rendent nécessaire et presque inévitable la collaboration et le...

Comment faire un « bon » Compte rendu de réunion ?

Pourquoi faire un compte-rendu de réunion ? Depuis plusieurs années, j’ai passé beaucoup de temps en réunion et ça n’a pas toujours été une partie de plaisir… Je viens cependant de tomber sur un article intéressant qui explique le bon moyen de mener une… « bonne...

11/20 – « 6 étapes pour une gestion de projet réussie » via Codeur

« La gestion de projet est une partie vitale d’un projet : sa planification est la première étape pour atteindre votre objectif. C’est cette première étape qui doit être complétée afin d’obtenir l’approbation de vos collaborateurs et les ressources qui seront injectées dans ce projet. Une bonne planification est très utile dans n’importe quel scénario, car elle permet de gagner un temps précieux pendant la phase de développement. Un bon plan comporte beaucoup d’éléments. »

« Comité de pilotage : comment réussir votre COPIL » via Blog gestion de projet

« Tout projet se doit d’avoir des instances de suivi ou comités permettant de communiquer avec les différentes parties prenantes impliquées. Le comité de pilotage est en particulier une instance très importante pour la réussite des projets. Elle est constituée généralement de directeurs et de responsables internes et /ou externes qui aident à faire avancer les projets, selon les objectifs stratégiques définis au niveau de la charte du projet. L’objectif de cet article est de détailler le périmètre du comité de pilotage, son rôle, et son organisation. »

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30 jours de tests gratuits, sans engagement


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