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Gérer ses priorités, comment y voir plus clair ?

Vous êtes déjà organisé : vous avez construit votre To-Do list, défini les priorités et l’urgence de chacune de vos tâches, défini les dates butoir.

  • “C’est un bon début… Mais comment optimiser la gestion de cette liste qui ne cesse chaque jour de s’allonger ? ”
    Vous ne souhaitez pas passer des heures à gérer cette To-Do list.
  • “Et si vous disposiez de synthèses journalières et hebdomadaires pour vous simplifier la gestion au quotidien ? “
  • “Votre liste est beaucoup trop longue, difficile d’y voir clair, une vue graphique ne simplifierait-t-elle pas la vision globale de son planning ? “

Pour y voir plus clair dans la gestion de vos tâches, utilisez des outils de reporting performants.

Visibilité à la journée – reporting quotidien

Vous n’avez pas toujours besoin de travailler avec votre To-Do list entière sous les yeux toute la journée. Au contraire, cela risque de vous noyer ou de vous distraire, même en ayant repéré et signalé vos priorités.
Chaque matin, vous avez besoin d’extraire une mini-liste qui contient idéalement 3 à 5 actions (3 prioritaires, et une ou deux autres moins importantes, mais plus attirantes ou faciles).

Beesy vous propose un extrait journalier de toutes vos tâches à réaliser dans la journée que vous recevrez tous les matins dans votre boite mail, pas besoin d’ouvrir Beesy.
Dans ce mail, vous aurez aussi une liste de toutes les actions dépassées, ce qui vous permet d’identifier très rapidement les éventuels risques sur un de vos plans d’actions et éventuellement de faire évoluer les tâches de votre journée.
Vous ne vous servez ensuite que de votre mini-liste.

Grâce à vos différents outils de suivi de Beesy, vous mettez à jour votre To-Do list au fur et à mesure de la journée.

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Gestion de la semaine – reporting Hebdomadaire

Comme votre To-Do list est susceptible d’être assez longue, voir de s’allonger quotidiennement, le fait de la revoir une fois par semaine est un bon moyen d’en maitriser la gestion sur le long terme.
Le lundi matin est souvent propice pour faire cette revue.

Avec l’option PRO de beesy.me vous recevrez une synthèse tous les lundis matin pour faire un point très rapidement sur l’état d’avancement de vos projets et de votre To-Do list.
En un coup d’oeil, vous avez la synthèse :

  • Des actions qui sont terminées par projet mais aussi par acteur à qui vous avez attribué les tâches.
  • Les actions en retard et le TOP 5 de vos ressources en retard.
  • Il est ainsi simple d’identifier très rapidement les projets à risques ou les ressources en surcharge.

Cette revue hebdomadaire est aussi un bon outil pour préparer la semaine qui vient. Profitez-en pour :

  • Mettre un peu d’ordre dans votre To-Do list et réviser si nécessaire vos priorités
  • Réserver des créneaux avec vous-même dans votre agenda pour faire avancer vos sujets
  • Bloquer les réunions pour l’avancement des tâches de la semaine avec les acteurs de vos projets (équipes, clients ou partenaires)
  • Définir le ou les challenges de la semaine à atteindre : Conclure une vente avec un gros client, lancement d’une nouvelle offre, finaliser la préparation d’une présentation orale… en utilisant l’action “Echéance” de Beesy par exemple.

C’est un bon moyen pour débuter sa semaine avec une vision claire de ses tâches, de son agenda et de ses objectifs.

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Planification type GANTT pour vos projets – reporting visuel

Pour simplifier le travail de planification de vos taches, une visualisation graphique est un outil efficace qui permet au cerveau d’avoir à la fois une vue d’ensemble et une vue détaillée de ce qu’il y a à faire.
Planifier revient à répartir vos activités dans le temps en fonction de vos objectifs et de la durée des activités.
On a souvent tendance à surcharger sa liste de tâches à faire en priorité. Et c’est précisément cette surcharge qui nous donne cette impression d’être constamment en retard.
La représentation graphique des tâches est un outil efficace pour s’affranchir de ce problème, en identifiant rapidement les points d’engorgement.

L’option Timeline de Beesy vous permet de visualiser simplement toutes les tâches planifiées d’un projet et leurs échéances. A chacune de ces tâches peuvent être liées des ressources et une date de fin.
Simple d’utilisation, pratique à mettre à jour, et facilement compréhensible des experts comme des néophytes, cette vision graphique de votre To-Do list vous permet d’identifier rapidement les journées ou ressources surchargées et d’évaluer les risques sur vos projets.

C’est un moyen efficace pour travailler sa To-Do list hebdomadaire et prendre des décisions rapidement.

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En Bref, avec ces 3 outils de reporting, Beesy vous accompagne dans votre challenge de rester organisé sur le long terme et de ne pas laisser tomber votre To-Do list après quelques semaines d’utilisation.

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