MEETING WARRIOR

Gérer ses réunions de Meeting warrior

Plus de 80% de mon temps est consacré aux réunions/rdv

gérer ses réunions au quotidien

Vos enjeux en tant que Meeting Warrior :

Suivi

Évaluer la progression de vos plans d’action entre 2 réunions

Répartition des actions

Identifier et planifier les actions mais aussi assigner les responsabilités de chacun

w

Partage de l'information

Communiquer sur l’avancement de vos plans d’action

Synchronisation de l'information

Vous aligner avec les acteurs concernés tout en historisant et partageant vos échanges

Gérer ses réunions

Difficile de rester organisé ? Voici quelques conseils pour augmenter votre productivité :

Structurer et préparer la réunion

Préparez un ordre du jour et des objectifs précis afin de déterminer quelles sont les personnes indispensables au projet qui doivent être présentes à la réunion. Chacun doit connaître son rôle et savoir ce qu’il doit faire.

Impliquer ses participants et rester focalisé sur son objectif

Effectuez des tours de table sur les sujets abordés afin d’obtenir différents points de vue, ce qui favorisera l’investissement de tout le monde. Résumez régulièrement les discussions et les décisions prises afin de rester focalisé sur les décisions et l’ordre du jour.

Automatiser des comptes rendus

Faites des CR reprenant l’ensemble des plans d’action et décisions prises lors de la réunion. Partagez ces derniers à tous les participants afin de mieux appréhender les prochaines étapes de votre projet.

Des plans d'action établis et à suivre

Analysez les résultats en faisant régulièrement un point sur les avancées de chacun. Evaluez la progression entre 2 réunions afin d’augmenter votre efficacité et de mieux préparer vos prochaines réunions.

Comment gérer ses réunions et structurer ses notes ?

1. 

Préparez votre réunion

–  Définissez les objectifs et résultats attendus
–  Estimez la durée de la réunion
– Spécifiez l’ordre du jour à l’avance

2.

Au préalable

– Invitez les bonnes personnes (pas trop de participants).                             – Indiquez l’ordre du jour à tous les participants.                                  

Chaque participant doit :

– Connaître le but de la réunion
– Connaître leur rôle
– Arriver à l’heure et être préparé

3.

Préparez le lieu

– Choisissez un endroit physique confortable
– Créez une atmosphère agréable propre à l’interaction

4.

Assignez une personne en charge de prendre les notes

– Des décisions clés prises
– Des prochaines étapes (plan d’action) avec les jalons et un propriétaire pour chaque tâche
– Envoyer les minutes de réunion à tout le monde

5.

Commencez

– Consultez l’ordre du jour : Communiquez l’objectif de la réunion et les résultats attendus
– Clarifiez le type de participation et d’interaction attendu

6.

Gérez la réunion

– Prenez du temps pour raconter des histoires et écouter celles des autres
– Demandez les points de vue de chacun
Gardez votre concentration sur les idées et les objectifs finaux

7.

Restez concentré(e) et dynamique

– Obtenez des informations et des données pendant la réunion
– Encouragez les contributions constructives
Résumez régulièrement les points clés et assurez vous d’obtenir l’accord des participants sur les décisions

8.

Clôturez

– Concluez en résumant les accomplissements du groupe, les plans d’action et décisions prises
– Remerciez sincèrement les membres du groupe pour leur participation et leurs contributions                                 – Partagez les minutes de la réunion pour résumer les décisions et plans d’action

Type de réunions

Piloter les différents types de réunion

CODIR, one-to-one, brainstorming… Pour tous les types, nous vous proposons des conseils et solutions afin d’optimiser votre efficacité de gérer au mieux vos réunions.
Optimiser ses CODIR

Le Comité de Direction - CODIR

Avec Beesy, vous pouvez améliorer le suivi de vos CODIR en :

– Reprenant facilement l‘historique de tous vos CODIR précédents avec les décisions prises, plans d’action menés et remarques transversales.

– A partir des notes de réunion récurrentes, reprendre l’ensemble des informations et mettre à jour les plans d’action.

– Sachant quelles actions ont été réalisées depuis la dernière réunion et ainsi faire le point plus facilement avec vos collaborateurs sur l’avancement de leurs plans d’action.

Réussir ses COPIL

Le Comité de Pilotage - COPIL

Avec l’aide de Beesy, vous allez pouvoir :

Créer des projets qui rassemblent les personnes concernées et leur partager les bonnes informations en temps réel

Rassembler toutes les actions, décisions, documents, schémas et photos associés au projet à la fin de chaque COPIL. Tous les membres de l’équipe peuvent retrouver facilement les informations dont ils ont besoin et s’aligner sur leurs co-équipiers en suivant l’avancée des plans d’action.

Développer l’autonomie : chaque acteur connaît son domaine de responsabilité, est capable d’identifier facilement les personnes pouvant répondre à leurs beosins pour faire avancer l’objectif final.

 

Gérer ses réunions one-to-one

La réunion one-to-one

 

Le one-to-one reste l’outil le plus puissant pour détecter le manque de motivation de ses collaborateurs et d’y remédier efficacement. Lors d’un point individuel, vous pouvez :

Faire un point sur l’avancement de votre collaborateur pour adapter sa stratégie et opérer d’éventuels changements.

Créer une note à partir des actions de chaque personne. Ainsi, vous pourrez visualiser instantanément : toutes les actions triées par sujet, tous projets confondu, le suivi des notes précédentes, les plans d’action complets, les projets en cours ou encore les objectifs à atteindre.

Faire des réunions clients efficaces

Les réunions clients

Que vous soyez commercial, vendeur à domicile ou autre, après chacune de vos visites client, vous devez surement effectuer des comptes rendus détaillés de vos visites. Grâce à Beesy, vous pouvez prendre vos notes directement sur place, où que vous soyez et même sans connexion internet.

Uniformisez vos discours client en créant des modèles de visite. Vous identifiez tous les enjeux et réalisez une qualification exhaustive des attentes de vos clients pour ensuite créer un modèle de note réutilisable et déclinable à partir du déroulement type de votre rendez-vous.

Compléter ses réunions de chantier avec succès

Réunion de chantier

Chaque jour sur les chantiers, les réunions se multiplient, les organisations s’étoffent et la maitrise des échanges et des informations devient capitale. Beesy permet de gagner un temps considérable en :

Automatisant la création des comptes rendus de chantier : prenez vos notes soit dans Beesy ou directement dans un mail et envoyez-les à votre assistant intelligent Beesy AI. Vous obtiendrez un compte rendu dans un format professionnel, prêt à être envoyé à votre équipe et à vos sous-traitants.

Générant un plan d’action détaillé et automatisé sur les actions, les besoins et le planning pour piloter votre chantier. Tout est automatisé, toutes vos données sont digitalisées et vous ne perdez plus aucunes informations.

Gérez vos réunions d'agence

Les réunions d'agence / de concession

Les directeurs régionaux et leurs commerciaux sont amenés à participer régulièrement à des réunions d’agence ou de concession. Grâce à Beesy, ces derniers vont pouvoir intégrer dans leur organisation des modèles de note pour le pilotage des concessions ou agences, avec les objectifs fixés, les plans d’action associés et les sujets en lien avec la stratégie commerciale. Ces modèles de note vont leur permettre :

– De standardiser les visites en créant une ligne directrice permettant aux commerciaux d’expliquer les enjeux et la stratégie commerciale à mettre en place chez les partenaires

– A la sortie d’une visite, chaque commercial va pouvoir établir son compte rendu en 1 clic et valider les points abordés durant la réunion.

Préparez et menez à bien vos entretiens de recrutement

L'entretien de recrutement

Il n’est pas toujours toujours évident de rester efficace et organisé lorsque vous faites passer plusieurs entretiens d’affilée à des candidats. Avant chaque session de recrutement, grâce à Beesy, vous pouvez :

Créer une note spécifique pour chaque candidat comportant son nom et l’intitulé du poste pour lequel ce dernier a postulé.

– Dans chaque fiche personnalisée, vous pouvez insérer les questions que vous souhaitez poser, des remarques, documents, les décisions prises ou par exemple les appels planifiés avec le candidat.

– Lorsque votre réunion est terminé, partager et envoyer votre note de synthèse d’entretien aux collègues de votre choix par email ou bien en exportant la note par pdf.

Gérer ses réunions de service

Les réunions de service

C’est LE rendez-vous le plus récurrent avec votre équipe. Les réunions de services permettent de réunir tous les collaborateurs de votre équipe pour faire un point plus global sur les projets en cours, les problèmes et difficultés de chacun, les améliorations à mettre en place ou encore la vie en entreprise. Avec Beesy, vous êtes en mesure de :

Suivre l’activité globale de votre équipe à partir de votre vue Tableau de Bord. Très visuel et graphique, ce dernier vous permet en un coup d’œil de voir si vous ou l’un de vos collègues est en retard, combien de réunions ont été créées, l’état d’avancement des tâches par projet ou par personne mais aussi les jalons sur une période donnée. De cette manière, vous identifiez rapidement les risques et vous pouvez réajuster au besoin les plans d’actions de chacun.

Compléter une session de brainstorming

La session de brainstorming

Les séances de brainstorming peuvent faire naître des idées sur des thèmes très différents : la sortie d’un nouveau produit, une nouvelle campagne publicitaire, la refonte graphique d’un site web, un évènement particulier… Pour ne plus rien oublier, Beesy va vous permettre :

– De prendre toutes vos notes en les synchronisant, les partageant et en les triant par types (actions, idées, décisions, documents…), sujets, personnes, projets ou encore objectifs.

– A partir d’un simple document OneNote ou d’un e-mail, notre intelligence artificille va vous permettre de créer des comptes rendus professionnels de sessions de brainstorming en reprenant les idées de tous.

Avec Beesy, tout est rendu dynamique. Moins de perte d’information, meilleure gestion des priorités, rapidité de transmission : tout cela participe à accroître notre productivité.
Frédéric B.

Directeur de Travaux, Eiffage Construction Tertiaire

PRENDRE SES NOTES DE RéUNION

Comment mener à bien ses réunions avec Beesy ?

En moins de 2 minutes, on vous explique comment optimiser votre utilisation de Beesy pour gérer vos réunions et gagner du temps sur votre journée.

DES réunions efficaces

Astuces Beesy

Prise de note

Prenez vos notes avec votre outil préféré: email, OneNote, Beesy Web, Beesy iPad, Beesy iPhone …

Modèle de réunion

Créez vos propres modèles.

Ajoutez des modèles ou vos plans stratégiques à vos réunions récurrentes

Automatisation

Mise en forme automatique de vos comptes-rendus de réunion.

Création de vos listes de tâches et leur délégation, de vos plannings d’actions à partir de vos notes de réunion

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Pièce jointe et commentaires

Ajoutez des commentaires dans vos actions pour échanger avec votre équipe.

Joindre des documents, des photos …

Collaboration

Note de réunion collaborative – Partagez avec votre équipe vos notes de réunion.

Gestion collaborative des tâches – Gestion des tâches en temps réel

Réunion récurrente

Gérez les réunions récurrentes et le suivi des actions entre 2 réunions.

Webinaire

Digitaliser et gérer ses réunions

La réunion fait partie intégrante du quotidien des managers et de leurs équipes. En moyenne les managers assistent à 62 réunions par mois soit plus ou moins 1000 heures par an, sans compter le temps passé à l’organisation et à la préparation de la réunion et de son compte rendu. Découvrez comment rendre vos réunions plus productives et économisez votre temps !

Avec Beesy, mes commerciaux gagnent 1 rendez-vous par jour.

E. Goncalves

Customer Experience Manager, Renault Suisse

Ressources

Comment mener à bien vos réunions clients ?

En tant que commercial, les réunions client sont votre quotidien. Durant celles-ci, vous devez vous assurer de respecter vos objectifs et votre stratégie commerciale. Cependant, parfois, vous pouvez manquer d’organisation et risquez de ne pas préparer efficacement...

9 étapes pour rédiger efficacement votre compte rendu de réunion

Comment rédiger ses notes de réunion ? Prendre des notes en 9 étapes   Les réunions font partie intégrante de votre vie professionnelle. C'est pourquoi prendre des notes durant ces dernières est essentiel à votre activité.. Pourquoi prendre des notes de réunion...

[Infographie] Comment mettre fin aux réunions non productives ?

En moyenne, un cadre passe 27 jours par an en réunion. Cependant, près de la moitié de ce temps n'est pas utilisé à bon escient. Cette infographie vous donne des astuces afin d'améliorer votre efficacité en réunion.Retrouvez notre infographie sur Pinterest ainsi que...

Quels sont les facteurs clés de succès d’une réunion one to one avec votre collaborateur ?

La réunion one to one est devenue un puissant outil de management. Elle permet de faire un point avec votre collaborateur et d’établir des objectifs clairs à atteindre de sorte à faire progresser sa productivité et son efficacité. « 90 minutes de votre temps peuvent...

Les 6 commandements pour optimiser la gestion de vos CoDirs

Le but premier du CoDir est avant tout de mettre en musique la vision et la stratégie de l'entreprise. Il est bien entendu l'instance où les décisions, guidées par cette vision, sont prises afin d’optimiser la gestion et la croissance de l’entreprise. Il doit être...

Comment faire un « bon » Compte rendu de réunion ?

Pourquoi faire un compte-rendu de réunion ? Depuis plusieurs années, j’ai passé beaucoup de temps en réunion et ça n’a pas toujours été une partie de plaisir… Je viens cependant de tomber sur un article intéressant qui explique le bon moyen de mener une… « bonne...

13/03/18 – « 7 astuces pour mieux gérer le temps d’une réunion/formation » via Medium

« En attendant que les physiciens nous inventent enfin cette fichue machine à remonter le temps pour qu’on puisse constamment rembobiner et mieux faire, on est obligés d’apprendre à composer avec notre réalité. Et notre réalité elle est simple : si tu ne sais pas gérer le temps, il te file entre les doigts et tu ne réussis pas à atteindre tes objectifs “dans le temps imparti”… »

10/02/21 – « Réunion : Comment gérer une discussion qui dérape ? » via Manager-Go

« En réunion de travail sur un sujet délicat, les discussions se passent relativement bien. Soudainement, le ton monte et certains esprits s’échauffent. Malgré les rappels à l’ordre et au calme, la tension continue de monter. L’animateur doit réagir au plus vite et ramener tout le monde sur les bons rails. Pourquoi et comment faire ? »

23/09/20 « Les rôles clefs pour une réunion réussie » via Beekast

« Vous ne vous êtes jamais dit, en sortant d’une réunion, qu’elle n’avait servi à rien ? Les causes d’une mauvaise réunion sont nombreuses. Une excellente parade pour une réunion efficace est de bien dissocier 3 rôles clefs en les affectant à certains participants. Mais quels sont-ils ? Il s’agit en particulier du facilitateur, du gardien du temps et du maître des décisions. »

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