Témoignage client Atelier 2F "Ce qui m'a convaincu chez Beesy c'est la traçabilité et la...
Gérer ses priorités avec un rapport d'activité Beesy
Vous êtes déjà bien organisé avec Beesy : vous avez construit votre To-Do list, défini les priorités et l’urgence de chacune de vos tâches, défini les dates butoirs… C’est un bon début, mais comment optimiser la gestion de votre To-Do list et le pilotage global de vos projets et de vos collaborateurs sans y passer des heures ?
Et si vous disposiez d’un rapport d’activité, un reporting à la demande ainsi que des synthèses journalières et hebdomadaires avec une vue graphique sur votre planning pour vous simplifier la gestion au quotidien ?
Créez un rapport d’activité adapté à vos besoins avec vos filtres personnalisables
Dans votre dashboard, vous disposez d’une multitude de filtres qui vous permette de réaliser vos vues personnalisées de votre activité.
Filtrer par type d’action, ou par type de rapport
- les actions en cours
- les actions terminées
- les actions reçues
- les actions dépassées
- Toutes les actions, etc.
- Des rapports : tableau de bord Projet
Filtrer selon différentes périodes:
- vos tâches pour le jour même, aujourd’hui
- pour les 7 prochains jours ou entre +/- 7 jours
- pour le mois entier (30 jours) ou entre +/- 30 jours
- les actions d’une période plus précise selon une plage de date
Filtrer par personne, projet ou objectif
Vous pouvez également obtenir la To-Do List des personnes à qui vous avez assignez des actions ou de toutes les personnes en même temps. Et idem pour les Projets: vous pouvez choisir de faire apparaître uniquement les actions d’un projet en particulier.
Type d’affichage
Pour finir, vous avez la possibilité de faire apparaître vos actions avec différentes vues, ou différents contextes, comme:
- la matrice d’Eisenhower (urgent/important),
- Projet (liste d’actions organiséz par projet),
- Note (liste d’actions organiséz par note),
- Action (liste d’actions organiséz par type d’action),
- Priorité(liste d’actions organiséz par priorité)
Beesy vous permet aussi d’exporter facilement vos synthèses de plans d’actions que ce soit en compte rendu PDF, par email, vers un fichier Excel ou en CSV.
Obtenir une synthèse de vos plans d’actions peut s’avérer être très pratique lors de réunions, de suivis de points individuels ou tout simplement pour faire un point sur votre plan d’action.
NB: Si vous ne souhaitez pas faire apparaître certaines de vos actions dans vos comptes rendus vous pouvez tout simplement utiliser l’option Privée pour masquer des actions.
Reporting à la demande
Pour y voir plus clair dans le pilotage de votre activité au quotidien, utilisez des outils de reporting performants avec le Chatbot Beesy.
Grâce à son Intelligence Artificielle vous pouvez obtenir des reportings à la demande, comme :
- le reporting de l’un de vos projets
- le plan d’action de l’un de vos collaborateurs
- vos actions du jour, en retard, urgentes, etc.
- les personnes que vous devez appeler…
Visibilité de la journée – Rapport d’activité Journalier
Vous n’avez pas toujours besoin de travailler avec votre To-Do list entière sous les yeux toute la journée. Au contraire, cela risque de vous déconcentrer face à la masse de chose à faire ou même de vous démotiver.
C’est pourquoi, pour vous aider à faire le point sur votre plan d’action du jour, Beesy va vous envoyer un rapport journalier par mail avec:
- la liste de vos actions du jour
- la liste de vos actions en retard
- la liste de vos actions assignées
Vous allez pouvoir identifier en un coup d’oeil quelles sont vos priorités et les actions à réaliser en premier. Vous n’avez pas besoin de vous connecter à Beesy pour obtenir votre To-Do list, Beesy s’en charge.
Avec ce rapport, vous pouvez mettre à jour votre To-Do au fur et à mesure de la journée.
Visibilité de la semaine – Rapport d’activité Hebdomadaire
Comme votre To-Do list est susceptible d’être assez longue, voir de s’allonger quotidiennement, le fait de la revoir une fois par semaine est un bon moyen d’en maitriser la gestion sur le long terme. Le lundi matin est souvent propice pour faire cette revue.
Avec l’option Beesy PRO vous recevrez une synthèse tous les lundis matin pour faire un point très rapide sur l’état d’avancement de vos projets et de votre To-Do list.
En un coup d’oeil, vous avez la synthèse :
- Des actions terminées par projet et par collaborateur
- Les actions en retard et leur TOP 5
Il est ainsi plus simple pour vous d’identifier les projets à risques, les collaborateurs débordés et l’avancement de votre liste de tache. Cette revue hebdomadaire est également un bon outil pour préparer la semaine qui vient.
Profitez-en pour :
- Mettre à jour votre To-Do list et revoir vos priorités
- Planifier des moments dans la semaine pour avancer sur vos priorités
- Monter des réunions avec vos collaborateurs pour faire des points sur l’avancement des projets
- Définir des objectifs hebdomadaires à atteindre, par exemple : conclure une vente avec un gros client, lancer une nouvelle offre, finaliser la préparation d’une présentation commerciale… Pour cela, utilisez l’action “Echéance” de Beesy.
Le reporting hebdomadaire est un bon moyen pour vous de débuter la semaine avec une vision claire de vos objectifs à atteindre, de votre plan d’action et de celui de votre équipe.
Planification type GANTT pour vos projets – Reporting Graphique
Pour simplifier le travail de planification de vos taches, une visualisation graphique est un outil efficace qui permet au cerveau d’avoir à la fois une vue d’ensemble et une vue détaillée de ce qu’il y a à faire.
Planifier revient à répartir vos activités dans le temps en fonction de vos objectifs et de la durée des activités.
On a souvent tendance à surcharger sa liste de taches à faire en priorité. Et c’est précisément cette surcharge qui nous donne cette impression d’être constamment en retard.
La représentation graphique des tâches est un outil efficace pour s’affranchir de ce problème, en identifiant rapidement les points d’engorgement.
L’option Timeline de Beesy vous permet de visualiser simplement toutes les taches planifiées d’un projet et leurs échéances. Simple d’utilisation, pratique à mettre à jour, et facilement compréhensible des experts comme des néophytes, cette vision graphique de votre To-Do list vous permet d’identifier rapidement les journées ou ressources surchargées et d’évaluer les risques sur vos projets.
C’est un moyen efficace pour travailler sa To-Do list hebdomadaire et prendre des décisions rapidement.
Avec ces outils de reportings spécifiques, Beesy vous accompagne dans votre challenge de rester organisé sur le long terme et de ne pas laisser tomber votre liste d’actions après quelques semaines d’utilisation. Vous et votre équipe pilotez sereinement vos activités sans stress et sans efforts supplémentaires.
Avec l’Intelligence Artificielle de Beesy, vous pouvez également obtenir des reportings de toute votre activité, de celle de l’un de vos collaborateurs ou de vos projets en demandant au Chatbot Beesy de vous l’envoyer. Vous faites vos demandes en langage naturel depuis vos mails ou depuis vos outils de messageries instantanées.
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