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Comment je suis sorti de l’enfer de la To-Do list ?

Pour que ma To-Do list ne se transforme pas rapidement en une liste de course interminable, j’ai mis en place quelques règles grâce à Beesy.

1. Distinguer l’urgent de l’important

Une bonne To-Do list ne se présente pas comme un inventaire à la Prévert.
Lorsque l’on échange avec nos collègues, partenaires ou clients, la moindre de leur demande relève de l’urgence.
C’est potentiellement vrai ou pas ! Sans priorité, plus rien n’a d’importance et tout devient urgent.
Une To-Do list bien faite, ce sont avant tout des actions hiérarchisées selon leur degré d’importance et d’urgence.

« Qu’est-ce que je dois faire rapidement ? Cette action est-elle importante ? Que va-t-il se passer si je ne la fais pas ? Quel est le délai pour réaliser telle ou telle tâche ? ».
Vous allez ainsi pouvoir classer et savoir celles que vous devez effectuer en priorité.

Sur Beesy, lorsque j’ajoute une tâche, je définis automatiquement son degré d’importance à travers le code couleur de Beesy:

  • Rouge: Urgent et important, les tâches essentielles à faire immédiatement même si elles ne m’enchantent pas toujours.
  • Vert: Important mais non urgent, les tâches qui ont une deadline fixe. Ce n’est pas les premières tâches à réaliser à l’arrivée au bureau mais celles qui doivent s’inscrire dans mon planning hebdomadaire.
  • Jaune: Urgent mais non important, les tâches si possible à déléguer ou auxquelles il faut savoir dire non.
  • Gris: Ni urgent, ni important, ce sont les tâches que l’on peut remettre à plus tard.
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2. Structurer vos tâches en fonction de la durée

Pour une efficacité optimale, il est important de maîtriser la durée moyenne de ses tâches.
Par exemple:”Envoyer un mail au client “X”: 3 minutes”, “Rédiger un document “Z”: 25 minutes”…
Ainsi s’il vous reste une heure avant une réunion, vous pourrez en un seul coup d’oeil identifier les missions que vous avez le temps de mener.
Dans Beesy, quand je crée mon action, je définis dès le début son type: une tâche, un email, un appel… Ce qui me permet d’identifier approximativement la durée moyenne de mes actions.
Si une action s’avère trop longue, je la fractionne en plusieurs petites missions.Cette technique vous incitera à ne pas procrastiner en invoquant la longueur de la tâche initiale et éventuellement à identifier les actions à déléguer.
Votre To-Do list ne cesse de s’allonger ?
Faites une entorse à vos habitudes !
Ne vous préoccupez pas du degré d’urgence et d’importance de chaque tâche, réalisez celles qui requièrent très peu de temps, cela vous permettra de dégager le terrain

3. Travailler votre To-Do list en développant le mode focus

Mon pouvoir de concentration étant différent à chaque moment de la journée, je travaille les tâches urgentes le matin juste après mon café, je structure ensuite ma journée en fonction de mes projets en cours et de leur priorité.

Pour cela j’utilise la vue projet sur Beesy –>

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4. Actualiser votre To-Do list régulièrement

Pour que votre To-Do list devienne un véritable outil de travail, il faut qu’elle soit évolutive. Il convient donc de lui consacrer quelques minutes tous les jours ou toutes les semaines, en fonction de votre rythme de travail. Pour ne pas laisser glisser des tâches importantes à la toute fin de ma To-Do list, je les réactualise régulièrement.

La gestion de la To-Do list doit pouvoir aussi gérer la mobilité, afin d’actualiser sa To-Do list à tout moment de la journée, que ce soit pour clôturer une action ou noter une nouvelle tâche/décision. Pour cela j’utilise mon appli iPhone Beesy.

Par ailleurs, n’est-il pas satisfaisant de cocher les tâches accomplies au fur et à mesure de sa journée?

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5. Définir votre To-Do list de la journée

Le matin est un moment déterminant de votre journée.

Je vois ça comme une impulsion qui donne le “ton” du jour… Tout se joue dans les premières heures du jour car c’est le moment où le capital volonté est le plus fort.

Personnellement je consulte ma To-Do list tous les matins pour faire un point d’avancement et déterminer mes priorités de la journée et la gestion de mon emploi du temps. Pour cela je consulte, soit mon mail quotidien envoyé par Beesy, soit directement ma vue Dashboard, pour identifier mes tâches avec leur niveau de priorité et le projet concerné.

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