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Piloter sans effort l’avancement de mes plans d’actions :

mission impossible?

Vous dépensez une énergie considérable dans la gestion de vos plans d’actions. Vous passez votre temps à classer une dizaine d’email par jour avec des documents et des informations sur vos projets. Vous devez répertorier l’ensemble des actions à mener dans un fichier excel aux lignes interminables, et évaluer l’avancement du projet en se fondant sur le pourcentage de chaque tâche pour déterminer un progrès moyen et définir ainsi la date de fin de projet. La mise à jour du fichier se fait généralement lors de réunions hebdomadaires interminables et non productives.
La gestion de ce fichier nécessite une mémoire d’éléphant pour avoir une vision globale de l’ensemble…

Ne croyez vous pas que cette méthode atteint souvent ses limites ?
Vous ne disposez pas de ce temps, vous avez besoin d’une vision globale pour déterminer l’avancement de votre projet et identifier les risques ?

La solution est d’utiliser un outil collaboratif permettant facilement…

1. Centraliser l’ensemble des actions à réaliser

Définissez l’ordonnancement des tâches à effectuer par plan d’action.
Affectez des tâches à réaliser issues des différents rendez-vous à un projet :

  • réunion projet
  • réunion one to one
  • call…

Avec Beesy, Toutes les informations concernant votre projet seront rassemblées en un seul et même endroit, accessible depuis n’importe quel appareil (PC, IPHONE, Tablette) et à tout moment :

  • réunions
  • documents
  • images
  • schémas et taches
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2. Rendre l’urgent Visible

Définissez les priorités d’action et arbitrez entre le travail prévu (le quotidien) et l’urgence (la crise) en fonction de critères objectifs.

Pour les projets complexes,vous pouvez les rendre plus agiles en créant des itérations, structurer vos tâches par sous-projets et définir des priorités pour chacun des sous-projets.

Avec Beesy, vous pouvez paramétrer pour chaque action, sujet ou projet, la priorité et l’urgence de celui-ci.

Pour les projets complexes, définissez les comme un OBJECTIF, et fixez des itérations projets, en créant plusieurs projets avec des jalons différents.

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3. Mieux collaborer avec l’équipe grâce à une communication automatisée et simplifiée

Pour fédérer et faire adhérer à votre projet, l’équipe projet aura besoin de connaitre l’avancement du projet, d’avoir une visibilité en temps réel des actions à réaliser avec leur degré d’urgence.

En partageant votre projet en mode collaboratif, vos échanges d’informations avec votre équipe seront meilleurs et simplifiés, mais ce sera également le cas pour vos différents partenaires et clients, qui pourront être intégrés directement à l’outil.

Impliqués, vos collaborateurs ne seront ainsi plus réfractaires à participer activement à la gestion de projet. Par ailleurs, ce type de fonction apporte un gain de temps direct dans la gestion de votre projet en fluidifiant les communications.

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4. Un reporting adapté à vos besoins

Sans outil de gestion il est quasiment impossible de suivre avec précision les données de vos projets. Construire des reportings clairs est un travail terriblement chronophage, mais primordial.

Avec Beesy, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de filtres ou encore d’alertes sur des données très détaillées, ce qui vous permettra de ne jamais rien rater et d’avoir une vue synthétique par sujet des tâches réalisées, des tâches en cours et des tâches en retard !

Vous connaîtrez en quelques clics l’état d’avancement de votre projet, et pourrez ainsi identifier très rapidement les risques et alertes sur votre projet.

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