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Piloter sans effort l’avancement de mes plans d’actions :

mission impossible ?

Vous dépensez une énergie considérable dans la gestion de vos plans d’actions. Vous passez votre temps à classer des dizaines de mails chaque jour avec des documents et des informations sur vos projets. Vous devez répertorier l’ensemble des actions à mener dans un fichier excel aux lignes interminables, et évaluer l’avancement du projet en se fondant sur le pourcentage de chaque tâche pour déterminer un progrès moyen, et définir ainsi la date de fin de projet.

La mise à jour du fichier se fait généralement lors de réunions hebdomadaires interminables et non productives. La gestion de ce fichier nécessite une mémoire d’éléphant pour avoir une vision globale de l’ensemble…

Ne croyez vous pas que cette méthode atteint souvent ses limites ?
Vous ne disposez pas de ce temps, vous avez besoin d’une vision globale pour déterminer l’avancement de votre projet et identifier les risques ?

La solution est d’utiliser un outil de travail collaboratif qui permet de…

1. Créer des tâches avec Beesy AI

Où que vous soyez, sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone, vous pouvez demander à votre Assistant Virtuel Intelligent Beesy de vous créer des tâches. Vous pensez à une action à déléguer (ou non) à l’un de vos collaborateurs, à une information importante ou à des idées à ne pas oublier… il vous suffit de dire à Beesy AI, depuis vos outils de messagerie instantanée ou même depuis votre boite mail, de vous créer l’action.

L’Intelligence Artificielle de Beesy se chargera de créer l’action à la bonne date, pour la bonne personne et associé au bon projet si cela est nécéssaire.

2. Rendre l’urgent Visible

Définissez les priorités d’action et arbitrez entre le travail prévu et l’urgence en fonction de critères objectifs.
Pour les projets complexes, vous pouvez les rendre plus agiles en créant des itérations, structurer vos tâches par sous-projets et définir des priorités pour chacun des sous-projets.
Avec Beesy, paramétrez pour chaque action, sujet ou projet, la priorité et l’urgence de celui-ci avec un code couleur.
Pour les projets complexes, définissez les comme un OBJECTIF, et fixez des itérations projets, en créant plusieurs projets avec des jalons différents.

3. Collaborer plus sereinement avec son équipe

Pour fédérer et faire adhérer à votre projet, l’équipe projet aura besoin de connaitre l’avancement du projet, d’avoir une visibilité en temps réel des actions à réaliser avec leur degré d’urgence. En partageant votre projet en mode collaboratif, vos échanges d’informations seront simplifiés ; de même pour vos différents partenaires et clients, qui pourront être intégrés directement à l’outil.

Vous allez pouvoir déléguer automatiquement à vos collaborateurs toutes les tâches les concernant. Ce type de fonction apporte un gain de temps dans la gestion de votre projet en facilitant le travail d’équipe et la communication.

Pour cela, vous pouvez obtenir des onglets personnalisés dans Beesy pour piloter vos collaborateurs et obtenir leurs plans d’actions, le suivi de l’avancement de leurs activités sur les différents projets.

4. Obtenir un reporting adapté à ses besoins

Sans outil de gestion de projet il est quasiment impossible de suivre avec précision les données de vos projets. De plus, construire des reportings clairs et précis est un travail terriblement chronophage, mais primordial. Beesy vous offre la possibilité d’obtenir en un rien de temps des reportings sur :

  • l’un de vos projets
  • le plan d’action de l’un de vos collaborateurs
  • vos actions du jour, en retard, urgentes, etc.
  • les réunions auxquelles vous devez participer
  • les personnes que vous devez appeler…

Avec Beesy, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de filtres ou encore d’alertes sur des données très détaillées, ce qui vous permettra de ne jamais rien rater et d’avoir une vue synthétique par sujet des tâches réalisées, des tâches en cours et des tâches en retard ! Vous connaîtrez en quelques clics l’état d’avancement de votre projet, et pourrez ainsi identifier très rapidement les risques et alertes sur votre projet.

Pour vous organiser chaque jour, utilisez l’Intelligence Artificielle de Beesy en demandant à son Chatbot de vous donner votre plan d’action du jour, ainsi vous aurez une vision clair du planning de votre journée.

 

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