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Gestion de Tâche : Piloter sans effort l’avancement de vos plans d’actions

Vous dépensez une énergie considérable dans la gestion de vos plans d’actions ?

  • Classer des dizaines de mails chaque jour,
  • Répertorier les actions à mener dans un fichier excel aux lignes interminables,
  • Evaluer l’avancement de vos projets

En plus de tout ça, vous devez participer à des réunions de synchronisation souvent interminables et n’ayons pas peur des mots, non productives. Bref, vous n’avez plus de temps à perdre.
Avec Beesy vous aurez une vision globale sur toute votre activité pour déterminer l’avancement de votre projet et identifier les risques.

Une bonne organisation passe forcément par une bonne gestion de tâche et donc des priorités. C’est pourquoi Beesy vous permet de gérer facilement toute votre activité et de prendre toutes vos notes au sein d’un seul et même outil.

Vous allez pouvoir créer vos plans d’action selon différents type d’action et les classer par projet, date, personne.

 

Etape 1 : Structurez votre activité

Mettez en place vos propres priorités, fixer des objectifs et la liste des projets pour les atteindre.

Pour chaque sujet stratégique de votre activité : créez un objectif.

Découpez votre objectif en différents projets qui peuvent représenter soit les différentes étapes, soit les differentes priorités pour atteindre l’objectif.

 Etape 2 : Créez et organisez vos actions

Organisez vos projets en créant vos plans d’actions :  les actions à réaliser, les jalons à atteindre…

 Dans le dashboard :

Créez des actions en écrivant la tâche à réaliser dans la barre de texte située tout en haut de votre Dashboard. 

Vous pouvez alors:

  • sélectionner l’urgence et l’importance de la tâche en question: pour cela vous utilisez la Matrice d’Eisenhower qui vous permet de visualiser toutes vos tâches triées selon leur degré d’urgence et d’importance
  • choisir la date
  • choisir le propriétaire de l’action (soit vous, soit l’un de vos contacts Beesy): utile pour déléguer des tâches à vos collaborateurs
  • sélectionner un projet ou mettre l’action dans vos tâches: si l’action fait parti d’un projet particulier il vous suffit de le choisir dans la liste de vos projet pour y relier la tâche

Puis cliquez sur « Ajouter » !

 Dans les onglets Beesy

Créez des actions en utilisant la barre de tâche beesy disponible sur la plus part des onglets Beesy.

Vous pouvez créer des actions selon le type d’action souhaité. Vous spécifiez ainsi le type de tâche, utile pour gérer sa To-Do list :
gestion de tâche beesy

 

  • tâche  à réaliser
  • appel à passer
  • réunion à monter
  • jalon de vos projets
  • Commentaire
  • Dessin

Décrivez votre tâche!

Vous pouvez aussi spécifier la priorité, le responsable de la tâche et le projet

Avec votre assistant intelligent

Où que vous soyez, sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone, vous pouvez demander à votre Assistant Virtuel Intelligent Beesy de vous créer des tâches. Vous pensez à une action à déléguer (ou non) à l’un de vos collaborateurs, à une information importante ou à des idées à ne pas oublier… il vous suffit de dire à Beesy AI, depuis vos outils de messagerie instantanée ou même depuis votre boite mail, de vous créer l’action, dans le projet que vous souhaitez tout en précisant le responsable

L’Intelligence Artificielle de Beesy se chargera de créer l’action à la bonne date, pour la bonne personne et associé au bon projet si cela est nécéssaire.

 

gestion de tâche beesy

Etape 3 – Gérez vos plans d’actions avec vos filtres personnalisables

 

Le Dashboard est un outil puissant qui vous permet de piloter votre activité, ou celle de vos contacts, ou équipes.

Dans votre dashboard, vous disposez d’une multitude de filtres qui vous permette de réaliser vos vues personnalisées de votre activité.

 

Filtrer par type d’action, par exemple:

  • les actions en cours
  • les actions terminées
  • les actions reçues
  • les actions dépassées
  • Toutes les actions, etc.

 

Filtrer selon différentes périodes:

  • vos tâches pour le jour même, aujourd’hui
  • pour les 7 prochains jours ou entre +/- 7 jours
  • pour le mois entier (30 jours) ou entre +/- 30 jours
  • les actions d’une période plus précise selon une plage de date

Filtrer par personne, projet ou contexte

Vous pouvez également obtenir la To-Do List des personnes à qui vous avez assignez des actions ou de toutes les personnes en même temps. Et idem pour les Projets: vous pouvez choisir de faire apparaître uniquement les actions d’un projet en particulier.

Pour finir, vous avez la possibilité de faire apparaître vos actions avec différentes vues, ou différents contextes, comme: la matrice d’Eisenhower, Projet, Note, Action ou Priorité.

Beesy vous permet d’exporter facilement vos synthèses de plans d’actions que ce soit en compte rendu PDF, par email, vers un fichier Excel ou en CSV.

Obtenir une synthèse  de vos plans d’actions peut s’avérer être très pratique lors de réunions, de suivis de points individuels ou tout simplement pour faire un point sur votre plan d’action.

NB: Si vous ne souhaitez pas faire apparaître certaines de vos actions dans vos comptes rendus vous pouvez tout simplement utiliser l’option Privée pour masquer des actions.

 

gestion de tâche beesy
gestion de tâche beesy

Etape 4. Obtenez un reporting en 1 phrase adapté à vos besoins ponctuels

Une question sur votre plan d’actions, demandez à votre assistant intelligent.

En 1 phrase vous aurez la réponse à toutes vos questions ou les reportings souhaités :

  • la synthèse d’un de vos projets
  • le plan d’action de l’un de vos collaborateurs
  • vos actions du jour, en retard, urgentes, etc.
  • les personnes que vous devez appeler…

Beesy vous propose une solution complète de gestion de tâche et de plans d’actions seuls ou en équipe. 

Vous collectez vos informations importantes issues de tous vos échanges professionnels facilement avec Beesy.

Et Beesy structure l’information pour vous proposer les vues et les reportings adaptés à vos besoins. 

 

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