L’email est-il le bon outil pour gérer vos tâches ?

L’email n’est pas le meilleur endroit pour suivre son activité.
Dans le flux de mail, il est difficile de savoir ce qui a besoin d’être fait, de trouver l’information pour faire avancer ses sujets.
Mais pour autant, l’email reste un outil incontournable dans le travail au quotidien.

Nous croyons souvent gagner du temps en répondant au fur et à mesure mais cela n’est possible que si nous recevons moins d’une vingtaine d’emails ou si les réponses demandent moins de 3 minutes. Ce qui en pratique arrive rarement.

Comment optimiser la gestion de ses emails pour gérer son activité ?

La première étape consiste à mettre en place un système de tri classant les emails en 3 Catégories :

La catégorie “A supprimer”

N’ayons pas peur ! Jetons les mails sans intérêt : les SPAM, les mails automatiques… Certains “FYI” peuvent faire parti de cette catégorie, une fois que l’on en a pris connaissance rapidement en faisant le tri. De toute façon, soyons réaliste, nous avons rarement l’occasion d’y revenir.

La catégorie “A conserver”

A chacun sa méthode soit un répertoire unique avec un usage intensif de la fonction recherche pour retrouver ses petits, soit des dossiers thématiques.
Dans tous les cas, tous les mails ne sont pas à conserver. Les mails à garder sont généralement ceux qui concernent les sujets de fond et les informations importantes qui ne sont pas disponible ailleurs.
Combien d’emails archivés ne sont jamais relus?

ASTUCE n° 1

Je reçois un email avec des informations pertinentes sur mon projet, ne serait-il pas mieux de stocker cette information dans mon dossier Projet ?
J’utilise alors la fonction mail to task de Beesy, en transférant ce mail à mon adresse Beesy.me spécifique.
Mes dossiers projets dans Beesy deviennent ainsi la mémoire unique de mon projet avec les dernières versions de toutes les informations.
Tout est dans Beesy.me, je n’ai plus besoin de rechercher dans mes emails les informations.

save 15 minutes per meeting

La catégorie “Pour action”:

La catégorie la plus consommatrice en temps, celle qui va nous demander de réaliser une action ou une réponse.
Tous les mails ne sont pas équivalents. Certains sont faciles à traiter, d’autres exigent un temps plus long, des investigations, de la réflexion, et même de la délégation.

Un mail que je peux traiter en moins de 2 minutes

Soit je peux le traiter dans la foulée de mon tri, soit j’utilise un petit drapeau pour identifier les mails simples à traiter, je les traiterai durant un moment réservé à cet usage dans mon agenda.

Astuce n° 2

Je transfere le mail sur mon compte Beesy.me en précisant éventuellement le type d’action (tâche, envoyer un email, monter une réunion…), mais aussi le projet.
Je retrouve donc dans mes projets et ma To-Do List Beesy tous les emails/actions que j’ai à traiter.

Un mail important mais à traiter plus tard

Mais je n’ai pas le temps de le traiter aujourd’hui ou le traitement dure plus de 2 minutes.

save 15 minutes per meeting
Besoin de déléguer à un collaborateur des actions à réaliser

L’email reste un outil de communication prédominant dans le travail en équipe. Vous souhaitez continuer à utiliser cet outil mais tout en gardant le suivi et le pilotage des actions que vous distribuez par email.

Astuce n° 3

Mettez votre adresse mail Beesy.Me en copie de vos emails et précisez dans l’objet la personne responsable de l’action, et éventuellement le projet associé.
Vous aurez ainsi la visibilité dans Beesy de toutes les actions que vous avez attribuées à votre équipe que ce soit lors d’une réunion ou par email.

save 15 minutes per meeting

Beesy est ainsi votre seul et unique gestionnaire de tâches et de projets. Fini les actions oubliées dans l’empilage de mails, fini le temps perdu à rechercher dans ces emails les informations importantes… tout est enfin dans Beesy.me.
L’option de Mail to task est votre solution pour transformer des emails en tâche sans effort.

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