Compte rendu réunion

Comment rédiger ses notes de réunion ?

Prendre des notes en 9 étapes

Les réunions font partie intégrante de votre vie professionnelle. C’est pourquoi prendre des notes durant ces dernières est essentiel à votre activité..

Pourquoi prendre des notes de réunion est important :

• Un rappel : s’assurer que tout le monde (présent ou absent) sache ce qui a été décidé et ce qui doit être fait pour une date donnée.
• Une référence pour l’équipe : tout le monde est sur la même longueur d’onde avec un récapitulatif répertoriant les idées qui ont été mentionnées (décisions et plans d’action). 
• Un guide de projet : Tout en informant les parties prenantes des actions qui vont être entreprises, les notes permettent de créer une chronologie facile à suivre pour les projets.
• Gagner du temps : Le compte rendu de réunion est un bon point de départ pour la réunion suivante. Vous n’avez pas besoin d’essayer de vous remémorer de ce qui a été dit à la réunion précédente. Tout a déjà été noté et enregistré. 
• Une preuve – Les notes sont souvent la seule référence de comment une décision a été prise et par qui.

Durant la réunion:

Commencez la réunion

Premièrement, commencez toujours à l’heure : vous respectez ainsi ceux qui arrivent au bon moment et vous rappelez aux arrivants tardifs que les horaires doivent être pris au sérieux. N’oubliez pas d’accueillir les participants et de les remercier pour le temps qu’ils vous accordent.
Commencez par revoir l’ordre du jour : c’est une bonne manière de donner aux participants une chance de comprendre tous les sujets pré-définis, leur but et les résultats attendus. Clarifiez le type de participation et d’interaction désiré. Assignez une personne en charge de prendre des notes si ce n’est pas vous.

Durant la réunion

Les comptes rendus de réunion efficaces sont un important contributeur aux réunions se déroulant avec succès. Cependant, ces derniers ont besoin d’être écrits de manière appropriée et doivent être distribués à temps. Le principal problème avec les comptes rendus est qu’ils prennent du temps à être bien rédigés et doivent être envoyés rapidement après la réunion afin d’informer chaque personne de leurs prochaines actions à compléter.

Chez Beesapps, nous savons combien les réunions sont essentielles au quotidien.

C’est pour cette raison que notre solution Beesy automatise votre compte rendu de réunion et vous aide à gagner du temps sur votre journée :

• Choisissez sur quelle plateforme vous souhaitez rédiger vos notes de reunion : par e-mail, sur OneNote ou directement dans Beesy.
• Créez des comptes rendus de réunion automatiques à partir de vos notes organisées en 1 clic
• Envoyez instantanément les comptes rendus aux participants
• Le plan d’action est automatiquement extrait depuis votre rapport afin de gérer vos objectifs quotidiens

13/03/18 – “7 astuces pour mieux gérer le temps d’une réunion/formation” via Medium
« En attendant que les physiciens nous inventent enfin cette fichue machine à remonter le temps pour qu’on puisse constamment rembobiner et mieux faire, on est obligés d’apprendre à composer avec notre réalité. Et notre réalité elle est simple : si tu ne sais pas gérer le temps, il te file entre les doigts et tu ne réussis pas à atteindre tes objectifs “dans le temps imparti”. »

10/02/21 – « Réunion : Comment gérer une discussion qui dérape ? » via Manager-Go
« En réunion de travail sur un sujet délicat, les discussions se passent relativement bien. Soudainement, le ton monte et certains esprits s’échauffent. Malgré les rappels à l’ordre et au calme, la tension continue de monter. L’animateur doit réagir au plus vite et ramener tout le monde sur les bons rails. Pourquoi et comment faire ? »

23/09/20 – « Les rôles clefs pour une réunion réussie » via Beekast

« Vous ne vous êtes jamais dit, en sortant d’une réunion, qu’elle n’avait servi à rien ? Les causes d’une mauvaise réunion sont nombreuses. Une excellente parade pour une réunion efficace est de bien dissocier 3 rôles clefs en les affectant à certains participants.

Mais quels sont-ils ? Il s’agit en particulier du facilitateur, du gardien du temps et du maître des décisions. »

01/02/14 – “Préparer une réunion : la checklist qui va vous sauver ! » via Wisembly
« Pour réussir une réunion, il y a des points à ne surtout pas oublier… Voici un rappel des choses à faire absolument pour être sûr(e) de réussir. »

04/21 – “Le compte rendu de réunion” via Ooreka

« Qu’est-ce qu’un compte-rendu de réunion ? Le compte-rendu de réunion fait part des échanges, discussions observées et les décisions prises lors de la réunion.

Un compte-rendu, pour un meilleur résultat, se rédige « à chaud » suite à la réunion.

Pour ce faire, le compte-rendu reprendra les points suivants :

• l’objet de la réunion et la date de réunion,
• les participants ainsi que les excusés,
• l’ordre du jour,
• le résumé des points de l’ordre du jour,
• le relevé de décisions. »