9 étapes pour rédiger efficacement votre compte rendu de réunion

mars 19, 2021

Écrit par Solène Faure

Comment rédiger ses notes de réunion ?

Prendre des notes en 9 étapes

 

Les réunions font partie intégrante de votre vie professionnelle. C’est pourquoi prendre des notes durant ces dernières est essentiel à votre activité..

Pourquoi prendre des notes de réunion est important :

  • Un rappel : s’assurer que tout le monde (présent ou absent) sache ce qui a été décidé et ce qui doit être fait pour une date donnée.
  • Une référence pour l’équipe : tout le monde est sur la même longueur d’onde avec un récapitulatif répertoriant les idées qui ont été mentionnées (décisions et plans d’action). 
  • Un guide de projet : Tout en informant les parties prenantes des actions qui vont être entreprises, les notes permettent de créer une chronologie facile à suivre pour les projets.
  • Gagner du temps : Le compte rendu de réunion est un bon point de départ pour la réunion suivante. Vous n’avez pas besoin d’essayer de vous remémorer de ce qui a été dit à la réunion précédente. Tout a déjà été noté et enregistré. 
  • Une preuve – Les notes sont souvent la seule référence de comment une décision a été prise et par qui.
meeting minutes

 

 

Pour rédiger un compte rendu de réunion efficace vous devriez inclure :

 

  1. Les noms des participants présents ainsi que des personnes absentes
  2. L’ordre du jour et les sujets de discussion abordés
  3. L’objectif ou le but de la réunion
  4. Les actions et tâches qui ont été définies et acceptées d’être entreprises
  5. Un calendrier ou des jalons pour les plans d’action
  6. Un responsable pour chaque tâche
  7. Noter les points les plus importants : écrivez les décisions majeures qui ont été prises
  8. Les informations sur les étapes suivantes : la prochaine date et heure de réunion ou la prochaine étape spécifique
  9. Les Documents: images et dossiers joints
preparation

Avant ma réunion:

Étape 1 : Clarifiez le but de la réunion.  Identifiez les personnes qui doivent absolument participer à la réunion. Une réunion efficace n’a pas besoin d’inclure trop de personnes.

Étape 2 : Planifiez les différents sujets qui doivent être discutés durant la réunion, combien de temps vous passerez sur chaque sujet, et quel est le but final de chaque sujet. Préparez des notes sur ce que vous savez déjà sur ces sujets dans le but de gagner du temps et d’être capable de vous concentrer sur les points clés importants durant la réunion.

Étape 3 : :Partagez l’ordre du jour de la réunion avec tous les participants avant cette dernière. Indiquez également aux participants ce que vous attendez d’eux afin qu’ils sachent quoi préparer.

Avec un ordre du jour clairement défini, tout le monde connait les objectifs de la réunion. Votre ordre du jour vous aidera également à rester sur la bonne voie et à ne pas dépasser le créneau prévu pour la réunion.

Durant la réunion:

Commencez la réunion

Premièrement, commencez toujours à l’heure : vous respectez ainsi ceux qui arrivent au bon moment et vous rappelez aux arrivants tardifs que les horaires doivent être pris au sérieux. N’oubliez pas d’accueillir les participants et de les remercier pour le temps qu’ils vous accordent.
Commencez par revoir l’ordre du jour : c’est une bonne manière de donner aux participants une chance de comprendre tous les sujets pré-définis, leur but et les résultats attendus. Clarifiez le type de participation et d’interaction désiré. Assignez une personne en charge de prendre des notes si ce n’est pas vous.

Durant la réunion

Les comptes rendus de réunion efficaces sont un important contributeur aux réunions se déroulant avec succès. Cependant, ces derniers ont besoin d’être écrits de manière appropriée et doivent être distribués à temps. Le principal problème avec les comptes rendus est qu’ils prennent du temps à être bien rédigés et doivent être envoyés rapidement après la réunion afin d’informer chaque personne de leurs prochaines actions à compléter.

tour de table reunion

 

Vous devez rédiger vos notes en même temps que la réunion se déroule : une bonne méthode pour organiser votre prise de notes est de différencier les actions des simples remarques ainsi que de noter les différentes actions par personne accompagnées d’une deadline. Régulièrement, résumez les points clés et demandez l’accord de tout le monde afin de vous assurer que le plan d’action est bien compris par tous les participants. Autrement, vous pourriez vous retrouver sur la touche; étant trop occupé à prendre des notes durant la réunion. Gérez la durée de cette dernière : la plus grande difficulté durant une réunion est ne pas dépasser le temps alloué à celle ci. Prenez du temps pour raconter et écouter des histoires et demandez différents points de vue concernant les idées et objectifs afin de rester dans les temps. Suivez votre ordre du jour sans perdre l’objectif préparé pour chaque sujet.

Clôturez la réunion

Concluez en résumant les accomplissements du groupe, les points d’action, les décisions et les plans pour les prochaines étapes. Remerciez sincèrement les membres du groupe pour leur participation et leur contribution. Vous pouvez également demander un feedback aux participants sur le déroulement de la réunion.

compte rendu de reunion

Après la réunion : le compte rendu

Rédigez vos notes de manière logique et chronologique : les actions, décisions, points clés et documents doivent être classés par sujet. De plus, ajouter un court résumé organisé par personne et par projet au début de vos notes aidera vos collègues à identifier en un coup d’oeil les actions qu’ils doivent compléter pour la prochaine réunion. 

Partagez le compte rendu pour résumer les décisions et plans d’action à tous les participants.

Chez Beesapps, nous savons combien les réunions sont essentielles au quotidien.

C’est pour cette raison que notre solution Beesy automatise votre compte rendu de réunion et vous aide à gagner du temps sur votre journée :


 Astuces pour faire un bon compte rendu et gérer vos réunions

Write Team Meeting Minutes

13/03/18 – “7 astuces pour mieux gérer le temps d’une réunion/formation” via Medium
« En attendant que les physiciens nous inventent enfin cette fichue machine à remonter le temps pour qu’on puisse constamment rembobiner et mieux faire, on est obligés d’apprendre à composer avec notre réalité. Et notre réalité elle est simple : si tu ne sais pas gérer le temps, il te file entre les doigts et tu ne réussis pas à atteindre tes objectifs “dans le temps imparti”. »

Recording Meeting to take notes

10/02/21 – « Réunion : Comment gérer une discussion qui dérape ? » via Manager-Go
« En réunion de travail sur un sujet délicat, les discussions se passent relativement bien. Soudainement, le ton monte et certains esprits s’échauffent. Malgré les rappels à l’ordre et au calme, la tension continue de monter. L’animateur doit réagir au plus vite et ramener tout le monde sur les bons rails. Pourquoi et comment faire ? »

stay focus in your Meeting Minutes

23/09/20 – « Les rôles clefs pour une réunion réussie » via Beekast

« Vous ne vous êtes jamais dit, en sortant d’une réunion, qu’elle n’avait servi à rien ? Les causes d’une mauvaise réunion sont nombreuses. Une excellente parade pour une réunion efficace est de bien dissocier 3 rôles clefs en les affectant à certains participants.

Mais quels sont-ils ? Il s’agit en particulier du facilitateur, du gardien du temps et du maître des décisions. »

define checklist in your Meeting Notes

01/02/14 – “Préparer une réunion : la checklist qui va vous sauver ! » via Wisembly
« Pour réussir une réunion, il y a des points à ne surtout pas oublier… Voici un rappel des choses à faire absolument pour être sûr(e) de réussir. »

How To Write Meeting Minutes

04/21 – “Le compte rendu de réunion” via Ooreka

« Qu’est-ce qu’un compte-rendu de réunion ? Le compte-rendu de réunion fait part des échanges, discussions observées et les décisions prises lors de la réunion.

Un compte-rendu, pour un meilleur résultat, se rédige « à chaud » suite à la réunion.

Pour ce faire, le compte-rendu reprendra les points suivants :

  • l’objet de la réunion et la date de réunion,
  • les participants ainsi que les excusés,
  • l’ordre du jour,
  • le résumé des points de l’ordre du jour,
  • le relevé de décisions. »

Automatisez vos comptes rendus de réunions

Digitalisez vos notes de réunion – Pilotez vos plans d’actions – Gérez vos réunions récurrentes, vos points individuels et augmentez en efficacité grâce à l’assistant intelligent Beesy…

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