Gérer les plans de charge des équipes et des projets

février 15, 2022

Écrit par Dina Chevenement

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L’une des missions du manager consiste à répartir efficacement et équitablement la charge de travail entre ses collaborateurs et à s’assurer que l’activité est réalisée en temps et en heure

Réalisé par collaborateur, par projet et par tâche, le plan de charge est un outil intéressant pour piloter efficacement son activité.

Il garantit en effet que la  charge de travail est partagée de façon équilibrée et que chaque tâche sera exécutée dans le respect des délais. 

Le plan de charge permet une effet de gérer l’avancement du travail de l’équipe sur un projet, de visualiser le temps passé à la réalisation du projet et le comparer au temps planifié. Avec cet outil, le manager ou chef de projet peut ainsi anticiper les risques sur les délais ou les montées en charge des ressources assignées.

Pourquoi réaliser un plan de charge ?

Le plan de charge permet de donner une vision opérationnelle de l’ensemble de son activité. Le plan de charge vous donne les avantages suivants :

  • connaître précisément la disponibilité des équipes avec des informations sur la charge de travail des collaborateurs en temps réel.
  • optimiser la gestion des projets en se basant sur les temps passés par rapport aux temps planifiés pour chaque tâche et chaque ressource,
  • d’identifier rapidement les problèmes potentiels. 

Il peut être aussi utile pour vous aider sur la facturation du temps passé à le réalisation des actions de votre équipe pour certain type d’activité.

Voici la nouveauté fonctionnelle de Beesy qui vous permet de bien gérer les plans de charge des équipes et des projets.

Gestion du plan de charge

La gestion des plans de charge avec Beesy

Etape 1 : Planifiez votre activité

Pour construire votre plan de charge sur un projet, un objectif,  une activité spécifique vous devez affecter et estimer les tâches à réaliser. Pour chaque action, définissez un responsable de la tâche, et estimez la durée et la date buttoir.

Beesy vous permet désormais de définir pour chaque tache et sous-tâche : 

  • La durée planifiée lors du lancement ou de la planification de votre plan de charge
  • Le temps passé à la réalisation des diverses actions

Ces temps peuvent être spécifiés en jour, minute et heure. La saisie des plans de charges peut être réaliser dans l’ensemble des onglets Beesy (Dashboard – Note – Action –  Personne ou Projet)

La dépendance des tâches peut aussi être réalisée en utilisant la fonctionnalité de sous-tâche, par exemple en définissant l’ensemble des sous-taches nécessaire pour réaliser une action. Les temps planifiés et réalisés peuvent être précisés au niveau de la tache ou des sous-taches selon vos besoins. Si vous spécifiez les informations au niveau des sous- taches, les durées de la tache seront calculées automatiquement en sommant le temps des sous-taches.

 

planifier votre plan de charge avec Beesy

Bon à savoir :

Dans vos templates de note et de projet vous pouvez aussi spécifier pour chaque action la durée planifiée

Bon à savoir :

Vous pouvez donner la possibilité à votre équipe de modifier la durée planifiée des tâches qui leur sont attribuées dans les paramètres de votre compte en activant ce setting :

 

Étape n°2 – Pilotez la phase d’execution

Vos collaborateurs peuvent alors renseigner le temps réalisé par tâche et sous-tache au fur et à mesure de l’avancement.

Vous aurez ainsi en temps réel la visibilité sur l’avancée de votre plan d’action avec un indicateur de réalisation sur l’ensemble des onglets Beesy : une barre d’avancement spécifiant à la fois le pourcentage, le code couleur d’avancement et le nombre de jour réalisé sur la tache.

 

Bon à savoir :

La barre est de couleur bleu jusqu’au seuil critique par défaut de  90% d’avancement

La barre devient orange pour identifier rapidement les actions proche de 100% de réalisation

Elle devient rouge à partir du seuil de dépassement de 100% du temps planifié

Vous pouvez modifier ses seuils dans « Mes paramètres » de votre compte :

 

Nouveauté ! Étape n°3 – Un reporting détaillé avec un widget charge de travail

Pilotez l’avancement de vos tâches par rapport à leur durée planifiée. Notre nouveau widget « load » vous permet de personnaliser encore plus votre tableau de bord. Visualisez les durées passées sur un projet, une note, un sujet ou sur vos tâches pour chacun de vos collaborateurs.

 

Bon à savoir :

Vous pouvez toujours exporter toutes vos données dans Microsoft Excel si vous en avez le besoin. 

En conclusion,

Le plan de charge est un outil important pour le manager. Il permet de visualiser l’avancement des différentes tâches à accomplir pour délivrer le résultat attendu, de résumer la charge de travail, mais aussi de mesurer la planification versus le réalisé pour une meilleure maitrise de ses budgets et de ses objectifs.

Vous pouvez ainsi contrôler l’état d’avancement de votre projet, identifier les retards, les surcharges de certain collaborateur. Il est ainsi très utile pour anticiper les risques et agir sans attendre d’être face aux problèmes.

Pour vous simplifier la gestion au quotidien de votre plan de charge, il est prévu dans la road map Beesy des widgets spécifiques de gestion de charge pour suivre directement dans vos tableaux de bord personnalisés les plans par projet, sujet, personne ou note….

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