La réunion one to one est devenue un puissant outil de management. Elle permet de faire un point avec votre collaborateur et d’établir des objectifs clairs à atteindre de sorte à faire progresser sa productivité et son efficacité.

« 90 minutes de votre temps peuvent améliorer la productivité de votre collaborateur pour plusieurs semaines », Andrew Grove, ancien chef de l’entreprise Intel.

Ces réunions peuvent être perçues de différentes manières suivant dans quelle entreprise vous travaillez. Parfois elles sont considérées comme étant des réunions de travail et dans d’autres cas elles sont considérées comme étant plutôt le lieu de partage des idées avec son collaborateur, un moment de qualité où chacun fait part de ses feedbacks et des points positifs et négatifs à retravailler.

Tout ceci étant très subjectif, il n’existe pas de guide universel pour comment faire une réunion one-to-one parfaite avec son collaborateur car chacun y adapte ses méthodes de fonctionnement ; cependant voici quelques conseils pour vous aider à rendre ces réunions les plus efficaces possible

Pour une performance optimale de votre réunion one-to-one, votre collaborateur devra :

• Connaître les objectifs à atteindre

• Bien connaître son rôle et ses responsabilités

• Être engagé dans l’entreprise

• Avoir les clefs pour surmonter les difficultés auxquelles il devra faire face

• Se sentir en confiance pour établir une bonne communication

Pour un bon suivi et voir de réelles améliorations au sein de votre entreprise, la réunion one to one doit être organisée de façon régulière. Lors de celle-ci, le but est donc d’identifier quels points sont à améliorer et quels sont les objectifs à remplir :

Comment faciliter une réunion one to one ? 

Pour faciliter ces réunions souvent hebdomadaires et leur suivi, vous pouvez vous aider d’un outil collaboratif qui permet de simplifier les tâches que vous et votre équipe devez accomplir. Ces outils collaboratifs permettent notamment :

• D’automatiser la rédaction des comptes rendus: Lors de one to- ne il n’est pas rare que vous preniez des notes sur une feuille volante ou bien que vous réalisiez des schémas sur tableau blanc et donc que les informations soient dispatchées sur différents outils/supports. L’outil collaboratif vous permet de réaliser automatiquement un compte rendu complet reprenant toute la masse d’information, accessible par votre collaborateur en temps réel sur la plateforme. Il vous suffit de prendre en photo vos schémas, notes, etc., et d’envoyer les éléments sur l’outil collaboratif pour que les informations y soient automatiquement rapportées et enregistrées.

• D’obtenir un suivi des réunions: Une fois le plan d’action établi et la prise de note réalisée, vous gagnerez du temps car le compte rendu et le suivi des actions sera effectué automatiquement. Le suivi est important pour des réunions récurrentes comme celles-ci ; il faut donc pouvoir suivre au fil des semaines ce qui a déjà été évoqué, le actions et décisions identifiées.

• D’automatiser le suivi des plans d’action en temps réel: C’est-à-dire que le manager peut suivre en temps réel l’avancement de ses collaborateurs sur les plans d’action et avoir un œil sur qui fait quoi. Réciproquement, le collaborateur pourra savoir de ce qu’il a à faire, de ce qui a déjà été effectué et de ce qui est en cours. Il y a une véritable traçabilité des actions menées.

Pour finir, il ne faut pas oublier que lors de ces réunions, l’ambition du manager est dans la majorité des cas d’accroître les performances de l’entreprise et de faire un point sur l’engagement de chaque membre de l’équipe. L’objectif est de solutionner les problèmes d’organisation ou de compréhension en interne et donc d’optimiser le management de l’entreprise.

La réunion one to one reste l’outil le plus puissant pour détecter le manque de motivation de ses collaborateurs et d’y remédier avant qu’il ne soit trop tard.

Pour bien préparer chaque réunion, vous aurez d’abord besoin d’organiser efficacement votre journée.

Pour aller plus loin, lisez notre blog sur L’importance d’avoir un bon outil pour piloter son activité.