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Les 6 commandements pour optimiser la gestion de vos CoDirs

novembre 8, 2023

Écrit par Dina Chevenement

Introduction

Le but premier du CoDir, ou Comité de direction est avant tout de mettre en musique la vision et la stratégie de l’entreprise

Le CoDir, crucial pour rassembler les leaders de chaque secteur clé de l’entreprise, est l’instance idéale pour prendre des décisions importantes, aborder et résoudre des problématiques, assurer l’alignement interfonctionnel, et offrir une vue d’ensemble sur chaque département. Un CoDir efficace et régulier améliore l’efficacité, facilite la prise de décision collective, assure le suivi des actions et renforce la cohésion de l’équipe. 

Lorsque le CoDir n’est pas optimisé, l’impression de perdre son temps chaque semaine à ergoter sur des détails prédomine, et la moitié des collaborateurs ne se sentent ainsi que peu concernés par ce qui a pu s’y dire. Ces rendez-vous s’embourbent dans des discussions interminables, reprenant ce qui a été dit les semaines passées et n’apportant pas grand-chose de nouveau, voire empiétant sur des sujets pas forcément prioritaires pour la réalisation de vos objectifs. 

Le CoDir, indispensable ? Absolument !

C’est le moteur de l’alignement stratégique et de la prise de décision pour résoudre des problèmes complexes qui ne peuvent être traités efficacement par email, nécessitant des débats approfondis pour aboutir à des solutions optimales.. Oubliez les séances fastidieuses et peu productives; un CoDir optimisé est un catalyseur de changement, où chaque débat se traduit par des avancées tangibles. Dans cet article, nous vous dévoilons comment révolutionner votre CoDir en 6 points, le rendant essentiel non seulement pour résoudre des problèmes complexes, mais aussi pour sculpter l’avenir de votre entreprise avec des étapes claires et concises.

 

Les 6 commandements du CoDir

1. Vous focaliserez vos équipes avec un ordre du jour défini et préparé au préalable  :

Qui dit CoDir dit ordre du jour afin que chaque participant puisse préparer les élements de reporting ou d’information nécessaire aux prises de décision.

Attention, l’ordre du jour du CoDir ne doit pas être juste une liste de sujets. Pour chaque sujet, il est important de fournir le contexte et la raison de sa présence à l’ordre du jour afin que chaque participant arrive armé pour contribuer efficacement à la vision collective.

Le CoDir ne doit pas être un espace de discussion mais bien une réunion qui permet à la fois de traiter :

  • les sujets importants nécessitant des décisions de direction,
  • des sujets de communications stratégiques,
  • l’occasion de remonter et descendre de l’information structurante,
  • mais aussi une réunion d’analyse synthétique des chiffres clés des directions et  des projets.
Proposition visuels insta 11 - CoDir

En effet, si la communication est le pilier central d’une entreprise, et le CoDir est la genèse de cette communication. Une communication claire avec partage des enjeux par chaque direction induit automatiquement une cohésion d’équipe. La première clef de succès d’une équipe est le sentiment partagé d’aller tous dans la même direction, de poursuivre la même vision.

Les sujets à aborder doivent donc être préparés en avance et bien entendu connus de tous. Chacun des participants doit arriver en ayant préparé les sujets à traiter définis préalablement. Chacun peut aussi enrichir les sujets à aborder et apporte son point de vue et ses propositions claires afin que les décisions soient prises rapidement.
Il est donc preferable d’envoyer l’agenda au moins 24h à l’avance notamment si des nouveaux points non présent aux réunions précédentes sont mis à l’ordre du jour lors du prochain CoDir. Notamment si ces points nécessitent une préparation ou une reflexion préalable

Ainsi, non seulement vous gagnerez beaucoup de temps en attaquant directement le vif du sujet, mais votre équipe sera également plus engagée dans le bon fonctionnement de votre CoDir.

Proposition visuels insta 12 - CoDir

2 –  Vous réduirez le nombre de participants pour adresser l’essentiel :

Le CoDir n’est pas le lieu d’échange des bons points pour les collaborateurs mais bien la réunion indispensable pour faire progresser l’entreprise dans toutes les situations. Une première décision est de construire son équipe CoDir uniquement avec les personnes représentants un rôle critique pour le pilotage de l’entreprise, de trouver donc le bon compromis entre un représentant de toutes les grandes fonctions de l’entreprise et la bonne taille d’équipe qui va favoriser le bon déroulement du travail commun.

L’ouverture du CoDir à un trop grand nombre de personnes conduit le plus souvent à la paralysie des décisions et à un engagement réduit des participants à la construction de vos plans d’action pour faire avancer votre stratégie.

Il est préférable d’utiliser un mode “membre invité” en fonction de l’ordre du jour : inviter ponctuellement la personne ayant l’expertise ou la responsabilité de projet nécessaire pour aider le CoDir à être mieux informé ou à prendre les bonnes décisions.

3 –  Vous vous concentrerez sur les sujets stratégiques et prioritaires :

Il sera important de se caler sur les objectifs visés et le temps imparti  pour chacun de ces sujets, qui nécessitent des décisions collégiales, en évitant les digressions sur des détails mineurs.

Les réunions doivent se baser sur les plans d’action établis, sans revenir inutilement sur les détails des séances antérieures, assurant ainsi une progression continue. 

Ce qui a été dit les semaines passées doit être assimilé. Si on doit passer du temps à réexpliquer et ressasser les dits et réminiscences des dernières réunions, imaginez le nombre d’heures non productives chaque mois. Il est donc important que d’un CoDir à l’autre, vous n’ayez pas besoin de repartir de la genèse du sujet mais reprendre directement la synthèse des décisions et plans d’actions définies précédemment . 

Commencez chaque CoDir par un tour de table permettant à chaque dirigeant de partager les actualités de son département. Encouragez une participation active et équilibrée de tous les membres, en veillant à ce que chaque voix soit entendue et chaque point de vue pris en compte. Cette pratique favorise la transparence, encourage la participation et aide à briser les silos entre les services, assurant que tous sont informés et engagés.

Utilisez le CoDir pour examiner l’avancement des Objectifs et Résultats Clés (KPI). Ce suivi permet de vérifier l’alignement de chaque service avec les objectifs globaux de l’entreprise, facilitant l’ajustement des stratégies pour surmonter les obstacles et atteindre les buts fixés.

 

Proposition visuels insta 13 - CoDir
Proposition visuels insta 15 - CoDir

4 – Vous rédigerez un compte rendu opérationnel :

 

Dédié à la collaboration, le CoDir doit être un forum où les défis sont exposés et les solutions élaborées collectivement. Profitez de la diversité des perspectives pour aborder et résoudre les problèmes de manière innovante, renforçant ainsi l’unité et l’efficacité de l’équipe dirigeante.

Lors de vos CoDirs, chaque membre de votre équipe sera mobilisé et en charge de l’atteinte des objectifs visés. Chaque membre doit donc précisément savoir quels résultats sont attendus, pour quelles dates et qui en est responsable.

Le Compte rendu de la réunion est donc le bon outil pour garantir le respect des engagements et décisions qui auront été pris au cours de la réunion.

  • Respect des engagements : Il devra lister es actions en cours, et les actions à mener, et mentionne qui en est responsable. Ce plan d’action précis et connu de tous permet de passer de la discussion stratégique à la mise en oeuvre : chacun s’engage donc à faire ce qui a  été dit et écrit dans le compte-rendu.
  • Respect des décisions : un compte-rendu permet de clarifier les décisions afin d’éviter que chaque participant dispose de leur propre interprétation.

Le compte-rendu doit, si possible, être envoyé dès la fin de la réunion afin d’être exploitable immédiatement.

5 – Vous vous assurerez que les informations importantes circulent librement, favorisant une culture de transparence et de confiance au sein du comité.

L’historique de vos réunions sera consultable à tout moment. Chacun doit pouvoir consulter l’historique des éléments décidés et des plans d’action ainsi que de leurs informations de façon facile et intemporelle.

Pour tous sujets qui peuvent amener à des discussions sans fin, il est utile de pouvoir suivre d’un CoDir à l’autre, tous les éléments préalablement décidés. Cela évitera les non-dits ou « oui, mais » susceptibles de générer un retour récurrent du sujet et une perte d’efficacité.

Cela aide non seulement vos directeurs à préparer le CoDir en amont, mais surtout à piocher des informations oubliées dans l’historique afin de mieux comprendre tel ou tel processus ou décision.

Disposez d’une solution permettant de stocker tous les contenus de vos réunions afin d’éviter de perdre du temps en recherchant les informations précédentes.

Proposition visuels insta 14 - CoDir
Proposition visuels insta 16 - CoDir

6 – Vous piloterez vos projets depuis vos décisions CoDir :

Evitez les approches pragmatiques lors de vos CoDirs et privilégiez les approches projets pour permettre à chaque collaborateur d’être impliqué et de construire ainsi une organisation horizontale.

Structurez votre activité en objectifs et projets prioritaires et stratégiques avec une personne en charge pour chacun d’entre eux. Les décisions définies en CoDir construiront alors les éléments structurants des projets et objectifs de chaque direction.

Ainsi, les décisions prises en CoDir ne restent pas en orbite autour de l’entreprise mais sont au contraire intégrés à l’activité et aux projets de votre entreprise, pilotés par vos collaborateurs.

 

Ces quelques règles sont utiles au bon fonctionnement du CoDir.

La mise en oeuvre n’est pas toujours un exercice facile, elle exige à la fois de la rigueur et de la discipline mais aussi la mobilisation des équipes pour la bonne réussite de ce moment d’échange et de construction.

Mais cette énergie se verra à la fois récompensée par la qualité de votre CoDir et par le développement d’une culture de performance collective au sein de votre équipe, les collaborateurs satisfaits auront souvent tendance à reproduire dans leurs équipes cette organisation collaborative.

 
Pour maximiser leur impact, les CoDir doivent être réguliers, structurés et bien documentés, transformant ainsi la culture de travail en une dynamique collaborative et productive.
 
 
 
 

 

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