Gérer vos réunions de direction avec Beesy

Les comités de direction hebdomadaires, qui regroupent autour de la même table toutes les fonctions de l’entreprise ou d’une direction sont incontestablement des réunions indispensables à la gestion, la croissance et la pérennité des entreprises.

L’existence de CODIR régulier et structuré permet aux organisations de gagner du temps et de l’efficacité avec des priorités partagées, des capacités de prise de décisions, le suivi de ces décisions et leurs applications, de la cohésion et cohérence d’équipe et se traduit ainsi par une optimisation de la performance de TOUS et donc de l’entreprise.

Même si son rôle est indiscutable, il n’est pourtant pas si facile de rendre ce fameux CODIR aussi performant que nous le souhaitions.

Comment rendre efficace son CODIR avec Beesy?

Voici quelques propositions de règles clés pour gérer efficacement ses CODIRS

Un ordre du jour maitrisé

Qui dit Codir dit généralement un ordre du jour afin que chaque participant puisse préparer les élements de reporting nécessaire aux prises de décision. Les sujets à aborder doivent donc étre préparés en avance et bien entendu connus de tous.
Il est donc preferable d’envoyer l’agenda avant le CODIR notamment si des nouveaux points non présent aux réunions précédentes sont mis à l’ordre du jour lors du prochain CODIR. Notamment si ces points nécessitent une préparation ou une reflexion préalable.

Les critères importants à prendre compte dans l’établissement de cet ordre du jour pour rendre la réunion efficace est de bien identifier les sujets stratégiques nécessitant des décisions. Le CODIR ne doit pas être un espace de discussion mais une réunion qui permet à la fois de traiter les sujets importants nécessitant des décisions de direction, des sujets de communications stratégiques, l’occasion de remonter et descendre de l’information structurante, mais aussi une réunion d’analyse synthétique des chiffres clés des directions et  des projets.

  • Créez un sujet pour chaque « projets stratégiques » que vous voulez suivre lors de votre comité de direction. Rattachez ces sujets à vos projets stratégiques
  • Créez un sujet « Points à aborder » : pour synthétiser les remontés d’informations, les points à débattre soumis par l’ensemble des participants indépendamment des sujets stratégiques déjà proposés.
  • Créez un sujet « Points reportés » : pour y glisser les sujets qui n’ont pas pu être abordés lors de votre réunion et qui seront décalés aux suivantes.
  • Créez un sujet « Points d’informations » : pour synthétiser les éléments de communications stratégiques par forcément liés à un projet.

Pour tirer pleinement parti d’un ordre du jour, partagez-le avec tous les participants quelques jours avant la réunion.

Etape 1 : Ajouter une note
Cliquez sur l’onglet Note, puis sur le Bouton +, en enfin sur le menu « Ajouter une note »

Créer une note

Etape 2 : Spécifier le nom de votre CODIR et spécifier le projet associé.
Nous vous conseillons de créer un projet « 00-CODIR » qui vous permettra de consolider toutes les actions et décisions liées au management de votre organisation et qui ne sont pas forcement liées à des projets spécifiques.

Nom Note et projet

Etape 3 : Ajouter les sujets que vous souhaitez aborder lors de votre réunion.

Si vous souhaitez que des collaborateurs préparent des éléments spécifiques pour votre réunion, vous pouvez spécifier les questions et points à aborder, en utilisant l’action « Question » et en spécifiant qui est la personne en charge.

définir les Sujets ou Ordre du jour

Et enfin, dernière étape, pour que tous les participants soient au courant de l’ordre du jour et des points à traiter, partagez votre note ou directement votre projet « CODIR »

Pour partager une note ou un projet, il suffit de cliquer sur le bouton de partage en haut à droite et cliquez sur le nom de tous les participants de la liste à gauche pour les faire basculer sur la liste de droite.

Vos collaborateurs recevront une notification de partage et pourront ainsi accéder à l’ensemble des sujets et à la liste des taches à réaliser pour la réunion.

Partager Note ou projet

Chaque fonction est représentée et peut soumettre les points qu’elle souhaite abordés

Le CODIR est un lieu d’échange avec votre équipe de management. Mais pour rester focalisé sur un objectif de résultats et de décisions, les sujets à aborder doivent être structurés avant vos réunions.

Demandez à vos collaborateurs d’identifier les points qu’ils souhaitent aborder.

Avec Beesy, sur une note partagée chaque collaborateur peut directement proposer des idées à échanger lors du CODIR. Il suffira tout simplement d’aller dans la note CODIR en préparation et de saisir une action dans le sujet « Points à aborder ». Avant ou lors du CODIR, réservez un créneau pour balayer les idées proposées dans « Points à aborder » et d’identifier celle qui pourraient faire l’objet d’un sujet au prochain CODIR ou juste d’un point de décision, d’information ou risque à rattacher dans la revue de décision.

Etape 1 : Demander à vos collaborateurs d’ajouter si besoin des Sujets à aborder

Une fois que la note du prochain CODIR a été créée, chaque collaborateur peut créer des actions directement dans la note.

Créer une tache et des sujets à traiter

Etape 2 : Lors de votre CODIR, balayez les idées proposées et identifiez celles qui doivent être transformées en :

  • Sujets
  • Simples Décisions
  • Décaler à la semaine suivante avec un « Glisser-Déposer » sur le sujet « Points reportées ». Tant que l’action n’est pas clôturée, elle sera visible dans les notes suivantes
  • Annuler le point : il suffit de cocher l’action avec le commentaire associé dans l’action.

L’ordre du jour reprend les actions de la réunion précédente

Pour chacun de ces sujets, il sera important de se caler sur les objectifs visés et le temps imparti. La tenue du CODIR ayant pour objectif de préparer efficacement l’avenir, il faudra s’interdire d’investir trop de temps sur l’analyse des faits et résultats passés. Il est donc important que d’un CODIR à l’autre, vous n’ayez pas besoin de repartir de la genèse du sujet mais reprendre directement les plans d’actions définies précédemment .

Pour chaque nouveau CODIR créez votre note « à partir de la réunion précédente ». Plusieurs avantages :

1 – Vous récupérez l’ensemble des sujets récurrents et importants, pas besoin de les recréer à chaque réunion

2 – Vous récupérez aussi l’ensemble du plan d’action en cours, ce qui permettra de réaliser de manière plus efficace un point de situation sur chacun de vos projets

3 – Vous récupérez aussi la liste des participants au CODIR

Vous obtiendrez ainsi comme un « livre numérique » où vous pouvez faire défiler les pages correspondant à chaque réunion de CODIR.

Etape 1 : Créer votre réunion à partir de la note CODIR précédente

Pour vos simplifier la tâche, nous vous conseillons de renommer les réunions avec la date du jour du CODIR, ce qui vous simplifiera la lecture de votre « livre ».

Créer une note récurrente

Etape 2 : Vous récupérez automatiquement vos sujets et vos actions en cours

récupérer vos sujets d'une note à l'autre

Etre capable facilement de naviguer dans l’historique de ses réunions

Pour tous sujets qui peuvent amener à des discussions sans fin, il est utile de pouvoir suivre d’un CODIR à l’autre, tous les éléments préalablement décidés. Cela évitera les non-dits ou « oui, mais » susceptibles de générer un retour récurrent du sujet et une perte d’efficacité.

Grâce à la fonctionnalité « suivi de notes » dans Beesy, vous pouvez visualiser tous les actions et décisions des différentes réunions en utilisant le menu « Note précédente » et « Note suivante »:

suivi des actions de notes récurrentes

Petite astuce :

  • Votre sujet est clôturé : effacer le sujet dans la note du dernier CODIR, le sujet ne sera plus présent dans les notes suivantes mais vous continuerez à le visualiser dans les notes précédentes avec l’historique de vos échanges sur ce point

Le Compte-rendu liste les actions en cours et mentionne le responsable de chaque action

Dès la fin de votre réunion, votre compte-rendu est prêt à être envoyé à tous les participants, juste en cliquant sur le bouton « export ».

Sans aucune ressaisie, vos avez un compte-rendu professionnel qui reprend l’ensemble des éléments suivants :

  1. L’Ordre du Jour
  2. Les participants
  3. Le résumé des points d’actions
  4. Le Détail des éléments vus en réunion : décisions, actions. Pour chaque action, un responsable et une date cible.
  5. Vous pouvez même intégrer l’ensemble des documents vus en réunion en pièce jointe de votre Compte-rendu en l’intégrant directement dans votre note Beesy
Compte rendu de réunion

Petites astuces :

  • Personnalisez votre Compte-rendu de CODIR : vous pouvez ajouter  le logo de votre entreprise pour personnaliser vos compte-rendus de CODIR.

Il vous suffit d’uploader votre logo dans le menu paramètres de vos rapports.

Compte rendu de réunion personnalisé avec logo
  • Activer la synthèses des actions : dans vos paramétrages afin d’avoir dans votre compte-rendu le résumé des plans d’action
  • Ajouter les titres pour les participants et leurs emails, afin de ne pas avoir à saisir leurs adresses pour l’envoi du compte-rendu

Vos décisions CODIR alimentent le plan d’action de vos projets stratégiques

Les objectifs du CODIR ont été réalisés: vous avez défini un plan d’action et pris des décisions pour les différents sujets abordés.
Pour rendre encore plus efficace la mise en oeuvre de ces décisions, il est important que pour chaque projet le plan d’action définis en CODIR soient déclinés dans le plan d’action des projets.
Pour vos projets stratégiques, nous vous conseillons donc de :

  1. créer un sujet pour chaque projet
  2. rattacher ce sujet à votre projet sur Beesy.

En sortant de vos CODIR, vous aurez ainsi automatiquement créer votre plan d’action pour chacun de vos projets. Pour vous et votre équipe, il suffira d’aller dans l’onglet « projet » de Beesy pour suivre l’avancement de votre projet conformément aux décisions et plans d’actions définis lors de vos réunions de direction.

Etape 1 : Rattachez vos sujets à vos projets

Sujets et actions rattachés à vos projets

Etape 2 : suite à vos CODIRS, vos projets sont automatiquement mis à jour. Dans l’onglet Projet de votre Beesy, vous retrouverez pour tous vos Projets, toutes les actions décidées lors de vos CODIRS.

Suivi des plans d'actions de vos CODIRs

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