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Comment piloter ses réunions récurrentes

La réunion récurrente est la clé de voute pour mettre en place un suivi opérationnel de son activité.

le CoDir – la réunion de suivi projet – les points individuels – La réunion de suivi commercial – La réunion de suivi terrain….

Toutes ces réunions récurrentes ont toutes le même enjeux : prendre des décisions, gérer les problèmes éventuels rencontrés, décliner de manière opérationnelle une stratégie et bien sûr faire un suivi  de l’avancement de l’ensemble des plans d’actions entre 2 réunions avec tous les membres de l’équipe concernés.

Beesy vous permet de piloter efficacement et facilement vos réunions récuurentes avec un suivi automatisé des plans d’actions entre 2 réunions, la gestion des sujets récurrents, l’application de modèle de note pour décliner sur le terrain une stratégie…

Découvrez comment piloter ses réunions récurrentes devient un jeu d’enfant avec Beesy.

Les réunions récurrentes avec Beesy pour le suivi de vos plans d’actions

 

Vous n’avez plus besoin de revenir sur les décisions actées lors des dernières réunions car vous pouvez reprendre votre ancienne note de réunion pour repartir des décisions et du plan d’actions préalablement actés. Vous ne perdez plus de temps à parler des sujets déjà évoqués ou à vous rappeler de ce qui a été dit car tout est synchronisé sur Beesy. L’historique de vos réunions est donc consultable à tout moment : décisions, plans d’actions, informations importantes…

Vous obtenez ainsi comme un « livre numérique » où vous pouvez faire défiler les pages correspondant à chaque réunion.

Beesy se charge ainsi de pre-remplir votre note de suivi d’une réunion à l’autre avec reprise des sujets et le suivi des décisions.

 

réunions récurrentes Beesy

En pilotant vos réunions récurrentes avec Beesy, vous savez quelles actions ont été réalisées depuis la dernière réunion et vous pouvez faire le point plus facilement avec vos collaborateurs sur l’avancement de vos projets

Pouvoir se focaliser sur l’essentiel permet de gagner du temps précieux pour votre business.

Pour créer une réunion récurrente, il suffit de créer une note  » A partir d’une note précédente » 

 Astuce Beesy N°1

Gérer l’agenda des réunions récurrentes

comptes rendus professionnels Beesy

Pour les sujets récurrents vous laisserez l’option Récurrence en ON pour qu’ils restent visibles dans les prochaines notes

comptes rendus professionnels Beesy

Pour les sujets liés à un effet de saisonnalité ou ponctuels vous pourrez choisir de les retirer de la prochaine réunion récurrente en positionnant l’option Récurrence sur OFF

Identifiez les sujets de vos réunions récurrentes que vous souhaitez retrouver à chaque réunion et les sujets ponctuels qui seront clôturés dès que le plan d’action sera terminé.

Par exemple, pour des sujets spécifiques comme un évènement client ponctuel il vous suffit de mettre le sujet comme étant non récurrent pour qu’il n’apparaisse plus dans la prochaine note récurrente une fois toutes ses actions clôturées.

En précisant si vous souhaitez ou non faire apparaître les sujets ponctuels dans les prochaines notes, vous pourrez ainsi éviter d’avoir une liste interminable de sujet à la fin du mois.

Vous aurez une vision claire sur l’avancement de vos objectifs, projets et plans d’actions relatifs aux sujets récurrents stratégiques pour votre activité.

 

Conserver une action visible sur toutes les notes récurrentes

De la même manière vous pouvez aussi choisir de conserver des remarques, décisions …visibles sur l’ensemble de vos réunions avec la fonctionnalité « Pin » dans les propriétés de l’action.

Astuce Beesy N°2

Automatiser la création des réunions de suivi

 

Le suivi est pourtant important pour mesurer le réel avancement du projet, prendre des décisions ou encore réorganiser les priorités. Vous souhaitez suivre l’avancement des plans d’actions d’un de vos collaborateurs ou d’un projet : une liste exhaustive de toutes les actions et leur état d’avancement?

Beesy automatise pour vous la création de vos notes de suivi.

comptes rendus professionnels Beesy

Votre suivi de point individuel ou réunion projet n’aura jamais été aussi facile ! Créer une note à partir des actions d’un contact ou d’un projet et visualiser instantanément toutes les actions triées par ordre du jour quelque soit l’endroit ou celles-ci ont été saisies (un email, une note de réunion…). Les prochaines notes, elles seront automatiquement créées en mode récurrent pour suivre l’avancement entre vos 2 réunions.

Plus de temps perdu à consolider l’information pour préparer vos réunions de suivi. Avec cette fonctionnalité, vous aurez par sujet, toutes les actions du projet ou de votre collaborateur. Vous aurez ainsi une meilleure vision de son avancement et des actions à mener par la suite.

comptes rendus professionnels Beesy

Astuce Beesy N°3

Déployer des plans d’actions stratégiques dans les réunions de suivi

 

comptes rendus professionnels Beesy

Cette fonctionnalité va vous permettre de déployer des plans d’actions ponctuels ou mensuels dans vos notes de réunions récurrentes en intégrant des modèles de note qui précisent par exemple :

  • Vos stratégies commerciales mensuelles,
  • Vos feuilles de route mensuelles,
  • Vos plans d’actions liés à des phases de projets ponctuels
  • Etc.

Résultat : Tous vos plans d’actions sont inclus dans la note récurrente grâce aux modèles de note et vous pourrez ainsi suivre vos plans d’actions ponctuels dans vos réunions de suivis.

Vous allez tout d’abord créer vos modèles de note dans votre Beesy contenant les plans d’actions ponctuels ou les nouveaux projets que vous souhaitez inclure dans votre note récurrente. A chaque plan d’action spécifique son modèle de note.

Ensuite, insérez tous les modèles de note que vous souhaitez dans votre note récurrente.

Astuce Beesy N°4

Personnaliser les exports et comptes-rendus des réunions de suivi

Beesy vous permet de personnaliser vos exports et comptes rendus de réunion comme  :

  • L’ajout d’une signature personnalisée
  • L’ajout de votre logo
  • L’affichage ou non d’un résumé du plan d’actions
  • L’affichage ou non du détail des titres et fonctions des participants
  • NEW – Afficher ou non les sujets récurrents même vides dans l’agenda de votre compte-rendu
  • NEW – Afficher ou non les sujets récurrents même vides dans le contenu de votre compte-rendu

Ces deux dernières nouveautés vous permettent de garder en priorité et visibilité vos sujets importants même si aucune action ou décision n’ait été définie ou abordée pendant la réunion.

Personnaliser le compte-rendu de réunion

Beesy vous permet de suivre facilement vos sujets et plans d’actions de vos réunions récurrentes.

  • Le suivi et la traçabilité de toutes vos décisions et actions
  • La création est automatisée ce qui vous permet de gagner du temps lors de la préparation de la réunion 
  • Les comptes-rendus sont automatisés,

 Pilotez dès maintenant toutes vos réunions récurrentes avec Beesy pour gagner du temps et vous re-concentrer sur l’essentiel : vos collaborateurs et votre business. 

Vous souhaitez voir Beesy en action pour la gestion des réunions récurrentes?

« Les réunions récurrentes »

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