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Pilotez efficacement toutes vos réunions avec Beesy

Suivre vos réunions récurrentes

Vos réunions récurrentes, qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles, sont primordiales pour assurer le suivi et l’avancée de vos plans d’actions. Que ce soit pour vos comités de direction, comités exécutif ou encore des points équipes, Beesy a la solution pour vous :

 Créer une note récurrente :

  1. Cliquez sur le bouton +
  2. Cliquez sur « A partir d’une note précédente»
  3. Sélectionner la note à partir de laquelle vous voulez créer la nouvelle note
  4. Modifier le titre de la note
  5. Cliquez sur « Créer»
Note récurrente
Note récurrente
Note récurrente

Les bénéfices d’une note récurrente sont :

  • Rapidité pour préparer votre nouvelle car 100% du contexte est récupéré (Ordre du jour, Participants, actions non terminées, Projet)
  • Création d’un historique avec possibilité de naviguer dans l’ensemble de vos comptes-rendus
  • Exhaustivité de ce qu’il reste à faire depuis la dernière réunion

La note est ainsi composée :

  1. Projet : repris de la note précédente
  2. Ordre du jour : repris de la note précédente
  3. Participants : repris de la notes précédente
  4. Actions : les actions à suivre et non clôturées de la note précédente
  5. Note précédente / Note suivante : Navigation simple entre les différents comptes-rendus
Note récurrente

Créer des modèles de notes

Vous passez un temps fou à préparer vos réunion ou rendez-vous pour chaque client à partir de la structure : Ordre du jour / Actions

A chaque nouveau client vous devez refaire toute la structure du compte rendu ? Beesy vous simplifie la vie à travers les modèles de note.

  1. Cliquer sur le bouton +
  2. Cliquez sur  « Créer à partir d’un modèle »
  3. Sélectionnez le modèle souhaité
  4. Cliquez sur le bouton + pour créer un nouveau modèle
  5. Modifier le titre de la note
  6. Cliquez sur « Créer »
Modèle de note
Modèle de note
Modèle de note

Beesy vous propose par ce biais de standardiser vos processus dans un soucis de gain de temps et d’efficacité. Vous pourrez ainsi utiliser un même modèle pour des clients similaires en 1 clic.

La note est composé du modèle que vous aviez défini. Vous pourrez au moment de la création spécifier le projet.

  1. Projet
  2. Ordre du jour
  3. Participants

Vous retrouvez tous vos modèles de note en cliquant sur votre profil puis > Mes Modèles.

 

Modèle de note

Piloter vos points individuels / One-to-One

Vous souhaitez suivre l’avancement des plans d’actions de vos collaborateurs : où ils en sont ou s’ils sont en retard  ? Vous vous perdez entre toutes les actions à effectuer de vos collaborateurs (les projets, les réunions, les actions diverses etc) ? Le création de note à partir des actions d’un contact est faite pour vous !

  1. Cliquez sur le bouton +
  2. Cliquez sur « Créer à partir des actions d’un contact »
  3. Choisir un contact
  4. Modifier le titre : Titre de la note par défaut : Initiale du contact – titre de la note
  5. Cliquez sur « Créer »
Point individuel
Point individuel
Point individuel

Votre suivi de point individuel n’aura jamais été aussi facile ! Créer une note à partir des actions d’un contact et visualiser instantanément toutes ses actions triées par ordre du jour de chaque note tous projets confondus. Créer une seconde note de la même manière et vous pourrez suivre et piloter tous vos points individuels.

 

La note est organiser selon :

  1. Projet : projet auquel appartient la note
  2. Ordre du jour : tous les sujets concernés pour votre collaborateur
  3. Participants : vous et votre collaborateur par défaut
  4. Actions : les actions à suivre et les actions terminées sur la période
  5. Note précédente / Note suivante : Navigation simple entre les différentes notes
Point individuel

Faciliter vos comités de pilotage

Suivre l’avancement de vos projets peut parfois se révéler être une tâche ardue de par le nombre de participants qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. Le suivi est pourtant important pour mesurer le réel avancement du projet, prendre des décisions ou encore réorganiser les priorités. Beesy répond à votre besoin avec la création de note à partir de l’activité d’un projet. 

  1. Cliquez sur le bouton +
  2. Sélectionnez « Créer à partir de l’activité d’un projet »
  3. Choisir un projet
  4. Modifier le titre : Titre par défaut : COPIL – Nom du projet
  5. Cliquez sur  « Créer »
Comité de pilotage
Comité de pilotage
Comité de pilotage

Plus de temps perdu à se renseigner sur l’avancement des personnes sur un projet. Avec cette fonctionnalité, vous aurez par sujets, toutes les actions du projet. Vous aurez ainsi une meilleure vision de son avancement et des actions à mener par la suite.

La note est organisée selon :

  1. Projet : projet auquel appartient la note
  2. Ordre du jour : tous les sujets des notes du projet (divers quand les actions sont hors d’une note)
  3. Participants : tous les participants du projet
  4. Actions : les actions à suivre

 

Comité de pilotage

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