L’importance d’avoir un bon outil pour piloter son activité

Les conséquences de ne pas avoir d’outil collaboratif

“Des outils variés et déconnectés les uns des autres entraînent inévitablement une perte de temps.”

Lorsque l’entreprise n’est pas dotée d’un outil adapté pour gérer ses activités collaboratives, elle se retrouve souvent confrontée à certaines problématiques :

• Perte de temps à traiter l’information
• Duplication des tâches
• Surcharge collaborative

Cette mauvaise adaptation ralentit la productivité dans votre entreprise, en créant une répétition des efforts. Qui ne s’est jamais retrouvé à effectuer la même mission qu’une autre personne à cause d’un manque de communication ?

1) Une part conséquente du travail d’un cadre est consacré à une forme d’utilisation de l’information 

Inondés d’information de toutes parts, les cadres ont des difficultés à identifier celle qui est juste et adéquate, de sorte qu’ils investissent jusqu’à 3h par semaine à la chercher. Ces recherchent infructueuses et la consultation d’informations inutiles peuvent, par conséquent, impacter le chiffre d’affaires de l’entreprise.

De plus, d’après le magazine Network World, une part importante du travail se rattache à la création d’information et, en fait, à recréer ce qui existe déjà. Cela se traduit pour les entreprises par couche supplémentaire de perte de temps et de charge dans la gestion des projets.

2) La tâche risque de s’alourdir avec le temps puisque, selon Forrester : « La quantité d’informations dans les organisations double chaque année »

Il ne faudrait pas non plus négliger le coût des opportunités manquées dû à l’impossibilité de trouver l’information stratégique au bon moment. Les objectifs non atteints coutent aux entreprises 10% de leur budget global, dont les principales causes sont le manque de communication et d’organisation.

Ces 3 problématiques peuvent porter atteinte à la culture d’entreprise et décourager vos meilleurs éléments, la productivité des salariés étant freinée. Elles impactent d’une part les équipes et d’autre part le business de l’entreprise.

Les enjeux du travail collaboratif 

Pour 25,3% de la population interrogée, l’avantage le plus pertinent du travail collaboratif en entreprise est qu’il permet une meilleure qualité du travail au quotidien. (Source : Mindjet)

En travaillant en mode collaboratif vous allez pouvoir :

• Améliorer la productivité

Pour cela, il suffit de mettre en place un outil de travail collaboratif au sein de vos équipes et de vous assurer que l’information est bien centralisée ; c’est-à-dire que tout est stocké au même endroit et que l’avancée d’un projet est consultable par tous les membres qui y prennent part. L’efficacité du pilotage de vos projets ainsi que la visibilité de l’avancement de ceux-ci sont décuplées grâce à l’appui d’un outil de gestion collaboratif.

L’étude The social economy: “Unlocking value and productivity through social technologies” menée par McKinsey montre que la collaboration au sein d’une entreprise favorise la productivité de 20 à 25 % !

• Partager ses idées

Le travail d’équipe étant renforcé et la communication améliorée, l’implication de chaque collaborateur est accrue et l’efficacité globale de l’équipe est rendue meilleure. Dans le même temps vous diminuerez le poids de la duplication de l’effort.

La culture collaborative est favorisée car les membres de votre société vont cultiver un véritable esprit d’équipe. L’aspect inclusif d’une plateforme collaborative incite les collaborateurs à innover et à être créatifs.

L’innovation est stimulée par la dimension sociale de l’outil : une idée pertinente apporte la reconnaissance de ses pairs à celui ou celle qui l’a proposée.

• Rendre la communication entre équipes dispersées sur différent sites plus évidente

La distance peut rendre la coopération entre les équipes compliquée, mais avec un outil de travail collaboratif, toutes les ressources de l’entreprises sont accessibles sur la plateforme partout et à n’importe quel moment. Tout est actualisé en temps réel ce qui rend le partage d’information beaucoup plus performant.

La plateforme collaborative concentre donc en un emplacement unique tout ce dont vous avez besoin, que ce soit les tâches réalisées par vos collaborateurs, les documents importants, les décisions prises ou les précédentes actions menées.

Les clés pour réussir la mise en place de votre outil collaboratif

Pour que votre intégration à une solution collaborative soit fructueuse et vous permette d’atteindre vos objectifs, il faut prendre en comptent 3 aspects essentiels qui sont :

• L’accompagnement de l’Individu
• L’accomplissement du Manager
• L’organisation de l’Entreprise

Il est nécessaire que chacun, à son niveau, intègre en quoi une telle solution peut lui être bénéfique.

• L’individu doit pouvoir voir quels intérêts il va pouvoir tirer d’un tel outil.

Il va pouvoir gérer ses prises de notes, sa To-Do liste ou ses plans d’action de manière simple et structurée, ce qui va lui permettre d’optimiser son temps et d’être mieux organisé.

Sur le plan collectif, l’individu pourra tirer profit du partage de savoir avec les autres membres de la team. L’information est fluidifiée entre les membres ce qui permet de diminuer de façon significative les échanges et de gagner du temps dans la recherche de la bonne information. 

• Le manager pourra obtenir le meilleur de son équipe et économiser son temps

Le manager va continuer à superviser, grâce à l’appui de l’outil qui lui donne une vision globale de l’avancement des actions menées par l’équipe ; tout en laissant une marche de manœuvre plus importante aux individus. Cette méthode plus libérale va les responsabiliser afin qu’ils se sentent davantage concernés par l’aboutissement des projets à mener. 

• Pour l’entreprise, utiliser un outil collaboratif lui permettra globalement de piloter ses objectifs plus efficacement et d’améliorer ses processus organisationnels internes, en :

– Structurant et en communiquant ses objectifs clairement

– Améliorant la communication et les méthodes d’organisation au sein de ses équipes pour atteindre ses objectifs

– Ayant une vision globale de son efficacité interne

– Veillant au bien-être et à la bonne qualité de vie au travail de ses managers et collaborateurs en réduisant leur stress