La surcharge informationnelle en entreprise

Alors quels sont les risques face à la surcharge informationnelle ?

Ces risques concernent aussi bien l’individu en tant que tel que l’entreprise dans son ensemble :

On constate, par ailleurs, que quantité ne rime pas toujours avec qualité : à partir d’un certain volume d’information il est difficile de trier celles qui sont pertinentes pour prendre les bonnes décisions en entreprise.

• Baisse de la productivité

La surcharge informationnelle peut effectivement faire baisser la productivité des employés et donc de l’entreprise au travers de 3 éléments :

1. Une baisse de nos capacités de concentration et d’attention: le cerveau humain est confronté chaque jour en moyenne à plus de 6 000 informations en tout genre.
2. Une mémoire plus instable : au Japon on parle de « hikikomori du savoir », c’est-à-dire que l’individu est perdu dans des « labyrinthes d’informations toujours plus spécialisées » et de ce fait les capacités de mémorisation des bonnes informations serait affectées.
3. Un processus décisionnel dégradé voire paralysé à cause de la surcharge d’information « inutiles » : le risque est de se perdre dans un « nuage informationnel ». Résultat : 3 collaborateurs sur 5 ratent les informations essentielles à leur travail chaque jour.

Savoir prendre des bonnes décisions ou en tout cas des décisions que nous jugeons être de qualité n’est pas vraiment compatible avec l’accumulation du stress au quotidien.

4 salariés sur 10 se disent « en surcharge d’activité » et 56% d’entre eux ressentent une augmentation du volume de dossiers traités (source : Caroline Sauvajol-Rialland).

• Perte de Quotient Intellectuel (QI)

Selon une étude commandée par Hewlett-Packard, nous serions de moins en moins intelligent à cause de la surcharge informationnelle et de l’excès d’information que notre cerveau n’arrive plus à gérer. En cause, un volume d’informations reçus par un cadre moyen 10 fois supérieur à ce qu’il était il y a 15 ans (selon une étude OnePoll).

Une autre étude a montré qu’être dans une situation où vous vous concentrez sur une tâche et où un email n’est pas lu dans votre boîte mail, votre QI effectif peut être réduit de 10 points. Cette étude a également montré que les pertes cognitives dues à ce “multitâche numérique” sont encore plus importantes que les effets de la consommation de cannabis.

Les facteurs clés pour vous aider à gérer la surcharge informationnelle au quotidien

Astuce n°1 : Une communication raisonnée

L’idée est d’utiliser de manière intelligente toutes ces informations en instaurant un système de communication collectif adapté et raisonné : c’est-à-dire en allégeant la surcharge collaborative. En entreprise il est nécessaire de savoir sélectionner et hiérarchiser les informations.

Entre autres, une communication raisonnée est une communication qui donne du sens au travail et rétablit le sentiment de fierté d’appartenance à l’entreprise et à son métier.

Quelques petits exemples pour simplifier cette surcharge collaborative :

• Instaurer des journées ou des plages horaires sans mails au bureau
• Éviter le plus possible les « envoyer à tous » pour réduire le nombre de mail reçu par les collaborateurs qui ne seraient que partiellement concernés par l’information en question
• Désactiver les notifications push inutiles qui ne font qu’alourdir le poids de la masse informationnelle
• Imposer et s’imposer une déconnexion entre 21h et 7h
• Participer seulement aux réunions utiles pour vos prises de décisions et vos projets
• Ne participer qu’aux groupes de discussion pertinents pour ses propres objectifs

Astuce n°2 : Prioriser les informations pour se focaliser sur l’essentiel

Être focalisé sur l’essentiel va permettre d’éviter de rater les informations importantes. Mettez en place une méthode de gestion des tâches comme par exemple la méthode Eisenhower ou la méthode GTD « getting things done », pour vous aider à définir ce qui est important. Ces méthodes vont vous permettre d’alléger votre To-Do list en la structurant grâce à des unités de temps. Vous serez mieux organisé, plus efficace et surtout vous arrêterez de vos défocaliser : ces méthodes permettre de ne pas passer son temps à essayer de tout faire, vous restez concentré sur l’essentiel pour atteindre vos objectifs. Vous allez pouvoir mettre en place un planning avec des horaires précises ce qui va vous aider à atteindre vos objectifs.

Prenons l’exemple de la matrice d’Eisenhower : une méthode simple pour savoir organiser les informations et prioriser ses tâches.

Cette méthode permet d’obtenir une vision synthétique de l’état d’organisation des informations et de ne plus perdre de temps sur les informations moins essentielles pour l’activité de l’entreprises. La matrice d’Eisenhower donne une vision claire des tâches à déléguer, à supprimer ou tout simplement à effectuer par ordre d’importance et d’urgence. Le temps est optimisé et finit l’angoisse des To-Do lists à rallonge.

Astuce n°3 : Centraliser l’information

Avant toute chose, vous devez essayer de diminuer les sources d’information en structurant, sectionnant, organisant et partageant celles qui sont pertinentes et utiles pour votre activité dans un seul et unique outil. Il est important de définir les objectifs clairs que vous souhaitez atteindre pour la réussite de votre activité et ensuite accepter l’idée que vous ne pouvez pas tout voir et tout traiter tout seul.

Centraliser l’information c’est avant tout savoir responsabiliser ses collaborateurs et leur laisser de l’autonomie. Vous pouvez par exemple intégrer une solution mettant en avant le travail collaboratif en entreprise pour une augmentation de la productivité allant de 20 à 25% : tous les collaborateurs sont inclus dans le processus et sont tenu informés de l’état d’avancement des différents projets ; les informations sont partagées dans la solution et tout est mis à jour en temps réel.

En tant que manager, votre rôle est de devenir un véritable appui pour vos collaborateurs, relâcher la pression et être moins dans le contrôle pour pouvoir leur déléguer des tâches.  Le but est vous puissiez vous focaliser sur vos tâches et vos projets et d’accepter de prendre le risque de faire confiance à vos collaborateurs.

Se protéger de la surinformation et savoir se déconnecter est aujourd’hui devenu primordial. Des solutions collaboratives existent pour mieux s’organiser et éviter de crouler sous la masse informationnelle.

62% des salariés Français expriment une forte attente quant à la régulation de l’utilisation des outils numériques – de type collaboratif – et ils sont encore plus nombreux à réclamer ce genre de régulation parmi les cadres avec 75% (d’après une enquête Eleas « Pratiques numériques en 2016 »).

Ces chiffres parlent d’eux même en rendant compte de l’urgence informationnelle dans laquelle nous vivons chaque jour et de l’importance de savoir s’équiper du bon outil pour y faire face.

Pour aller plus loin, lisez notre article sur L’importance d’avoir un bon outil pour piloter son activité.