Un outil de gestion de tâches : La méthode Kanban

En regardant les différents outil de gestion de tâches, j’ai récemment lu un article très intéressant au sujet de la méthode Kanban, une manière très simple de visualiser vos actions et le travail en cours.
Intéressant car il soulève une question que je me posais toujours et qui m’a conduit à créer BeesApps : comment visualiser efficacement ce que je dois faire ?

Avant l’étude en détail, je vous conseille de lire cet article en fonction de votre poste dans votre entreprise, car votre vision des choses sera différente si vous êtes à la gestion de projet, cadre ou dirigeant.

 

Un outil de gestion de tâches : La méthode Kanban

La méthode la plus commune et la plus traditionnelle pour visualiser ses tâches s’avère être la To-Do list, quelquefois réduite à la superposition de Post-it notes sur un bureau. Malgré le fait que c’est une façon simple de vous organiser, beaucoup de personnes l’utilisent comme un outil de « productivité », principalement pour ne rien oublier.
Ces outils vous fournissent les informations sur ce que vous devez faire afin d’augmenter votre productivité personnelle.

Problème de taille : La liste des tâches augmente toujours dès que vous regardez votre boîte mails, avec des dizaines d’actions non effectuées qui s’accumulent. Cet effet « montagnes russes » est terrible, votre motivation en prend un coup, et vous avez l’impression de toujours courir après le temps. Ce sentiment augmente encore un peu plus si votre outil ne met pas l’accent sur les tâches passées, sur celles que vous auriez dû avoir faites hier, etc., et ne s’avère donc pas efficace pour la gestion des priorités

Que faire alors ?

Une méthode de visualisation efficace

En cherchant un outil de gestion de tâches, un certain nombre de questions me sont apparues sur la manière dont je souhaitais visualiser mon travail et mes tâches avec pour objectif d’accroître ma productivité :

1. la vision des objectifs, quelles actions dois-je essayer de terminer pour atteindre mes objectifs. Méthode très efficace pour structurer votre vision car cela limite ce que vous devez faire pour atteindre le but fixé. Inconvénient : il ne souligne pas les actions qui doivent être traitées urgemment, ce qui pourrait vous désorienter de votre cible. Au final c’est une méthode efficace pour visualiser des objectifs de milieu du trimestre et ceux déjà accomplis, ainsi que pour réorganiser les priorités, mais pas du tout adapté pour un travail efficace au quotidien.

2. La matrice urgent / important, comment classifier les tâches en les positionnant des les catégories suivantes : Urgent / Non Urgent et Important / Non Important. Le seul inconvénient est qu’il vous impose une « To-Do list » par catégorie… Mais gros avantage : il vous aide à comprendre ce que vous faites de bien ou de mal et surtout à augmenter votre capacité à gérer votre temps, mais aussi votre vie :

Non Urgent et Important

C’est ici que nous aimerions passer la plupart de notre temps, c’est en fait les tâches que vous avez anticipées et préparées vous-même afin de terminer vos projets ou objectifs.
Maximisez votre temps ici, au moins 30%. La bonne nouvelle est : si vous planifiez cela correctement, le plus de temps vous passerez ici, le moins vous aurez à passer dans la catégorie précédente.

Non Urgent et Non important

Je peux déjà deviner ce que vous pensez, c’est très simple, objectif = 0% ! Et bien, pas vraiment, comme c’est ici que toutes les tâches non planifiées arrivent, sans relation directe avec vos objectifs, ou des tâches que vous devez faire, comme par exemple des échanges sociaux (connaître vos équipes, collègues)… Souvenez-vous, le « non important » doit être en relation avec vos objectifs, c’est tout. Donc cette catégorie est celle pour gérer les opportunités, innover, ouvrir votre esprit, vous mettre à niveau et prendre du temps pour vous. Trop de temps ici et vous êtes en sous productivité, pas assez de temps et vous ne prenez plus de temps pour vous aérer l’esprit et prendre du recul par rapport à vos projets. Cet outil de gestion de tâches, pour un dirigeant, est aussi une bonne façon de garder un œil sur ce qui se passe sur le terrain. Un bon compromis serait d’avoir 20% de votre temps ici. Ce n’est pas si simple d’y arriver : travailler sur votre stress pour profiter des moments sans importance, personne ne sait ce qu’il peut en ressortir.

Urgent et Important

Ce qui doit être traité en priorité ! C’est un signe évocateur d’une mauvaise organisation personnelle si cela revient souvent. En fait, si vous planifiez et anticipez, vous ne devriez jamais avoir à gérer des urgences pour des choses courantes. Si vous passez le plus clair de votre temps dans cette étape, commencez à analyser pourquoi vous en êtes arrivé là. C’est normal d’en être là, si vous avez eu un « vrai » contre-temps ou un imprévu qui vous oblige à gérer avec une situation d’urgence. Certains diront que vous devez anticiper les contre-temps, mais bon… Vous devez avoir moins de 10% de vos tâches ici, au risque de devenir un véritable pompier jonglant avec les urgences…. Solution simple : organisez-vous vous-même !

Urgent et non important

Actions que des personnes, ou vous-même, vous ont assignées et qui ne font pas partie de vos priorités (celles non importantes), mais qui doivent être faites pour une certaine date (la finance se présentant pour le budget de lundi prochain etc…). C’est la catégorie des choses que vous ne devriez pas accepter car elles ne font pas parties de vos priorités. Votre outil de gestion de tâches vous autorise à regarder de près ce que vous êtes en train de faire. Vous conclurez peut être que vous passez un long moment ici. La seule bonne raison pour laquelle vous pourriez passer du temps ici serait d’aider une personne dans l’urgence. J’aimerais fixer comme objectif moins de 20% de vos tâches pour cette catégorie. Une solution pas si simple : travaillez sur vous-même pour dire « Non », ce n’est pas chose aisée mais elle peut vous rapporter gros.

3. La matrice GTD, essaie d’associer le bon moment pour faire les choses avec le temps qu’il vous reste pour terminer vos actions et éviter la procrastination. L’idée est simple, grâce à votre outil de gestion de tâches vous allez à l’essentiel, visualisez les tâches simples que vous pouvez rapidement effectuer pour vous laisser plus de temps pour celles plus complexes. L’idée à retenir ici est de faire les choses à temps, quand elles doivent être faites, par priorisation (GTD). Je posterai une revue détaillée sur cette méthode dans un futur article, passant en revue le célèbre livre par David Allen. Si quelqu’un utilise cette méthode, je serais intéressé pour échanger.

The personal Kanban

L’idée qui est développée dans cet article est très simple, et divise les tâches en 3 catégories :
– Celles que vous devez faire
– Celles en cours
– Celles qui sont terminées

Un des objectifs majeurs de la méthode personnelle « Kanban » est d’être sûr que vous avez une vision globale de votre travail (tout ce que vous devez faire pour terminer vos projets), tout en vous efforçant de prioriser votre travail (les tâches en cours).
La première fois que j’en ai entendu parler, je ne l’ai pas appliquée. Cependant, je la trouve très intéressante car elle vous aide à avoir une vision de ce que vous devez faire à l’instant T, dans un contexte plus global. J’en suis convaincu, un parfait process de productivité est essentiellement un outil qui vous permet de reposer votre mémoire tout en vous assurant de n’oublier aucune action. C’est également un outil qui est capable de vous dire ce que vous devez faire en priorité, et réduit de fait votre stress car vous ne pourrez rien oublier d’important. Il réduit donc le stress et vous évite le syndrome « je suis sous l’eau ».
Qui se soucie d’avoir continuellement 247 points d’action ouverts sur son outil de gestion de tâches ?

Chez BeesApps, quand nous avons développé Beesy, nous avions clairement la vision Objectifs/Projets à l’esprit pour gérer vos priorités sur le long terme et la matrice d’Eisenhower pour gérer votre activité quotidienne.
Beesy compile ces deux outils afin de vous permettre d’atteindre une plus grande efficacité dans votre activité professionnelle.