Introduction Le but premier du CoDir, ou Comité de direction est avant tout de mettre en musique la vision et la...
Témoignage client Honeywell
Structurer tous les process au sein d’une plateforme commune et faciliter la transparence des organisations
Nous étions à la recherche d’une solution collaborative, d’une plateforme commune, simple à utiliser et facilitant la transparence des actions, des décisions et de tout ce que nous avons à faire au quotidien.
Jean-Paul Piques
Quels problèmes aviez-vous dans la gestion quotidienne de votre activité avant d’utiliser Beesy ?
Le problème principal que nous avions à gérer était celui de la coordination et de l’alignement des plans d’actions dans la durée, en sortant de l’enfer des chaines d’emails. C’est-à-dire que les activités étaient gérées principalement au travers des emails ce qui engendrait une perte importante de la vision d’ensemble.
Dans une organisation matricielle, où des personnes ayant des compétences similaires se regroupent pour se répartir les tâches, il est fondamental de tout piloter et négocier.
Les enjeux étaient donc de pouvoir partager facilement les notes et décisions actées lors des réunions mais également assigner les tâches en structurant les processus transversaux et récurrents à travers des instances de pilotage comme : le COPIL, CODIR, les points individuels…
Processus qui d’ailleurs ont souvent pour support, rien de plus formel que des emails et des fichiers partages, sur quelques serveurs, ou autres outils comme Jira ou Slack, où l’on se perd facilement. Et pour terminer, garder une trace de tous les échanges.
Comment Beesy a pu répondre à tous ces problèmes ?
Le besoin était donc d’avoir une plateforme commune, simple à utiliser et facilitant la transparence des actions, des decisions et de tout ce qu’il reste à faire. J’ai pu reprendre dans Beesy une structure que j’avais élaborée sur des systèmes plus anciens (comme les notes, systèmes sur base web, etc..) pour organiser le travail et la coordination de l’équipe.
Beesy a réduit le nombre d’emails,
Il a centralisé tous les comptes rendus et les décisions dans un outil unique partagé,
Il a permis de mettre en place dans Microsoft Teams une arborescence pour accéder aux sujets qui concernaient les différentes équipes et différents groupes de travail,
Il a permis également de mettre en place des tableaux de bord d’avancement par personne et par priorités.
Beesy regroupait donc toutes les fonctionnalités essentielles dont nous avions besoin. La solution ne nécessitait aucune assistance à la mise en oeuvre et elle permettait avec un modèle freemium, de gérer des utilisateurs clés, intensifs, et donc payants, et des utilisateurs périphériques en gratuit.
Bénéfices
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Diminution de 90% des emails de synchronisation sur les plans d’actions
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Temps de reporting sur la BU qui est passé de 1 semaine/mois à 4h/mois
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Gain de temps par la centralisation des données provenant des différents canaux
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Grace à Teams, accès instantané à l’information par groupe de travail et processus transversaux
Quelles sont vos fonctionnalités préférées ?
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Tout d’abord, les notes et les sous-tâches pour organiser facilement mes réunions
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De même, l’assignation des tâches en temps réel
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Le Dashboard qui me permet de garder à jour toutes mes priorités en permanence
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Et également l’integration native de Beesy dans Microsoft Teams qui permet une gestion fine des plans d’action à partager est une de mes fonctionnalités préférées