6 conseils pour réussir son reporting

janvier 19, 2022

Écrit par Dina Chevenement

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Avec la surcharge d’informations, et la multitude d’outils : outils de pilotage, outils de Business Intelligence, CRM… Ce ne sont donc pas les données qui manquent ! Mais le véritable enjeu aujourd’hui est d’être capable d’utiliser à bon escient toutes ces informations pour qu’elles soient réellement au service des équipes, des projets et au cœur des stratégies.

Le reporting est l’OUTIL adéquat à la matérialisation de ces données : leur donner du sens pour prendre les bonnes décisions.

Pour en faire un véritable instrument attractif et utilisé par l’ensemble des équipes, voici quelques astuces pour mettre en œuvre vos reportings et motiver ses destinataires

Qu’est-ce qu’un reporting ?

Le reporting est l’activité qui consiste à collecter et compiler des données récupérées sur une période souhaitée et récurrente et de les présenter de manière claires afin qu’elles puissent être analysées et exploitées par les équipes.

L’objectif est donc clairement que les équipes puissent voir et comprendre facilement les données et les informations avec une vision synthétique et visuelle, pour faciliter la prise de décisions.

Le reporting est par conséquent un véritable outil d’accompagnement des équipes pour le pilotage et la mesure de performance de leur activité.

Pourquoi faire des reportings ?

Le reporting est un véritable atout pour une entreprise. Loin de servir d’outil de « flicage », il vise essentiellement à répondre aux objectifs suivants :

  • Être analyser pour la prise de décisions stratégiques
  • Évaluer la performance collective sur le projet ou l’objectif
  • Guider les Managers et les équipes dans l’atteinte des objectifs en mettant très rapidement en exergue les risques potentiels
  • Unifier la communication et donner une vue sur les avancées des objectifs
  • Transmettre l’information stratégique ou opérationnelle intra et inter-services
  • Partager les objectifs et donner plus de sens au travail aux collaborateurs qui peuvent voir l’avancement de leur travail et leur participation aux objectifs collectifs

En effet, le reporting structure la donnée de manière claire et accessible.  Il décline les informations sous diverses représentations pour rendre le contenu plus actionnable.

Son format et sa fréquence varient selon les besoins de l’organisation, des managers et des équipes.

L’intérêt et l’usage du reporting varient aussi en fonction de l’utilisateur

  • Le manager – pour évaluer la performance de son équipe et prendre les décisions sur des justifications objectives
  • Le collaborateur – pour suivre facilement l’avancement de son travail et les priorités par rapport aux objectifs
  • L’équipe dirigeante – pour affiner sa stratégie et identifier les risques majeurs
  • Les membres de la direction – pour disposer de KPI de performance de l’activité de l’entreprise

Ainsi loin de constituer un moyen de « rendre des comptes », le reporting est utile à l’ensemble de l’organisation, à la hiérarchie qui se tient ainsi informée des avancements, mais également aux équipes qui peuvent en extraire des analyses et des enseignements pour leurs activités.

Dans tous les cas, quel que soit l’utilisateur du reporting, il doit pouvoir comprendre les données et analyser la situation d’un simple coup d’œil sans traitement supplémentaire, autrement le reporting perd de son intérêt.

L’analyse des reportings doit déboucher sur des actions, des questions concrètes sur les résultats  (« que s’est-il passé ? Pour quelles raisons ? quelles décisions devons-nous prendre ? quels sont les prochaines étapes ? …) et à chercher des pistes de solutions. Le reporting est ainsi un outil précieux pour maitriser la réalisation

 

Comment construire son reporting

           Un reporting se construit en 3 étapes essentielles :

6 conseils pour mettre en œuvre son reporting

 

Conseil n°1 – Un reporting au service d’objectifs

Cette première étape est l’un des plus importantes dans l ‘élaboration. Pour être réellement efficace, le reporting ne s’improvise pas.

Pour ne rien se cacher, l’analyse de chiffres n’est pas toujours très digeste, et encore plus s’il n’est pas adapté au besoin de votre cible. 

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Un reporting de qualité et utile aux équipes commence par une réflexion sur son objectif.

Un reporting sans objectif précis qui ne répond pas une demande sera un nième mail non lu dans sa boite mail.

Votre reporting doit contenir les informations souhaitées ni plus ni moins pour 1 objectif donnée et 1 cible. Pour bien choisir vos indicateurs, sachez aussi qu’ils sont dépendants du public visé.

Les 3 questions fondamentales à se poser sont donc :

  • Quels sont les objectifs que vous souhaiter piloter avec le reporting ? (Ex : maitriser le deadline d’un projet Client – Augmenter ses ventes dans une région…)
  • Ce reporting est destiné à qui ? à votre équipe ? À la direction ? À d’autres services de l’entreprise ?
  • Comment votre cible va-t-elle l’utiliser ?

Par exemple, si votre reporting porte sur un projet précis, vous devez définir en amont les objectifs du groupe de projet ainsi que les besoins pour s’assurer de l’atteinte de l’objectif et établir ainsi les indicateurs qui permettront de suivre ces éléments. N’hésitez pas à impliquer l’équipe dans la définition des objectifs pour renforcer l’engagement et l’utilité de vos reportings pour votre organisation.

Conseil n°2 – La bonne fréquence

Pour réussir un reporting, il faut préciser sur quelle période les données doivent être collectées : sur une semaine, un mois, un trimestre ou même une année…

Pour choisir la bonne fréquence répondez à la question suivante :

À quelles échéances les performances observées vous permettront-elles d’agir ?

La fréquence d’un reporting est donc dépendante de l’objectif du reporting. Les différentes fréquences de reporting vous donnent des avantages distincts.

  • Hebdomadaire: un rapport toutes les semaines pour le suivi d’une activité d’équipe, de la performance d’un projet pour des suivis plus opérationnels.
  • Mensuel: à privilégier pour un objectif plus d’analyse des tendances et des progressions et identifier rapidement les points d’amélioration pour le mois prochain.
  • Trimestriel: c’est l’intervalle idéal pour une analyse poussée de la stratégie et, si nécessaire, une aide à la définition d’objectifs stratégiques.  Idem pour un rapport semestriel ou annuel.

Bon à savoir :

Il est important pour les reportings mensuels d’avoir des notions d’évolution dans le temps et de pouvoir faire des comparaisons par rapport au reporting précédent. 

Conseil n°3 –  Des indicateurs utiles à la prise de température et de décisions

Intégrez uniquement les indicateurs permettant de déclencher des actions ciblées et faciliter la prise de décision. Tout autres indicateurs est superflue

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Clair et concis sont les mots d’ordre dans le choix de vos indicateurs clés !

Attention trop de reporting, tue le reporting. Cet outil indispensable au pilotage peut être à double tranchant. Avec la surcharge d’information, nous avons rapidement tendance à vouloir toujours plus de KPI, toujours plus de reporting, les rapports s’alourdissent, trop détaillés, trop nombreux et du coup fondamentalement inutile parce que nous ne savons plus lequel est pertinent et pourquoi ? Attention au temps passé pour les construire mais aussi et surtout à l’analyser et le comprendre.

En conclusion : allez à l’essentiel !

Pour faciliter la lecture de votre reporting, optez pour la règle suivante  :

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Ne dépassez pas 1 slide pour un reporting avec 1 objectif et 1 cible

Toujours dans un souci de clarté, évitez de vous étendre sur tous les KPIs possibles et imaginables. Concentrez-vous sur ceux qui ont le plus de sens, incluant :

  • Ceux qui permettent de mesurer les résultats concrets obtenus ;
  • Quelques indicateurs vous permettant de suivre des évolutions pour évaluer les tendances de progressions ;
  • Une case commentaires et recommandations pour les prochaines étapes peuvent etre aussi un plus dans vos reportings.

N’oubliez pas uniquement des statistiques actionnables !

Conseil n° 4 – Gagnez du temps avec l’automatisation de la collecte de données adaptées et surtout à jour

Une fois les éléments importants de votre reporting définis, il est important de définir comment collecter les données.

Un reporting repose sur la donnée : l’accès mais aussi et surtout la qualité de celle-ci.

Elle peut être issues de données saisies manuellement mais aussi d’outils métiers ou opérationnels.

Dans la mesure du possible. Le meilleur moyen d’accéder à une donnée la plus pertinente et la plus récente possible est d’automatiser la collecte des données. Évitez la saisie et le traitement manuel pour s’assurer que les tableaux de bord utilisent des données à jour en temps réel.

Réservez la saisie manuelle pour les commentaires et la proposition du plan d’action

Pour vous assurer de la qualité de vos données pour votre reporting vous pouvez vous poser les 3 questions suivantes :

Fiabilité : Dans quelle mesure je peux m’assurer que mes données collectées sont exactes et sont bien à jour ? 

Format : Le format des données collectées est-il uniforme pour l’ensemble des indicateurs ? 

Calcul : Un calcul des données est-il nécessaire afin de rendre l’information exploitable ?

L’automatisation du processus de collecte et d’analyse de vos données peut vous aider à agréger les données pour les rendre plus fiables et compréhensibles : c’est aussi du temps gagné dans la création et des garantis sur sa fiabilité.

Restes tout de même à vous assurer que vos outils métiers soient bien à jour …

 

Conseil N° 5 – Ne lésinez pas sur la forme pour un reporting attrayant

Facilitez la lecture et l’analyse de vos reportings avec des visuels et des graphiques.

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Votre reporting doit être agréable à lire à la fois sur fond avec les indicateurs pertinents mais aussi sur la forme avec les visuels, graphiques et couleurs.

 Quelques astuces :

  • Mettez de la couleur, mais pas trop non plus, on évite l’effet sapin de Noel. La couleur doit être utilisée pour mettre en avant certaine données importantes, ou pour symboliser en 1 simple coup d’œil, les statuts de l’information.
  • Pour faciliter la lecture par vos collaborateurs, utilisez les couleurs de votre charte graphique. Cela permet aussi une homogénéité d’interprétation des couleurs sur l’ensembles des reportings
  • Hiérarchisez votre information pour faciliter la lecture
  • Les visuels à la fois pour aérer votre reporting mais aussi pour attirer l’œil du lecteur : Par exemple pour un reporting sur un projet client, mettez le logo de votre client
  • Utilisez les graphiques adéquates aux types d’information.

Choisir le bon format selon les besoins :

Conseil n°6 – La communication et la diffusion

Le reporting est outil utile pour l’ensemble de votre organisation. Il ne doit pas se limiter à la hiérarchie mais au contraire il est aussi un très bon outil de motivation des équipes.

La communication et le partage de vos tableaux de bords vous permet de garantir une information homogène au sein de l’équipe sur l’avancement des objectifs opérationnels mais aussi de maintenir la dynamique collective. Il a aussi l’avantage d’uniformiser le pilotage de l’activité de votre équipe en les faisant tous regarder et avancer dans le même sens.

Dans le choix de la communication de vos reporting est dépendante de votre cible :

  • L’email plutôt pour votre hiérarchie ou comité de décisionnaires – l’objectif :  DÉCIDER. La communication par email d’un rapport doit être accompagner d’une synthèse et d’un commentaire de décisions et plan d’action.
  • Un outil de partage avec les équipes – L’objectif : AGIR. Les équipes peuvent ainsi interagir en direct avec le tableau de bord pour des analyses plus approfondies et agir en conséquence

L’interactivité sur vos tableaux de bord peut être un atout important pour la réussite de ses objectifs. Les équipes doivent facilement identifier comment agir pour améliorer les résultats et la performance :  Les indicateurs pour des décisions actionnables.

Un rapport interactif doit permettre aux équipes d’effectuer divers types d’analyse plus approfondies des données en temps réel, ils peuvent par exemple cliquer pour accéder à des informations plus spécifiques.

Le feed-back est un point important afin de savoir comment vos collaborateurs perçoivent le message et peuvent utiliser les reportings dans leur organisation quotidienne. Ce feedback vous permet aussi de faire évoluer vos tableaux de bord dans une logique d’amélioration continue de la performance collective.

 

En résumé, pour que vous reporting soit un véritable outil de pilotage

Ce qu'il faut faire

  • Un reporting Utile : des KPI réfléchis pour un objectif et une cible
  • Un reporting concis : Uniquement les indicateurs essentiels
  • Un reporting agréable à lire : avec les bonnes illustrations et visuels
  • Contextualisé avec des légendes mais aussi des commentaires
  • Le rendre Interactif pour être en mode actionnable
  • Partager avec les équipes : des équipes concernées par le reporting
  • Un outil d’aide à la décision et non une finalité en soi
  • Le faire évoluer en fonction des besoins et des feedbacks de l’équipe
  • Des rapports toujours à jour : Il est inutile d’envoyer des rapports qui ne sont plus à jour. Assurez-vous que vos rapports sont bien mis à jour, sinon ils seront redondants et obsolètes.

Ce qu'il ne faut pas faire

  • Créer un reporting sans vous poser de questions sur son objectif
  • Choisir des indicateurs difficiles à mettre à jour à chaque rapport
  • Suivre uniquement les indicateurs qui sont facile à mesurer qui ne permettent pas d’évaluer la véritable performance de votre activité
  • Surcharger votre reporting avec un trop grand nombre de données
  • Ennuyer votre cible avec des présentations statiques
  • Le voir comment un outil de contrôle et flicage et non de décision
  • Ne jamais remettre en cause vos indicateurs clés de performance : Le reporting parfait n’existe pas, il a besoin d’évoluer avec les besoins et attentes
  • N’envoyer pas par email vos tableaux de bord sans explication ni contexte.

La solution pour vos reportings d'activité opérationnelle sur-mesure

  • Vous construisez vos reportings sur mesure
  • Beesy consolide tous les plans d’actions de votre activité et celle de vos collaborateurs issue de vos réunions, emails et chat
  • Des reportings automatisés en temps réel
  • Des reportings intéractifs pour une analyse détaillée des indicateurs
  • Des reportings partagés pour dynamiser et motiver les équipes
  • Des reportings visuels et graphiques

Pour finir,

Le reporting est un outil pertinent pour accompagner une entreprise, un de ses services ou un collaborateur dans la réalisation des objectifs. Cette vision en un coup d’œil d’un panel restreint KPI permet d’aller à l’essentiel, de faciliter la communication de l’information, de fédérer les équipes autour des mêmes objectifs et surtout de prendre les bonnes décisions. Il permet aux utilisateurs de prendre de la perspective – un regard sur l’activité. Il permet ainsi grâce à sa concision et son évolution, l’anticipation et la collaboration.

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