L’objectif de ce cas d’usage est de vous détailler comment mettre en place en 15 min par équipe de 5 à 10 personnes, l’organisation de votre travail à distance dans Microsoft Teams et Beesy

Vous pourrez ainsi assurer la continuité de votre activité en :

• Vous assurant de l’autonomie de vos collaborateurs et en leur permettant de donner de la visibilité à leurs actions
• Pilotant efficacement l’avancement de l’activité même à distance
• Maintenant un contact et une communication dans les équipes

Première étape : La mise en place de votre organisation dans Microsoft Teams et Beesy

Pour piloter votre activité, déployez dans Microsoft Teams l’organisation de votre activité en créant 2 équipes :

– Une équipe “MY TEAM”, qui se composera d’un canal dédié pour chacun de vos collaborateurs que vous souhaitez suivre. Pour plus de confidentialité, préférez les canaux privés.

– Une équipe “PILOTAGE”, qui regroupera un canal pour chaque activité prioritaire que vous voulez piloter à distance avec vos équipes.

Une fois votre organisation Microsoft Teams finalisée, configurez votre Beesy à l’identique de Microsoft Teams.

Etape 1 – Installez Beesy dans votre microsoft Teams : dans la rubrique applications, sélectionnez Beesy et cliquez “ajouter”. Une conversation Beesy est alors automatiquement créée. Nous pouvons alors commencer la configuration de votre Beesy.

Etape 2 – Ajoutez vos collaborateurs dans Beesy: dans la conversation Beesy, allez sur l’onglet Personne et ajoutez un par un vos collaborateurs avec le bouton + du menu de gauche. Si vous le souhaitez, vous pouvez directement faire un import de vos collaborateurs à partir d’un extrait de vos bases de contact. En ajoutant vos collaborateurs, invitez les à vous rejoindre sur Beesy.

(NB : N’importez dans Beesy que les collaborateurs nécessaires au pilotage de votre activité.)

Etape 3 – Configurez vos projets dans Beesy : pour chaque canal de Teams, créez un projet dans Beesy dans la conversation Beesy sur l’onglet projet, selon l’organisation suivante :

• Une équipe Teams se configure en un objectif dans Beesy . Créez donc dans Beesy l’objectif “My team” et “Pilotage”
• Un canal Teams se configure en un Projet Beesy 

Pour simplifier le paramétrage de vos projets, vous pouvez utiliser le fichier d’import suivant : cliquez-ici

Et enfin dernière étape, définissez pour chaque projet Beesy, vos règles de partage avec les collaborateurs dans l’onglet projet en cliquant sur le bouton   

La configuration est prête, vous pouvez commencer à mettre en place votre organisation de travail à distance.

Mettez en place vos rituels

Planifiez dans votre semaine les échanges suivants  :

1. Une réunion d’équipe de 1h
2. Un point individuel de 30 min avec chaque collaborateur
3. Un “Rdv café” le mercredi après-midi par exemple
4. Un point rapide le vendredi pour faire le bilan de la semaine, avec un reporting weekly status
5. Une présentation de sujet par l’équipe de 30 min tous les 15 jours ou 1 fois par mois

Pour piloter efficacement ces réunions, nous allons déployez dans Microsoft Teams et Beesy, une organisation qui simplifiera leur préparation et leur suivi

Pour La gestion de la réunion d’équipe

Pour la gestion de vos réunions d’équipe, de la même manière prenez-vos notes dans Onenote ou dans un email si vous preferez.

Envoyez vos notes à votre assistant Beesy en spécifiant le projet “Pilotage/Général”

Dans votre canal général de votre équipe “Pilotage”, ajoutez un onglet Beesy Note, pour y retrouver toutes les notes et les plans d’actions de vos réunions d’équipe.

• Sur le canal général :
  • Ajouter un onglet Beesy
  • Choisissez l’activité : PROJET
  • Spécifiez le nom du projet : Géneral
  • Sélectionnez le type d’onglet NOTE

Suivez votre activité en confiance et en équipe

Configurez le reporting de l’activité de vos collaborateurs

Identifiez très rapidement l’avancement de l’activité de votre collaborateur avec des onglets Dashboard dans votre microsoft Teams pour voir en 1 clic par exemple  :

NB : Si dans votre quotidien, vous utilisez régulièrement le menu conversation pour communiquer avec vos collaborateurs, vous pouvez aussi ajouter ces mêmes onglets dans les conversations avec chaque collaborateur.

Vous pouvez aussi utiliser le bot Beesy pour obtenir ses reporting en 1 phrase en vous adressant directement à lui dans conversation avec par exemple : “Donne moi les actions cloturées de Pierre aujourd’hui” , “les actions en retard d’Antoine” 

La rapidité du reporting vous permet d’identifier très facilement si l’activité est en ligne et de vous focaliser sur l’essentiel à savoir échanger avec vos collaborateurs pour lever tous les points bloquants.

Vous pouvez dans les 2 cas très facilement commenter une action si vous avez besoin de précision ou de fournir des informations complémentaires pour accompagner votre équipe.

Grâce à ces onglets, votre collaborateur peut aussi très facilement réaliser son bilan de la semaine. Par exemple :

• Qu’est-ce que j’ai fait cette semaine avec l’onglet actions terminées
• Qu’est-ce que j’ai prévu de faire la semaine prochaine avec l’onglet actions à réaliser dans les 7 prochains jours
• Mes points bloquants de la semaine avec un export de l’onglet des actions en retard et les commentaires associés
• Comment je me suis-senti cette semaine

Votre collaborateur peut aussi demander à Beesy de vous envoyer directement son reporting quotidien d’activité: “Envoie à David mes actions clôturées aujourd’hui”  .

 En moins de 15 min, vos collaborateurs peuvent vous faire un feedback hebdomadaire de leur activité.

Ces reporting peuvent être un support de votre réunion d’équipe du lundi pour avoir une vue globale de l’activité et définir ensemble les plans d’actions à mettre en oeuvre. Ne mobilisez pas la parole lors de vos réunions d’équipe, nommez un leader sur chaque projet qui pourra grâce à une vue agile de vos projets faire une synthèse de 5 min sur le projet.

Ils sont aussi une bonne base pour la création du weekly status de l’équipe (bilan de la semaine) :

• Une vue sur les projets et leur météo
• Les actions de la semaine réalisées
• Les actions pour la semaine prochaine
• Un retour sur les soucis /points Bloquants des personnes
• Les idées à partager

Pour réaliser la synthèse de ces points bloquants ou de ses idées, votre collaborateur peut créer des tâches en utilisant les types d’action dans Beesy : par exemple Risques pour points bloquants et Idée pour idée. Pour son weekly status, il a juste à demander à son Bot Beesy : ” mes actions risques de la semaine” , ” mes idées de la semaine” . Par projet, il sera alors facile d’agréger le feedback de vos collaborateurs.

Votre équipe peut ainsi générer un weekly report en moins de 30 minutes et préparer vos réunions du Lundi

Développez l’esprit d’équipe

En situation de télétravail prolongée, les collaborateurs peuvent rapidement sentir un sentiment d’isolement. Il est important de recréer la cohésion et les échanges informelles entre collaborateurs.

Créez un meeting hebdomadaire Teams par exemple le mercredi après-midi où les collaborateurs peuvent se retrouver en visio-conférence autour d’un café ou thé virtuel. Profitez de ces moments pour échanger sur la situation et le ressenti  de chacun en télétravail, recréez ainsi les traditionnelles  “pauses-café” pour  maintenir du lien entre vos collaborateurs.