CAS PRATIQUE

Manager son équipe à distance

avec Microsoft Teams et Beesy

Manager son équipe à distance
Les 6 astuces pour manager son activité et son équipe à distance

 

L’objectif de ce cas d’usage est de vous détailler comment mettre en place en 15 min par équipe de 5 à 10 personnes, l’organisation de votre travail à distance dans Microsoft Teams et Beesy

Vous pourrez ainsi assurer la continuité de votre activité en :

  • Vous assurant de l’autonomie de vos collaborateurs et en leur permettant de donner de la visibilité à leurs actions
  • Pilotant efficacement l’avancement de l’activité même à distance
  • Maintenant un contact et une communication dans les équipes

 

 

Première étape : La mise en place de votre organisation dans Microsoft Teams et Beesy

Pour piloter votre activité, déployez dans Microsoft Teams l’organisation de votre activité en créant 2 équipes :

– Une équipe « MY TEAM », qui se composera d’un canal dédié pour chacun de vos collaborateurs que vous souhaitez suivre. Pour plus de confidentialité, préférez les canaux privés.

– Une équipe « PILOTAGE », qui regroupera un canal pour chaque activité prioritaire que vous voulez piloter à distance avec vos équipes.

 

 

configuration de votre activité dans Microsoft Teams

Une fois votre organisation Microsoft Teams finalisée, configurez votre Beesy à l’identique de Microsoft Teams.

Etape 1 – Installez Beesy dans votre microsoft Teams : dans la rubrique applications, sélectionnez Beesy et cliquez « ajouter ». Une conversation Beesy est alors automatiquement créée. Nous pouvons alors commencer la configuration de votre Beesy.

Etape 2 – Ajoutez vos collaborateurs dans Beesy: dans la conversation Beesy, allez sur l’onglet Personne et ajoutez un par un vos collaborateurs avec le bouton + du menu de gauche. Si vous le souhaitez, vous pouvez directement faire un import de vos collaborateurs à partir d’un extrait de vos bases de contact. En ajoutant vos collaborateurs, invitez les à vous rejoindre sur Beesy.

(NB : N’importez dans Beesy que les collaborateurs nécessaires au pilotage de votre activité.)

Etape 3 – Configurez vos projets dans Beesy : pour chaque canal de Teams, créez un projet dans Beesy dans la conversation Beesy sur l’onglet projet, selon l’organisation suivante :

  • Une équipe Teams se configure en un objectif dans Beesy . Créez donc dans Beesy l’objectif « My team » et « Pilotage »
  • Un canal Teams se configure en un Projet Beesy 

Pour simplifier le paramétrage de vos projets, vous pouvez utiliser le fichier d’import suivant : cliquez-ici

Et enfin dernière étape, définissez pour chaque projet Beesy, vos règles de partage avec les collaborateurs dans l’onglet projet en cliquant sur le bouton   

La configuration est prête, vous pouvez commencer à mettre en place votre organisation de travail à distance.

Mettez en place vos rituels

Planifiez dans votre semaine les échanges suivants  :

  1. Une réunion d’équipe de 1h
  2. Un point individuel de 30 min avec chaque collaborateur
  3. Un « Rdv café » le mercredi après-midi par exemple
  4. Un point rapide le vendredi pour faire le bilan de la semaine, avec un reporting weekly status
  5. Une présentation de sujet par l’équipe de 30 min tous les 15 jours ou 1 fois par mois

Pour piloter efficacement ces réunions, nous allons déployez dans Microsoft Teams et Beesy, une organisation qui simplifiera leur préparation et leur suivi

 

 

 

Organisez votre travail avec l’équipe

Gestion des réunions Individuelles et Equipes

Pour rendre vos échanges efficaces:

  1. Préparez les en amont
  2. Prenez des notes
Pour le Collaborateur

Définissez tout d’abord ses objectifs dans une note OneNote par exemple, que vous transférerez à la fin de votre revue d’objectif à votre assistant Beesy par email. Précisez le projet, en mettant au début du corps de votre email projet : « Nom du collaborateur » .

Beesy analysera la note et la transformera automatiquement en un plan d’actions.

Pour chaque canal de collaborateur, créez dans Teams, un onglet Beesy avec Les notes du projet « Nom du collaborateur » :

  • Ajouter un onglet Beesy
  • Choisissez l’activité : PROJET
  • Spécifiez le nom du projet : NOM COLLABORATEUR
  • Sélectionnez le type d’onglet NOTE

Dans cette onglet, vous retrouverez l’ensemble des notes de vos réunions one-to-one avec vos collaborateurs et les plans d’actions associés

Pour préparer vos points suivants avec votre collaborateur, vous n’aurez qu’à demander à votre assistant Beesy dans votre conversation Teams de vous préparer votre réunion : « @Beesy prepares moi la réunion one-one de Pierre »

Beesy vous crée alors automatiquement une note qui regroupe tous les actions en cours de votre collaborateur.  Chaque semaine, renouvelez l’opération et vous aurez ainsi des notes récurrentes associées à votre collaborateur et vous pourrez voir directement les actions qui ont été réalisés entre les 2 réunions.

Nb: Pour la première note de suivi d’action, il sera nécessaire de la basculer manuellement dans le projet de suivi du collaborateur. Les notes suivantes seront quant à elle automatiquement créée dans le bon projet.

Automatiser le plan d'action de votre collaborateur directement depuis vos comptes rendus de réunion
Piloter vos points individuels avec votre collaborateur
Pour La gestion de la réunion d’équipe

Pour la gestion de vos réunions d’équipe, de la même manière prenez-vos notes dans Onenote ou dans un email si vous preferez.

Envoyez vos notes à votre assistant Beesy en spécifiant le projet « Pilotage/Général »

Dans votre canal général de votre équipe « Pilotage », ajoutez un onglet Beesy Note, pour y retrouver toutes les notes et les plans d’actions de vos réunions d’équipe.

  • Sur le canal général :
    • Ajouter un onglet Beesy
    • Choisissez l’activité : PROJET
    • Spécifiez le nom du projet : Géneral
    • Sélectionnez le type d’onglet NOTE

Suivez votre activité en confiance et en équipe

Configurez le reporting de l’activité de vos collaborateurs

Identifiez très rapidement l’avancement de l’activité de votre collaborateur avec des onglets Dashboard dans votre microsoft Teams pour voir en 1 clic par exemple  :

Dans les canaux de vos collaborateurs, créez les onglets suivants

  • Les actions du jour (Choisissez collaborateur / Son Nom , cliquez sur Dashboard / action en cours/ aujourd’hui / tous les projets)
  • Les actions en retard  (collaborateur / Nom-Collaborateur /Dashboard / action dépassées/ les 7 derniers/ tous les projets)
  • Les actions terminées (collaborateur / Nom-Collaborateur /Dashboard / action dépassées/ les 7 derniers/ tous les projets)
  • Les actions à réaliser cette semaine  (collaborateur / Nom-Collaborateur /Dashboard / action en cours/ +/-7  jours/ tous les projets)

 

Configurez des tableaux de bord Beesy dans Microsoft Teams pour piloter votre collaborateur

NB : Si dans votre quotidien, vous utilisez régulièrement le menu conversation pour communiquer avec vos collaborateurs, vous pouvez aussi ajouter ces mêmes onglets dans les conversations avec chaque collaborateur.

Vous pouvez aussi utiliser le bot Beesy pour obtenir ses reporting en 1 phrase en vous adressant directement à lui dans conversation avec par exemple : « Donne moi les actions cloturées de Pierre aujourd’hui » , « les actions en retard d’Antoine » 

La rapidité du reporting vous permet d’identifier très facilement si l’activité est en ligne et de vous focaliser sur l’essentiel à savoir échanger avec vos collaborateurs pour lever tous les points bloquants.

Vous pouvez dans les 2 cas très facilement commenter une action si vous avez besoin de précision ou de fournir des informations complémentaires pour accompagner votre équipe.

Grâce à ces onglets, votre collaborateur peut aussi très facilement réaliser son bilan de la semaine. Par exemple :

  • Qu’est-ce que j’ai fait cette semaine avec l’onglet actions terminées
  • Qu’est-ce que j’ai prévu de faire la semaine prochaine avec l’onglet actions à réaliser dans les 7 prochains jours
  • Mes points bloquants de la semaine avec un export de l’onglet des actions en retard et les commentaires associés
  • Comment je me suis-senti cette semaine

Votre collaborateur peut aussi demander à Beesy de vous envoyer directement son reporting quotidien d’activité: « Envoie à David mes actions clôturées aujourd’hui »  .

 En moins de 15 min, vos collaborateurs peuvent vous faire un feedback hebdomadaire de leur activité.

Co-construisez le reporting d’équipe

Configurez un reporting agile de votre activité

Adoptez un reporting agile et circulaire pour vos équipes, en intégrant des tableaux de bord visuels d’état d’avancement pour chaque canal de pilotage de votre activité Chacun peut voir le qui fait quoi, et l’avancement global du projet Dans les canaux, pour créer vos tableaux de bord, choisissez le projet associé dans Beesy et ajoutez les onglets suivants  :

  • Les actions clôturées :(Projet / Nom du projet / Dashboard / les actions terminées / les 7 derniers jours /Pour tout le monde)
  • Les actions de la semaine : (Projet / Nom du projet / Dashboard / les actions en cours/ +/- 7 jours /Pour tout le monde)
  • Les actions en retard(Projet / Nom du projet / Dashboard / les actions dépassées / les 7 derniers jours /Pour tout le monde)
  • Le tableau de bord d’activité :  (Projet / Nom du projet / Dashboard /Tableau de bord / +/- 7 jours /Pour tout le monde)

Pour le canal Général, au lieu de projet choisissez l’objectif Beesy où sont rattachés tous vos projets, et trier votre reporting par projet, vous aurez ainsi un tableau de bord global avec l’ensemble des actions agrégées sur tous les canaux/projets.

La souplesse du reporting de Beesy vous permet ainsi de personnaliser vos tableaux de bord pour piloter avec votre équipe l’ensemble de l’activité.  

Mettre en place un reporting agile pour manager à distance votre activité avec vos équipes

Ces reporting peuvent être un support de votre réunion d’équipe du lundi pour avoir une vue globale de l’activité et définir ensemble les plans d’actions à mettre en oeuvre. Ne mobilisez pas la parole lors de vos réunions d’équipe, nommez un leader sur chaque projet qui pourra grâce à une vue agile de vos projets faire une synthèse de 5 min sur le projet.

Ils sont aussi une bonne base pour la création du weekly status de l’équipe (bilan de la semaine) :

  • Une vue sur les projets et leur météo
  • Les actions de la semaine réalisées
  • Les actions pour la semaine prochaine
  • Un retour sur les soucis /points Bloquants des personnes
  • Les idées à partager

Pour réaliser la synthèse de ces points bloquants ou de ses idées, votre collaborateur peut créer des tâches en utilisant les types d’action dans Beesy : par exemple Risques pour points bloquants et Idée pour idée. Pour son weekly status, il a juste à demander à son Bot Beesy :  » mes actions risques de la semaine » ,  » mes idées de la semaine » . Par projet, il sera alors facile d’agréger le feedback de vos collaborateurs.

Votre équipe peut ainsi générer un weekly report en moins de 30 minutes et préparer vos réunions du Lundi

 

Communiquez et faites communiquer votre équipe

En situation de télétravail encore plus qu’en contact direct, la communication est une clé indispensable pour assurer une bonne coordination avec vos équipes.

Pour vos échanges, privilégiez les conversations de Microsoft Teams pour échanger avec vos collaborateurs plutôt que les emails. Ce type d’échange favorise les échanges courts et concis.

Sur vos sujets prioritaires, utilisez les canaux de conversation associés aux sujets : Chaque membre de l’équipe concerné par le sujet peut alors très facilement interagir et apporter les précisions et complément d’informations nécessaire pour le travail en équipe. Vous évitez ainsi d’être le point central pour la diffusion des informations pertinentes pour faire avancer votre activité. Les conversations Teams permettent aussi facilement de partager les fichiers, de planifier des réunions  si nécessaire entre les équipes, mais aussi de créer à la volée automatiquement des tâches pour compléter et mettre à jour les plans d’actions.

Pour ce dernier point, vous ou votre collaborateur n’avez qu’à mentionner @Beesy dans la conversation pour marquer une action à réaliser. Vous pouvez ainsi très facilement faire des update de vos feuilles de route et tracez toutes les actions nécessaires pour la bonne conduite de vos projets.

 

utilisez votre assistant intelligent pour créer des taches automatiquement dans les conversations Teams

Développez l’esprit d’équipe

En situation de télétravail prolongée, les collaborateurs peuvent rapidement sentir un sentiment d’isolement. Il est important de recréer la cohésion et les échanges informelles entre collaborateurs.

Créez un meeting hebdomadaire Teams par exemple le mercredi après-midi où les collaborateurs peuvent se retrouver en visio-conférence autour d’un café ou thé virtuel. Profitez de ces moments pour échanger sur la situation et le ressenti  de chacun en télétravail, recréez ainsi les traditionnelles  « pauses-café » pour  maintenir du lien entre vos collaborateurs.

N’hesitez pas à insuffler un peu de fun dans les échanges au sein des d’équipes pour créer des moments de décompression dans la journée. Créez un canal de communication dédiée pour échanger sur les sujets « pauses-cafés » (actualités, boite à idée…) où les équipes peuvent user et abuser des fonctions de gifs intégrés et stickers.

Vous pouvez ainsi même à distance développer une bonne ambiance et faire de votre équipe « the best place to work » .

 

Le Télétravail avec Microsoft Teams & Beesy

DES OBJECTIFS CLAIRS ET PRéCIS

Automatisation des plans d’actions pour des collaborateurs autonomes et responsabilisés

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une équipe alignée avec les objectifs

Une communication ouverte, une organisation agile pour des équipes plus performantes

un PILOTAGE SIMPLifié de l'activité

Des données consolidées et une multitude de filtre pour ajouter tous les onglets de reporting necessaire pour piloter l’activité en 1 clic

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