Gestion des Mails: créer/assigner des actions par mail

Beesy.me Pro: Gestion des Mails – Créer et assigner des actions par mail

Mail To Task: une Gestion des Mails intégrée à votre Beesy

Qu’est-ce que c’est ?

Avec la nouvelle fonctionnalité Mail To Task vous pouvez maintenant créer une tâche à partir d’un email dans votre Beesy et ainsi optimiser votre Gestion des Mails.
Quand une idée surgit, quand votre supérieur vous donne du travail à la pause déjeuner ou quand vous recevez par email des actions à un moment inopportun vous n’avez pas toujours votre iPad ou votre ordinateur portable à portée de main pour les intégrer à votre outil de gestion de tâches. Étant souvent sollicité, ce genre d’informations peuvent être facilement oubliées si vous ne les écrivez pas sur le moment. Maintenant, avec la nouvelle fonctionnalité Mail To Task vous pouvez rapidement et facilement intégrer ces nouvelles actions dans votre Beesy à partir d’un simple email.

Par ailleurs, vous pouvez aussi transférer les emails de collaborateurs ou supérieurs directement vers votre Beesy afin d’y créer les actions correspondantes. Cette nouvelle fonctionnalité permet d’avoir un accès à votre Beesy à tout moment à partir de n’importe quel appareil; seul une connexion Internet et une fonction email suffisent. Ainsi, bien que Beesy n’intègre pas dans son interface la Gestion des Mails, le Mail To Task permet de mieux gérer ses mails en les transférant directement et facilement dans votre Beesy.
Le Mail To Task simple permet de vous créer une tâche à partir d’un email. Le Mail To Task Premium, disponible avec une souscription Beesy.me Pro, vous permet de créer tout type d’actions assignées à vous même ou vos contacts et au projet de votre choix.

Comment utiliser le Mail To Task ?

our utiliser le Mail To Task vous devez disposer d’un appareil muni d’une connexion Internet ainsi que d’une fonction email.
Tout d’abord vous devez récupérer votre email Mail To Task en allant sur votre compte Beesy.me. Vous le trouverez dans la partie “Informations de création via Email”.

Email Management

Ainsi, lorsque vous souhaiterez envoyer une tâche sur votre Beesy il vous suffira d’envoyer le contenu de l’action à l’adresse email que vous venez de récupérer. L’objet de l’email correspond lui à l’entête de l’action.

Vous pouvez par ailleurs envoyer une tâche vers votre Beesy de la même façon en mettant le Mail To Task en copie ou copie cachée. De cette façon, vous pouvez informer vos collaborateurs des actions que vous comptez effectuer tout en les ajoutant instantanément dans votre Beesy. En traitant un mail directement sous forme de tâches, la gestion des mails s’incorpore de façon cohérente à votre outils de productivité Beesy pour un workflow optimisé.

Vous pouvez maintenant ajouter cet email dans votre liste de contacts ou télécharger le contact sous forme de carte de visite électronique.
C’est cette adresse email que vous utiliserez pour envoyer des tâches directement sur votre Beesy.

Email Management

Dans un premier temps vous recevrez la tâche dans un projet nommé Mailbox.
De plus, par défaut l’action vous est assignée pour la semaine suivante. Bien entendu vous pouvez ensuite assigner l’action à la date,au projet et aux contacts que vous souhaitez.

Mail to Task: Version Premium

Quelles sont les fonctionnalités Premium ?

Pour bénéficier du Mail To Task Premium vous devez souscrire à Beesy.me Pro.
La version Premium du Mail To Task vous permet d’envoyer tout type d’action à vos contacts et de l’assigner via l’email à n’importe quel projet existant. Vos contacts utilisant Beesy recevront les actions directement dans leur Beesy tandis que vos contacts non utilisateurs de Beesy les recevront par email. De cette façon, la gestion des mails est optimisée tant pour vos collaborateurs usagers de Beesy que pour ceux qui ne le sont pas.
De cette façon vous pouvez déléguer le travail et gérer votre équipe à partir de n’importe où grâce à un simple email.

Comment utiliser le Mail To Task Premium ?

Le processus est le même que pour la version simple. La seule différence est qu’avec la version Premium vous devez préciser le type de l’action, le destinataire et le projet assignés à l’action.

Pour cela vous devez rentrer ces informations dans l’objet de l’email selon une nomenclature simple :

  • @PRS est le trigramme du contact auquel vous assignez l’action
  • +Action correspond au type de l’action: Tâche, Appel, Réunion, Email, etc.
  • #(Projet) est le nom du projet auquel l’action sera assignée. Si vous ne rentrer rien à ce niveau l’action atterrira dans le projet Mailbox par défaut.
Email Management

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