Comment se rendre plus productif au travail et ne pas perdre de temps ?

1. La perte de temps

Il faut l’admettre, une grande partie de notre journée au travail n’est pas forcément productive ! Il est important d’avoir une bonne gestion du temps. La plupart de nos journées sont consacrées à l’envoi d’emails et autres tâches (téléphone, communication, réunions, etc.)

• La majorité des managers cumulent environ 62 réunions par an, ce qui représente plus ou moins 1000 heures par manager par an
• Ils ont approximativement 300 actions à réaliser par an, ce qui voudrait dire qu’ils utiliseraient à peu près 15 cahiers par an
• Les professionnels passent en moyenne 300 heures/an à écrire des rapports, avec une répartition de 4 heures/semaine à mettre à jour leur CRM et de 2 heures/semaine afin de réaliser le reporting de leur projet

D’après une étude réalisée par L’institut Easypanel pour le site e-commerce Crucial.fr, près de la moitié des sondés (43,3 %) consacrent jusqu’à 30 minutes par jour à des tâches qui ne sont pas directement liées à leur travail. Un quart (25,1 %) perd même jusqu’à une heure par jour et certains (89 %) professionnels pensent perdre trop de temps au bureau.

Gestion du temps
Dans cet article vous trouverez plusieurs solutions vous permettant de gagner du temps et d’augmenter votre productivité. L’avantage des techniques de gestion du temps est la possibilité d’optimiser la façon dont vous dépensez votre temps afin d’optimiser vos résultats.

2. Les solutions : une bonne gestion du temps

Vie de bureau : Participer à une réunion semble être une évidence de la vie de cadre. Cependant, selon une étude du cabinet Perfony portant sur 340 cadres interrogés au mois d’avril, si 98% d’entre eux estiment que les réunions sont nécessaires, les trois quarts estiment qu’elles leur font perdre leur temps.

Voici une liste de solutions qui vous permettront de gagner du temps au travail. Ces solutions font partie d’une liste non-exhaustive que nous mettrons à jour avec vos idées et recommandations :

  • L’absence ou mauvaise planification : Vous devez être organisé pour utiliser votre temps efficacement.
  • Prendre les tâches à faire une par une : Faites les choses les plus importantes en premier.
  • Réduire vos priorités : Faites une liste de quatre choses que vous aimeriez accomplir.
  • Gérer votre temps
  • Déléguer : Vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Faites les choses dans lesquelles vous êtes bon et apprécié. Avec Beesy, il est possible d’assigner une action à un ou une collègue directement via l’application.
  • Procrastination: Évitez de passer du temps sur les sites qui ne sont pas directement liés à votre travail.
  • Déplacez-vous avec votre tablette: Comme nous vous l’avions expliqué dans notre article « L’iPad en entreprise est en pleine expansion », l’iPad est un outil puissant qui vous fait réaliser un gain de productivité lors d’un déplacement.
  • La numérisation de notes : Notes manuscrites numérisées avec un SmartPen.
Gestion du temps

Malgré ces différentes solutions, le plus important est de savoir dire NON lorsque vous êtes surchargé de travail.
Nous avons tous de bonnes intentions, quand il s’agit d’aider un ami ou un collègue, mais dire non à des engagements « inutiles » peut vous donner le temps nécessaire pour récupérer du travail en retard et vous ressourcer. Dire non à des distractions quotidiennes vous permet de vous concentrer sur ce qui est essentiel pour vous.

Dire non est une manière de rester productif.

3. La solution Beesy

L’application iPad Beesy et la plateforme Beesy.me sur ordinateur (PC ou Mac) permettent à 40% de nos clients de gagner 30 minutes par jour soit 2h30 par semaine !

Comment ?

Aujourd’hui, les managers – qu’ils soient de clients, de projets ou d’équipes – passent plus de 50% de leur temps entre les réunions, le suivi de leurs actions et le reporting.

Beesy propose donc une solution simple pour digitaliser, centraliser et partager toutes les informations issues des réunions, rendez-vous ou brainstorm d’une équipe.

Ils peuvent ainsi :

Gagner du temps sur des tâches répétitives et chronophages
• Se focaliser sur leurs actions opérationnelles
• Piloter facilement leur activité

Gestion du temps
Comme nous l’expliquions ci-dessus, en prenant vos notes avec Beesy vous gagnez environ 30 minutes par jour. Vous allez pouvoir remplacer votre prise de notes papier par un outil de prise de notes structurée. Si vous utilisez régulièrement des listes de ToDo, vous savez combien de temps cela vous prend…Beesy vous configure un gestionnaire de tâches par : importance, urgence, propriétaire, date d’échéance et priorité. Vous pouvez aussi créer votre ToDo list et celle de vos collaborateurs à partir de votre note sans ressaisie de votre part, ce qui vous aidera surtout à gérer vos équipes. Vous allez avoir la possibilité d’organiser en moins de 10 secondes le contenu de votre note. Lors de vos réunions, une fois votre prise de notes terminée, Beesy vous permet d’envoyer un compte-rendu aux participants en 1 clic. Il vous sera possible de partager l’information en temps réel avec vos collaborateurs, vos élus ou vos prestataires.

Pour les accros aux cahiers !

Gestion du temps

Le Livescribe 3 SmartPen + Bloc-notes + iPad
Pour les amoureux du stylo/papier, Beesy a trouvé la solution qui vous permettra de gagner un maximum de temps au quotidien : la technologie SmartPen vous permet de prendre des notes sur papier qui sont automatiquement numérisées !

Le Livescribe 3 SmartPen vous permettra une prise de notes simple et rapide en réunion grâce aux « templates » d’actions, qui seront ensuite transférées et transcrites sur votre iPad. Vous allez pouvoir assigner des actions datées directement à vos contacts, et envoyer automatiquement un compte-rendu aux participants dès la sortie de réunion. Vous êtes sûr de gagner du temps !

Le Livescribe 3 SmartPen + Post-it notes + iPad
Avec les Post-it notes digitalisées n’oubliez jamais vos idées ! Vous n’avez qu’à les rédiger pour qu’ils soient enregistrés dans votre espace Beesy, sans avoir besoin de garder les feuilles. Vous pouvez capturez vos actions (créer des tâches, dessins, appels, emails…). Si vous observez bien, vous remarquerez que nous organisons notre travail avec une méthode GTD (getting things done).

En espérant que cet article vous aura aidé !


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Sources:Meetingsmag
Huffingtonpost
LeFigaro