Introduction Le but premier du CoDir, ou Comité de direction est avant tout de mettre en musique la vision et la...
Pilotage Codirs
Témoignage client
Pilotage CoDirs et Coordination quotidienne des décisions stratégiques
Les enjeux
de l’équipe de direction
- Gérer & Partager les reunions de Comité de Direction
- Partager & consolider toutes les decisions stratégiques
- Gérer les projets et équipes opérationnels
- Réduire les emails pour toutes les « petites demandes »
La situation avant Beesy et Teams
D’abord, il y avait une perte de temps et d’informations chacun travaillant de leur coté. Régulièrement il était nécessaire de réaliser des points de synchronisation pour avoir une visibilité sur l’avancement des projets, réaliser un état des lieux et déterminer les étapes à suivre.
Des notes sont prises au cours de ces réunions étaient réalisées soit sur papier, soit sur différents logiciels. Du coup la réalisation compte-rendu clair et synthétique s’avère souvent ardue et rébarbative. L’équipe prenait soit plusieurs jours pour réaliser la synthèse des plans d’action des réunions, soit ne disposait pas de temps suffisant pour réaliser les comptes rendus entre leurs nombreuses réunions de synchronisation. pilotage codirs
On peut parler aussi d’un besoin de plus en plus important d’avoir des outils efficaces afin de suivre efficacement l’ensemble des points d’action et la synchronisation des intervenants internes et externes.
Pour une amélioration significative de la gestion des comités de direction et le pilotage opérationnel des projets et des équipes, les équipes travaillent désormais avec la solution intégrée Microsoft Teams & Beesy pour structurer et partager les décisions stratégiques et avoir une vision en temps réel de ce qui a été réalisé, des tâches à réaliser et de la progression des objectifs. La combinaison des deux applications facilite également la collaboration avec les différents intervenants projets https://www.beesapps.com/?lang=fr
Préparer sa réunion de Comité de direction
- Partage et échange collaboratif de l’ordre du jour
- Insight des participants
- gain de temps en début de réunion sur le bilan de l’avancement
Animer ses réunions de comité de direction
Prise de notes intelligente, collaborative & enrichie durant la réunion
- Chaque membre peut animer ses sujets
- Prise de notes enrichie et intelligente avec création automatique des plans d’action pilotabl
- Partage des Compte-rendus en temps réel
- Aucun retraitement de l’information après la réunion
J’utilise beaucoup Beesy pour la prise de note. Je trouve qu’il me permet de réorganiser mes notes et d’avoir une visibilité sur les principales actions à mener. un vrai Gain de temps dans la prise de note et surtout dans le partage des infos aux équipes avec un véritable historique
Partage et Suivi en temps réel des décisions stratégiques
Les comptes-rendus de réunion, les plans d’actions, les tableaux de bord sont accessible par toute l’équipe automatiquement dans les onglets personnalisés dans Microsoft Teams
- Accès simplifié à l’historique des Comptes-Rendus
- Tableau de bord du suivi des plans d’actions mis à jour en temps réel
- Vision consolidée des sujets stratégiques
- Suivi des plans d’actions par Collaborateurs / Sujets / Priorités
Partage de la vision – Uniformisation des décisions pilotage codirs
Avec Beesy intégré à Teams : le duo gagnant
- Gain de temps et d’efficacité pour l’équipe
- Accès rapide et contextualisé à l’information
- Intégration complète avec l’organisation implémentée dans Teams : Equipes, Canaux, Discussions
- Consolidation des données contextualisée par Projets, par Sujets, par Collaborateurs, par Priorité dans les Canaux et les Discussions
- Automatisation du partage de l’information
- Communication simplifiée
L’utilisation via teams est très pratique, c’est un incontournable je dirai. En un simple clic, on la possibilité de visualiser en un seul endroit, les actions en cours, les actions dépassées, le pilotage des décisions mais aussi des collaborateurs
Résultats
– Une utilisation quotidienne de 90%
– Un gain de temps considérable pour les équipes dans la rédaction des comptes-rendus : + de 30 min
– Disponibilité des comptes rendus 5 min après la réunion au lieu de 2 à 3 jours habituels
– Temps passé en réunion divisé par 2
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