Comment conduire, dynamiser et animer des réunions en mode agile ?

Si pour vous réunion est synonyme de stress, d’ennui ou de perte de temps, alors c’est le moment d’agir. Optez pour la méthode agile pour dynamiser vos réunions, décloisonner la hiérarchie et surtout penser CO-LLEC-TIF.

Cette méthode peut aussi s’appliquer aux réunions. Le principe ?

Faire en sorte que les réunions se déroulent rapidement, dans une volonté d’échanger avec un plan d’actions et de décisions.

Alors comment adopter le management agile pour vos réunions et quelles sont les grandes étapes ?

1 – Pour débuter la réunion : planifier

Lors de cette étape de planification, vous allez commencer par identifier les objectifs de la réunion pour répartir le travail entre les membres de l’équipe.

Pour préparer vos réunions il est indispensable de définir un ordre du jour avec des objectifs claires : utilisez des « user stories » pour rester focaliser sur les besoins client, autrement dit une définition des objectifs basée sur les besoins d’un utilisateur/client externe ou interne.

Par exemple si votre rôle est de permettre au client de pouvoir ajouter un produit dans son panier pour l’acheter, votre « user story » sera

« En tant que client, je souhaite pouvoir ajouter un produit dans mon panier afin de pouvoir l’acheter ».

« En tant que Manager Marketing, je souhaite un tableau de bord pour consulter les performances et ROI de mes campagnes marketing afin de maximiser le succès de mes prochaines campagnes »

La « user story » se découpe en 3 parties :    En tant que (personne), je souhaite (objectif) afin de (but).

Pourquoi passer par cette étape ? Tout simplement pour vous aider à définir les points d’efforts et les points clés sur lesquels se concentrer pour satisfaire les demandes de vos clients ou utilisateurs externes ou internes, lors de la réunion. Pour que les objectifs partagés avec les équipes soient ainsi concrets et clairs pour tout le monde.

Cet ordre du jour, construit en user story » » doit être communiquer aux équipes suffisamment tôt pour donner à chaque membre de l’équipe ait l’opportunité de se préparer. N’oubliez pas aussi de préciser également le type de préparation que vous souhaitez, compte tenu de l’objectif de la session de revue du sprint : une démonstration, une présentation…

2 – Icebreaker Games : briser la glace pour renforcer la cohésion de groupe

Une fois que vous avez identifié les enjeux de la réunion, vous allez pouvoir la débuter. Mais en management agile, la cohésion de groupe est au centre de tous les débats. C’est pourquoi il est très important que tous les participants de la réunion se sentent à l’aise et puisse travailler dans une bonne ambiance.

Les icebreaker sont là pour donner le ton à la réunion. En fonction des objectifs, il existe différents types de jeux pour apprendre à se connaître, être plus créatif, partager des intérêts communs, développer sa confiance.

Par exemple, lors d’un séminaire ou d’une grosse réunion d’équipe, tous les participants ne se connaissent pas forcément. C’est le moment d’organiser un icebreaker game comme par exemple « Adopte un inconnu » : chaque personne doit choisir un inconnu dans la salle pour former un binôme et ainsi apprendre à se connaître.

Pour en savoir plus, découvrez 10 icebreaker efficaces pour animer vos sessions de créativité 

3 – Le sprint backlog ou que faut-il faire ?

L’objectif de votre réunion est de définir le sprint backlog associé à vos « Users Story », c’est-à-dire tout simplement une liste de tâches priorisées à faire par l’équipe

Ce backlog est évolutif réunion après réunion et est construit tout au long des différentes réunions.

Pour analyser la problématique et identifier des plans d’action, des activités comme l’analyse des 6 chapeaux de Bono peuvent être mise en place. Peut-être en avez-vous déjà entendu parler, les 6 chapeaux de Bono permette de conduire une réunion au travers d’un processus de réflexion ordonné. Chaque chapeau représentant une réflexion de la part des participants :

• Le chapeau Jaune, retour de l’optimisme: soyez constructif, trouvez des solutions, des améliorations, des bénéfices, comment faire pour aller plus loin encore !
• Le chapeau Vert fait place à l’imagination et la créativité de chacun: c’est le moment pour vous d’être novateur, d’apporter des suggestions innovantes, d’imaginer d’autres chemins possibles pour arriver aux résultats.

Le chapeau Bleu vient de nouveau clôturer la session pour réaliser une synthèse et construire le plan d’action.

Cette analyse des 6 chapeaux est très utile pour générer des idées et prendre des décisions.

Étape cruciale : consolider vos plans d’actions dans un outil de suivi collaboratif pour piloter votre réunion.

Partager une synthèse avec votre équipe pour valider vos décisions

4 – Feedback sur la réunion : méthode ROTI

Toujours dans cette logique de conduite de réunion en mode agile, donner un feedback sur les résultats de la réunion par rapport au temps passé est également très important pour l’efficacité des équipes.

Pour mesurer cela, il existe par exemple la méthode ROTI : Return On Time Invested. Le principe est très simple, chaque participant vote à main levée :

5 – Le sprint : étape phare de la réunion agile

Le sprint est sans doute l’étape la plus importante. Avec un déroulement sur une période d’une à quatre semaines, il représente le moment crucial où chacun va réaliser ses tâches définies lors de vos réunions pour atteindre son objectif.

Le sprint se découpe lui-même en plusieurs sessions, plus courtes, pour décomposer le processus de développement parfois très complexe. De cette façon, l’équipe est capable d’avancer sereinement étape après étape et est capable de réajuster et de réadapter au besoin en fonction des résultats des évaluations intermédiaires (entre chaque sessions).

Pour le suivi du « sprint », vous pouvez proposer à vos équipes 2 types de réunion :

LE SPRINT REVIEW

Chaque semaine, un « sprint review » est utile pour analyser la semaine écoulée et les résultats obtenus.

Les objectifs ont été définies, les tâches ont été partagées à chacun avec du travail collaboratif dans les cas les plus complexes ou requérant une intervention rapide. Ce plan d’action ayant été définis et notés, pour piloter vos sprint review, il vous suffit de reprendre rapidement cette liste de tâches et de faire un tour de table pour savoir si les sujets avancent comme prévu et sont en ligne avec le planning.

Le cas échéant c’est le moment de mettre sur le tapis, tous les points de blocages et de réajuster le plan d’actions en conséquent si nécessaire ou juste échanger ensemble pour trouver la solution.

La synthèse de cette réunion :

• La mise en avant des petites victoires du projet
• La mise à jour du plan d’action en alignement avec les points de blocages et de nouvelles contraintes

6 – la rétrospective agile pour capitaliser sur les bonnes pratiques

L’objectif est réalisé! C’est l’heure de dresser un bilan, dans une logique d’amélioration continue. Le moment idéal de célébrer les réussites et succès de chacun et de remercier ses collègues pour leur implication tout le long du processus. Mais également d’analyser la satisfaction de chacun, leur façon de travailler en équipe et le niveau d’agilité dont ils ont fait preuve.

La rétrospective est la dernière étape du processus pour gérer vos réunions en management agile. Le but est d’effectuer une présentation finale du projet devant tous les collaborateurs pour que chacun puisse constater les avancées et donner un avis sur ce qui fonctionne bien et les axes d’améliorations.

Vous pouvez de nouveau utiliser la méthode des 6 chapeaux pour dresser votre bilan.

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Ces méthodes de management agile sont ultimes pour améliorer de façon pérenne tous types de réunion. Elles apporteront dynamisme, innovation et modernité à vos réunions. Mais elles permettent aussi de résoudre plus rapidement vos enjeux. Des problématiques qui pouvaient durer des semaines sont résolues grâce à un travail en équipe structuré et une communication fluidifiée et régulière. Le management agile est aussi un outil d’épanouissement et de motivation des équipes. Chaque petite victoire est partagée régulièrement et fini les moments de solitude à rester bloquer sur ses problèmes.