Comment être plus efficace avec mon IPhone ?

Courir après le temps est le quotidien de beaucoup d’entre nous.
Organiser sa journée peut rapidement devenir un cauchemar quand les réunions se multiplient, les emails à traiter s’empilent et que la durée d’une journée n’est pas extensible. Et pourtant aujourd’hui nous avons la chance d’avoir toujours avec nous (voir scotché à notre main) un compagnon bien utile pour optimiser et structurer les différents moments de notre journée de travail.

Voici quelques astuces que je partage avec vous sur l’utilisation de mon smartphone et de Beesy au quotidien pour optimiser mon temps.

Mon Dashboard, l’outil indispensable pour planifier ma journée

Stop à la To-Do List interminable qui est plus souvent source de stress, mon agenda est déjà suffisamment bien rempli. Pour bien débuter ma journée, j’ai besoin de me concentrer sur les tâches que j’avais prévues.

Je consulte donc mon Dashboard Beesy, sur le menu « aujourd’hui »: j’accède à toutes mes actions de la journée ventilées par projets, mais aussi filtrables par priorités, par type d’action…

J’ai besoin de savoir où j’en suis ? Suis-je en retard dans mes projets ?
En un clic sur le menu « Dépassées », je visualise toutes les actions dépassées, ce qui me permet d’identifier très rapidement les éventuels risques sur un de mes plans d’actions et si besoin de faire évoluer les tâches de ma journée.

Ma journée est bien trop chargée !
J’ai besoin de replanifier des actions, j’ai juste à réaliser un balayage vers la droite sur ma tache pour accéder directement au calendrier d’échéance.

efficace avec l'iPhone

ASTUCE n°1 :
Au cours de la journée pour consulter ma liste des taches et la mettre à jour en cochant mes actions terminées, pas besoin d’ouvrir mon Beesy, j’y accède directement dans mon IPhone, dans la vue « Notification Aujourd’hui » de l’IPHONE.

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Je ne perds plus aucune idée

Ma journée est le plus souvent riche d’échanges pertinents avec mes collègues, mes clients ou partenaires, de réflexions personnelles qui aboutissent à des idées à réaliser !
J’ai bien trop souvent par le passé fait appel à ma mémoire, à une petite collection de Post-itⓇ  notes entassées sur un coin de mon bureau. Le problème de cette méthode était que ces idées pertinentes pour faire avancer mes projets ne s’inscrivaient pas dans mon espace temps ni mes priorités.

Résultats: on les oublie, la Post-it Ⓡ  note fini dans une poubelle, ou on réalise l’action dans l’urgence.

Ma solution: Une idée et je clique sur le « + » de Beesy pour ajouter l’action à réaliser que ce soit :

  • Une tache à faire
  • Un email à écrire
  • Un appel à passer
  • Une photo à mémoriser
  • Une page WEB à consulter plus tard

Dès la création, je peux attribuer ces actions à un projet, à une personne et définir une date cible.

Plus rien ne se perd, tout se transforme

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ASTUCE n°2 :
je note une action importante avec une échéance incompressible, une action à réaliser qui me demande un temps de préparation important ou un appel à passer à un heure précise, j’active la fonction « rappel » en précisant l’heure et la date à laquelle je souhaite être notifié par Beesy.

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J ‘accède facilement à mon information

En réunion ou chez un client, ou même aux détours d’un couloir, j’ai besoin d’accéder en temps réel aux informations sur mes projets.
Pour éviter des heures perdues à rechercher dans mes emails ou à essayer de contacter la bonne personne avec les informations, je stocke tout dans mon Beesy et je le partage avec mes collaborateurs :

  • Le Compte-rendu de mes réunions avec les documents et schémas associés
  • La liste des tâches que chacun doit réaliser
  • Etc…

Toutes ces informations sont alors facilement accessibles à partir de mon smartphone dans mon menu « NOTES» pour visualiser les dernières réunions ou même dans le menu « PROJETS» pour une vision consolidée des plans d’actions.

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ASTUCE n°3 :
Pour accéder encore plus vite à mon information, j’utilise le Forced Touch de mon iPhone, pour aller directement à ma vue projet ou notes.

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Disponible sur iPhone, iPad, iWatch et Web, Beesy fonctionne même hors connexion sur vos principaux terminaux tout en gardant vos actions synchronisées.

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