Beesy.me Pro: Importer des documents dans une note ou dans un projet

À quoi sert la Gestion Documentaire ?

Afin d’expliquer comment importer des documents dans une note ou dans un projet il faut tout d’abord comprendre ce que signifie la Gestion Electronique des Documents (GED), Thomas Choppy et Patrick Nerden définissent la gestion électronique comme :
« Une prise en charge du stockage, du partage et de la restitution de documents électroniques. Il s’agit majoritairement de systèmes gérant des fichiers incluant un fond (le contenu informatif) et une forme (l’enveloppe de présentation). »

La gestion documentaire permet d’informatiser et d’organiser des informations et des documents électroniques dans une organisation. Il comporte deux avantages qui sont les suivants :

  • 1. La protection de l’environnement
  • 2. Le gain de temps

Il est important de partager les documents le plus rapidement et facilement possible aux destinataires souhaités. Ce qui aura un impact avec la rentabilité de l’entreprise.

D’après The Economist :

  • 300 heures : en moyenne, c’est le temps que consacre un salarié chaque année à rechercher des documents papiers
  • 75 kilos : La consommation de papier par salarié chaque année.
  • 5 à 15 % du CA : La proportion moyenne de chiffre d’affaires pour la gestion et l’archivage de la documentation papier.

Comment importer des documents dans Beesy.me dans une note ou dans un projet ?

Avec Beesy.me vous pouvez très facilement importer n’importe quel type de documents lors de vos prises de notes en réunion ou directement dans vos projets.
Vous pouvez alors créer, modifier ou supprimer ces documents ainsi que les télécharger des que vous en avez besoin.

Afin d’importer un document dans une note ou dans un projet, il vous suffit :

  • De cliquer sur l’icône de l’action
  • Télécharger votre document
  • Sauvegarder

Ensuite :

  • Un trombone apparaît alors pour signifier qu’un document est attaché à cette action. Vous pouvez télécharger le document en cliquant dessus.
  • Vous pouvez rajouter des commentaires qui accompagneront le document dans tous vos exports emails et/ou PDF.
  • Vous pouvez assigner un document à une personne afin qu’elle soit en charge d’intégrer les commentaires ou de créer un document.

Si votre note, ou votre projet sont partagés alors les documents seront automatiquement partagés à tous les membres du projet avec vos commentaires. De cette manière tout le monde possède la bonne version du document à traiter / lire / télécharger.

Astuce

Si vous synchronisez votre compte Beesy.me avec notre application iPad Beesy, alors vos documents seront également synchronisés et accessibles hors connexion.

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