Gérer sa To-Do List dans Beesy

Une bonne organisation passe forcément par une bonne gestion des tâches et donc des priorités. C’est pourquoi Beesy vous permet de gérer facilement toute votre activité et de prendre toutes vos notes au sein d’un seul et même outil.

Vous allez pouvoir créer votre To-Do List selon différents type d’action et les classer par projet, date, personne. 

Comment ça marche ?

Etape 1: Créer et organiser ses actions

Vous devez tout d’abord commencer par créer des actions en écrivant la tâche à réaliser dans la barre de texte située tout en haut de votre Dashboard. Vous pouvez alors:

  • sélectionner l’urgence et l’importance de la tâche en question: pour cela vous utilisez la Matrice d’Eisenhower qui vous permet de visualiser toutes vos tâches triées selon leur degré d’urgence et d’importance
  • choisir la date
  • choisir le propriétaire de l’action (soit vous, soit l’un de vos contacts Beesy): utile pour déléguer des tâches à vos collaborateurs
  • sélectionner un projet ou mettre l’action dans vos tâches: si l’action fait parti d’un projet particulier il vous suffit de le choisir dans la liste de vos projet pour y relier la tâche

Puis cliquez sur « Ajouter » !

NB: Si vous souhaitez modifier le même paramètre pour plusieurs actions en même temps, sachez qu’il existe un bouton permettant la modification simultanée de plusieurs actions à la fois :  « Modification avec sélection multiple » (en haut à droite du Dashboard). 

 

Etape 2: Ajouter des filtres à sa To-Do

Filtrer par type d’action, par exemple:

  • les actions en cours
  • les actions terminées
  • les actions reçues
  • les actions dépassées
  • Toutes les actions, etc.

 

Filtrer selon différentes périodes:

  • vos tâches pour le jour même, aujourd’hui
  • pour les 7 prochains jours ou entre +/- 7 jours
  • pour le mois entier (30 jours) ou entre +/- 30 jours
  • les actions d’une période plus précise selon une plage de date

 

Filtrer par personne, projet ou contexte

Vous pouvez également obtenir la To-Do List des personnes à qui vous avez assignez des actions ou de toutes les personnes en même temps. Et idem pour les Projets: vous pouvez choisir de faire apparaître uniquement les actions d’un projet en particulier.

Pour finir, vous avez la possibilité de faire apparaître vos actions avec différentes vues, ou différents contextes, comme: la matrice d’Eisenhower, Projet, Note, Action ou Priorité.

Une fois que vous avez déterminé les critères pour afficher vos actions, vous pourrez ajouter plusieurs filtres en même temps et obtenir par exemple: les actions en cours dans une période de +/- 7 jours pour vous sur tous les projets en vue Eisenhower.

Etape 3: Obtenez des synthèses de votre To-Do List

Beesy vous permet d’exporter facilement votre To-Do list que ce soit en compte rendu PDF, par email, vers un fichier Excel ou en CSV. Obtenir une synthèse de votre To-Do peut s’avérer être très pratique lors de réunions, de suivis de points individuels ou tout simplement pour faire un point sur votre plan d’action.

NB: Si vous ne souhaitez pas faire apparaître certaines de vos actions dans vos comptes rendus vous pouvez tout simplement utiliser l’option Privée pour masquer des actions. 

 

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