Prendre des notes et gérer ses ToDo pour mieux travailler avec un iPad

Comment prendre des notes avec l’iPad: introduction à une prise de notes rapide avec Beesy

Travailler avec Beesy vous permettra facilement de prendre des notes avec un iPad pendant vos réunions.
Pour avoir l’expérience d’une prise de notes rapide, Beesy vous aidera à structurer vos notes lorsque vous les tapez en utilisant des modèles d’actions. En tapant vos notes, vous pouvez rapidement ajouter de nouvelles actions en tapant simplement une d’entre elles dans la barre d’outils actions.

Maintenant, faites pivoter Beesy en mode paysage afin de mieux découvrir l’onglet Notes et son organisation.

Parcourir vos notes

Naviguer à travers vos notes
Dans l’onglet Notes, le tableau gauche vous permet de naviguer parmi vos différentes notes.
Les notes sont classées par date mais vous pouvez les organiser par projet en cliquant sur “Par projet” en haut.
Vous pouvez effectuer une recherche parmi vos notes en faisant défiler votre affichage de note jusqu’en bas.
Cliquer sur une note vous fournira le contenu de cette note dans le tableau gauche et une liste des actions liée à cette note dans le tableau droit.

Dans une de vos notes
Dans le tableau de gauche, vous pouvez voir vos ordres du jour. L’onglet “Sujet” vous laisse organiser vos notes de réunion par sujet pour obtenir plus facilement des comptes-rendus professionnels.
Les réunions incluent également des participants qui seront mentionnés dans les comptes-rendus issus des réunions. Vous pouvez les faire glisser et déposer avec 2 doigts pour leur assigner une action et vice versa.
Si vous sélectionner un sujet, Beesy fera défiler ce sujet dans le tableau à droite.
Si vous ajouter une action en cliquant sur une dans la barre d’outil action, Beesy l’ajoutera automatiquement au sujet et exécutera le clavier pour commencer à taper.

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Ecrire une nouvelle note

Créer une nouvelle note.
Il suffit de cliquer sur la touche Plus comme indiquée dans la capture écran à droite.
Vous pouvez taper un nom de note et définir s’il s’agit d’une note pour une réunion.(cette option n’est pas encore installée).
Ainsi, vous pouvez assigner une réunion à un de vos projets. Si vous ne le faites pas, Beesy assignera la note à un projet par défaut.
Si vous voulez commencer à prendre des notes rapidement vous pouvez sauter la partie projet et revenir dessus plus tard.
Si vous avez déjà des projets sur Beesy, vous pouvez en sélectionner un et toutes les actions que vous ajouterez dépendront de ce projet.
Il est intéressant pour vous de le faire si vous voulez suivre toute les actions dans cette note à partir d’un projet. Même si vous ne le faites pas, vous serez toujours en mesure de suivre vos actions dans le gestionnaire To-Do ou le gestionnaire des participants.

Configurer vos notes
Une fois que vous avez créer une nouvelle note, cliquer dessus pour entrer dans la note. Les tableaux gauche et droit sont vides puisque vous venez juste de créer cette note.
En cliquant sur la touche plus, comme indiquée dans la capture écran à droite, vous pouvez:

  • ajouter un sujet
  • ajouter un participant de votre liste de contacts
  • ajouter un participant à votre liste de contact Beesy et l’ajouter automatiquement comme participant
  • importer un contact de votre répertoire et l’ajouter automatiquement comme participant

Ajouter des actions à votre note

Beesy organise vos notes de réunion avec des modèles de tâches.

Les modèles sont réalisés de manière à faciliter la rédaction de vos comptes rendus Beesy fourni différents types de modèles Notes, tâches, comme vous l’avez déjà observé mais également Dessin, Pages Web, Carte … et plus encore Il suffit de cliquer sur un des types de tâche dans la barre d’outils pour ajouter de nouvelles actions dans vos notes et commencer à taper

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Editer une action

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Définissez vos propriétés de tâches
Vous pouvez facilement configurer une action pendant que vous tapez vos notes D’abord vous pouvez accéder aux propriétés de tâche en maintenant appuyé l’icône de gauche pendant un court instant.
Ainsi, vous pouvez :

  • définir une tâche comme terminée
  • demander à Beesy que cette tâche devrait apparaître dans votre champs To-Do
  • définir une tâche comme privée afin qu’elle n’apparaisse pas dans vos comptes rendus
  • définir ses priorités, le temps qu’il faut pour les achever et le temps que que vous pensez qu’il faudra pour les terminer. Tout est pré-configuré par Beesy lorsque vous ajoutez une tâche. Vous pouvez configurer la valeur par défaut dans votre gestionnaire To-Do
  • assigner votre tâche à un sujet différent, un projet différent ou à un différent type
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Utiliser des objets supplémentaires dans vos notes
Si c’est une action compliquée comme le dessin, un simple clic sur l’icône à gauche vous permettra de modifier le contenu de votre tâche Si Beesy génère une image de votre tâche, par exemple pour des pages web ou cartes, Beesy vous demandera si vous souhaitez modifier uniquement la tâche ou bien dessiner sur l’image.
Les actions complexes incluent :

  • des dessins pour écrire à la main , dessiner un graphique ou esquisser vos idées
  • des cartes pour enregistrer une adresse et être en mesure de trouver les directions de l’endroit où vous êtes
  • des pages web pour ajouter des notes sur celles-ci si vous voulez modifier votre site internet par exemple
  • des réunions dans votre agenda si vous voulez définir une réunion avec Beesy. Vous pouvez également le faire de votre tableau de bord
  • des nouveaux contacts pour garder un registre des personnes rencontrées durant vos réunions
  • de nouvelles actions sont à venir dans les prochaines versions
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Configurez vos tâches facilement
Si l’action doit apparaît dans votre To-Do, une propriété de l’action, Beesy vous fourni automatiquement 4 icônes de raccourcis à droite.

  • La première à droite est une icône terminée. Cliquez dessus si vous souhaitez définir cette tâche comme achevée. Dans vos notes, vous verrez toujours les actions achevées, alors qu’elles disparaîtront dans le To-Do, Participants et Projets.
  • Ensuite c’est le propriétaire de la tâche. Cliquez dessus pour choisir le propriétaire dans votre liste de contacts
  • La troisième icône est la date d’échéance de la tâche. Cliquez dessus et vous pouvez choisir une date d’échéance pour cette date
  • Last one is the URGENT/IMPORTANT switch. En cliquant sur cette icône, vous permet de faire défiler toutes les possibilités Urgent / Non Urgent and Important / Non Important. Cela vous montre comment les tâches seront affichées dans la même matrice du calendrier

Structurer vos notes

Vous pouvez ajouter une réunion en cliquant sur la touche Plus en haut à gauche de la barre d’outil Sélectionnez un nom pour un nouveau sujet et cliquer simplement sur la touche Enregistrer. Si vous le souhaitez, vous pouvez lier ce nouveau sujet à un projet. Cette option est facultative.
Si vous le faites, toutes les nouvelles actions de ce sujet dépendront également du projet.
Soit, vous pouvez créer des sujets à l’avance pendant que vous préparez votre réunion ou pendant la réunion.
Si vous souhaitez organiser vos actions dans les différents sujets que vous avez créé, il suffit de glissez et déposez avec 2 doigts une action dans un sujet que vous voulez, comme indiquée dans la capture écran.
Faire cette manipulation à la fin d’une réunion vous permettra de finaliser vos notes en moins d’une minute

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L’envoi des comptes rendus

Une fois que vous avez fini d’organiser vos notes, vous pouvez facilement partager le contenu Cliquez en haut à droite sur la touche.
Vous pourrez partager via email, PDF, Word ou par fichier CSV Si vous sélectionnez par email, Beesy créera une apparence professionnelle de vos comptes rendus avec toutes les notes publiques et joindra également les images

Suppression

La suppression avec Beesy est vraiment simple. Il suffit de glisser à gauche sur une action et la touche supprimer apparaîtra Cela fonctionne avec les tâches, sujets et participant Vous pouvez le faire partout sur Beesy qui vous fera apparaître la touche supprimer Si vous souhaitez éditer un sujet, tapez sur son icône dans la partie gauche de sa cellule. Avec Beesy, la partie gauche de n’importe quelle cellule des icônes vous permettra toujours d’éditer un objet.

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