Importer un document Word sur iPad en réunion

Importer un document Word sur iPad, une nécessité business ?

Qui, lors d’une réunion professionnelle, n’a jamais souhaité importer ses documents dans son iPad, afin d’y apporter directement les annotations plutôt que de l’imprimer avant la réunion ? Il existe peu d’outils aujourd’hui permettant d’importer un document Word sur iPad pour s’en servir de support de travail. Cet outil serait une aide direct pour l’utilisateur et un gain de temps très précieux pour les professionnels avant, pendant et après la réunion.

Depuis une dizaine d’année les études montrent qu’en moyenne, dans une entreprise, le temps consacré à des réunions est d’environ une à deux heures durant lesquelles vont s’enchainer les actions à réaliser, les décisions à prendre et les documents à présenter et commenter. Les deux premiers points sont principalement liés à de plus ou moins simples discussions. En revanche, la gestion documentaire est quant à elle plus complexe.

Pourquoi ?
Il est important de s’assurer que le message que l’on souhaite diffuser soit le même pour tous les participants, nous amenant donc à organiser nos réunions de façon méthodique.

Comment ?

Tout manager, chef de projets, commercial ou autre ayant préparé sa réunion avec des documents à partager devra effectuer les étapes suivantes :
– perdre du temps à imprimer les documents nécessaires multiplié par le nombre de participants (gaspillage de papier incalculable),
– les emmener avec lui, ajoutant ainsi au poids de son portable,
– les distribuer avant la réunion et projeter durant la réunion,
– noter les commentaires sur les documents papiers,
– centraliser l’ensemble des commentaires échangés par les participants,
– intégrer les commentaires après la réunion dans le document initial,
– envoyer le compte rendu de la réunion à tous les participants après tout ce travail.

Nombre d’entre vous se seront reconnu dans ce processus, sans parler du fait que la plupart des participants ne prennent pas le temps de lire votre document, qu’ils le perdent etc… C’est dans un objectif d’amélioration de ce workflow que nous avons pensé la version 1.50 de Beesy en lui ajoutant l’import et l’annotation des documents. Cette nouvelle fonctionnalité vous permettra encore d’améliorer le gain de temps et de productivité pour la préparation d’une réunion jusqu’à sa conclusion.

Comment ?

Vous importez votre document de travail dans Beesy, plus de perte de temps devant l’imprimante pour imprimer plusieurs copies. Une fois en réunion, vous projetez votre document directement via VGA ou Apple TV : ainsi tous les participants ont la même version que vous, pas d’erreur de version.

En plus de l’import de document, Beesy vous permet d’annoter les commentaires et remarques directement en marge du document pour les centraliser et pouvoir facilement synthétiser tous les retours à un seul endroit. Vous attribuez la prise en compte de ces retours à un des participants et dès la fin de la réunion vous envoyez en une minute votre compte rendu qui contiendra TOUS les retours saisis, le document en pièce jointe et la personne en charge de le mettre à jour.

Vous gardez également une traçabilité de la mise à jour du document puisque Beesy vous permettra de revenir lors de la prochaine réunion sur l’ensemble des commentaires et ainsi vérifier que tout à été pris en compte.

Retrouvez notre article sur comment importer et annoter un document dans Beesy.