Comment choisir le bon outil pour gérer ses projets en équipe ?

février 3, 2021

Écrit par Solène Faure

Aujourd’hui, il est important d’être équipé du bon outil de gestion de projet. Le développement du télétravail, la diversification des tâches à réaliser, le travail en mode collaboratif ou agile sont des enjeux propres à l’utilisation d’une solution de gestion de projet. Optimiser sa productivité et améliorer son rendement sont devenus des priorités. 

Afin d’améliorer votre organisation, communication ou encore efficacité, vous devrez choisir l’outil qui vous convient. Pour cela, vous devez commencer par établir les caractéristiques proposées par ces derniers qui vous seront utiles. En effet, vous ne trouverez pas forcément d’utilité pour chaque fonctionnalité proposée. Trouver l’outil qui vous correspond vous économisera du temps, de l’argent et de l’énergie.

Dans cet article, vous retrouverez les fonctionnalités proposées par les outils de gestion de projet et comment les utiliser suivant vos besoins.

Enjeu n°1 : Planifier et prioriser ses tâches avec son équipe

Savoir planifier et prioriser efficacement et correctement ses tâches est très important. Votre inconscient peut vous pousser à privilégier une tâche plutôt qu’une autre. Vous pouvez préférer finaliser une mission non importante et non urgente. Il vous est probablement déjà arrivé de mettre en attente une tâche clé tout en sachant pertinemment que vous ne pouviez repousser l’inévitable éternellement. Aujourd’hui, donner de l’importance à des tâches secondaires alors que certaines actions sont plus urgentes peut avoir des conséquences critiques sur votre projet. Vous avez donc besoin d’un outil qui saura mettre en lumière les tâches cruciales à réaliser immédiatement et qui ne peuvent attendre.

Avec une solution de gestion de projet, vous devez être en mesure de :

  • Planifier vos tâches pour chaque activité prioritaire
  • Attribuer des tâches aux membres de votre équipe : tout le monde sait qui doit faire quoi
  • Hiérarchiser vos tâches. Vous pourrez ainsi déterminer le degré d’importance de chaque action à réaliser.
  • Mettre en place des dates butoirs pour vos missions afin d’atteindre vos objectifs en temps et en heure
  • Visualiser facilement les actions prioritaires à faire avec vos équipes

Ainsi, vous serez en mesure de focaliser votre attention sur des actions importantes et nécessaires à votre activité.

planifier et prioriser

Plusieurs méthodes existent afin de prioriser vos actions. Vous pourrez ainsi choisir celle qui vous convient le mieux selon votre style de priorisation :

  • La matrice d’Eisenhower, très graphique, vous permet de visualiser la hiérarchisation des tâches par ordre de priorité. Elle trie par ordre d’importance et d’urgence les actions. Vous l’utiliserez si vous aimez voir en un coup d’œil la répartition de vos tâches à réaliser et dans quel ordre commencer. De plus, vous pourrez savoir en 1 seconde si votre organisation quotidienne est optimale ou non. Cliquez ici pour en savoir plus.
  • La méthode agile Kanban vous montrera sous forme d’un tableau à plusieurs colonnes quelles sont les tâches à faire, celles en cours et celles à réaliser. Vous privilégierez ce système si vous travaillez sur des projets répétitifs et réguliers comprenant une petite quantité d’étapes. Cette méthode vous permet de visualiser l’avancement de vos tâches et évaluer rapidement la progression de votre travail. Cliquez ici pour en savoir plus.
  • La méthode traditionnelle avec le diagramme de Gantt vous convaincra si vous appréciez planifier et visualiser votre timeline avec les dates butoirs de chaque étape de votre projet. Cette dernière est idéale lorsque votre projet comporte un grand nombre de tâches qui dépendent les unes des autres
  • La méthode MoSCoW, mélange entre celles d’Eisenhower et de Kanban, vous permet de prioriser les tâches par ordre de criticité. Elle utilise 4 colonnes : “Must have”, “Should have this if it’s all possible”, “Could have this if it doesn’t affect anything else” et “Won’t have this time but would like in the future”. Elle vous permet notamment de connaître les actions que vous pourrez effectuer ultérieurement ainsi que de prioriser facilement grâce aux titres des colonnes très intuitifs.
  • La méthode du Calendrier, classique, vous simplifiera la vie si vous aimez organiser vos journées heure par heure et en fonction de vos rendez-vous.

 

Enjeu n°2 : Communiquer efficacement avec son équipe

La centralisation de l’information est un facteur clé de succès des projets. Vous ne pourrez pas fonctionner correctement si la communication est dispersée sur différents canaux. Avec le bon outil de gestion de projet, vous pourrez interagir simplement et efficacement avec vos collaborateurs. Vous pourrez échanger précisément sur chaque projet, tâche ou encore sous-tâche à un seul et même endroit.

Vous serez ainsi en mesure d’anticiper plus facilement les risques. De même, les membres de votre équipe vous informeront plus rapidement des problèmes auxquels ils font face. Une communication optimisée vous permettra de résoudre ces derniers avec succès.

communicate using a project management tool

Les outils de gestion de projet mettent à votre disposition des solutions afin d’interagir avec vos équipes.

Voici comment les utiliser :

  • Vous pouvez communiquer à l’aide de chats instantanés. Chaque conversation peut être triée par projet. Vous pourrez ainsi répertorier chaque échange que vous avez eu avec vos collaborateurs. Vos conversations ne seront plus mélangées entre différents thèmes. Vous privilégierez cette solution si vous souhaitez travailler en mode synchrone avec votre équipe.
  • Si vous avez besoin d’échanger directement au niveau des tâches, choisissez un outil qui vous permet d’interagir facilement avec votre équipe sur les tâches de votre projet : créer, déléguer, commenter, intégrer des documents, clôturer en temps réel. Les membres de votre équipe recevront une notification expliquant que vous avez ajouté une instruction ou une modification sur l’un de leurs projets.
  • Pour aller plus loin dans la perception d’informations, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités interactives impliquant les collaborateurs autour de votre projet. Vous serez en mesure de réaliser des sessions de brainstorming en ligne, des sondages en temps réel, des nuages de mots, des tableaux blancs interactifs ou encore des mini-quiz. En communiquant de cette manière, vous augmenterez l’implication de vos équipes dans vos projets. Vous ferez participer chaque membre, ce qui boostera la créativité de chacun.

Enjeu n°3 : Collecter et mettre à jour l’information

La collecte et mise à jour de l’information est un enjeu crucial pour la réussite de l’adoption et de l’efficacité d’un outil. Il est très important de pouvoir visualiser en un coup d’œil la liste des tâches que vous devez accomplir rapidement. Si votre outil de gestion de projet n’est pas à jour ou ne liste pas toutes les actions décidées, il est clairement plus difficile d’avoir un pilotage maitrisé de votre projet. 

Choisissez donc un outil de gestion de projet suivant la manière donc vous souhaitez mettre à jour et collecter les données :

 

  • Vous passez la majorité de votre temps en réunion ? Alors vous avez besoin d’un outil qui vous permet de gérer vos notes de réunions et d’en extraire leur plan d’action rapidement.
  • Vous vous noyez dans les e-mails dont la boîte de réception est submergée à longueur de journée par des spams ? Vous ne savez plus qui doit faire quoi ni de quand datent vos instructions ? Nous vous conseillons de choisir un outil qui créera et attribuera automatiquement les tâches aux membres de votre équipe à partir de vos emails. Toutes vos tâches sont dans votre outils. Plus besoin de passer des heures à classifier vos emails.
  • Vous vous déplacez souvent et avez besoin d’avoir vos informations à jour en mobilité ? Privilégiez une solution collaborative qui s’adapte sur smartphone ou tablette et peut être utilisée en mode hors connexion. Vous pourrez directement créer de nouvelles tâches tout en étant à l’extérieur de votre bureau.
  • Vous avez des tâches répétitives et récurrentes à compléter ? Favorisez une solution qui pourra automatiser ces processus en vous faisant gagner du temps. Beaucoup d’outils de gestion de projet proposent des modèles de comptes rendus de réunions, ou projets.

 

gestion de projet

Toutes ces informations doivent bien évidemment être mises à jour en temps réel à travers votre application. Vous n’aurez plus besoin de contacter chacun des membres de votre équipe pour connaître l’avancement de leurs missions, leurs progrès et l’évolution de votre projet.

Enjeu n°4 : Obtenir des rapports sur ses activités et suivre vos projets en temps réel

Au quotidien, vous avez souvent pléthore de réunions, mises au point ou encore sessions de brainstorming. Vous avez donc besoin de visualiser en un coup d’œil l’état d’avancement de vos projets régulièrement. Toutes les fins de semaine, vous devez réaliser des reportings d’activité. Vous devez donc choisir une solution avec des options de reporting adaptées à votre pilotage d’activité

Si vous préférez avoir une vision d’ensemble rapide pour interpréter vos projets, les tableaux de bord seront vos meilleurs alliés. Ce sont des tableaux de bords très visuels qui vous permettent de voir très facilement l’avancement de vos projets. Si vous gérer beaucoup de projet, choisissez une solution qui vous propose des filtres pour générer les tableaux de bords propres à votre business : objectif, projet, collaborateur, réunions récurrentes, plage de date…. Par la suite, vous pourrez facilement les partager avec tous vos collaborateurs.

 En obtenant des rapports sur vos activités et en suivant toutes vos missions en temps réel, vous serez en mesure de non seulement piloter tous vos projets efficacement mais aussi de contrôler les membres de votre équipe régulièrement. Vous pourrez effectuer un pilotage d’actions croisé.

real time project management

Un bon outil de gestion de projet peut générer plusieurs types de rapports. Libre à vous par la suite d’utiliser ceux dont vous avez le plus besoin : 

  • Vous pouvez bénéficier d’une vision journalière de vos tâches à accomplir durant la journée. Cela vous permet de visualiser vos actions en cours, en retard et celles qui vous ont été assignées, classées par degré d’importance.
  • Utiliser la fonction de rapport hebdomadaire vous permet de visualiser l’avancement de vos projets sur le long-terme. Vous pouvez ainsi voir les actions qui ont été réalisées pendant la semaine, les actions en retard ainsi que celles à finaliser et ce, classées par projet et par collaborateur. Observer votre synthèse à chaque fin ou début de semaine vous permet de mieux appréhender et structure votre activité.
  • Vous pouvez créer un rapport personnalisé en utilisant les fonctions de Ces derniers vous permettent de préciser les données que vous souhaitez consulter. Vous pouvez ainsi filtrer les données par période, réunion récurrente, projet, personne, objectif, par type d’action ou encore modifier le type d’affichage du rapport.
  • Les reportings à la demande vous permettent d’y voir plus clair dans le pilotage de vos activités au quotidien. Vous pouvez par exemple obtenir des rapports sur l’un de vos projets, les plans d’action de vos collaborateurs, vos actions du jour, en retard ou urgentes ou encore obtenir la liste des personnes que vous devrez contacter dans les prochains jours.

Avec ces reportings, vous pouvez choisir de visualiser vos tâches sous forme de graphique, tableau ou encore to-do list. Vous pouvez consulter les actions de tous vos collaborateurs et de tous vos projets rapidement, efficacement et de manière intuitive.

Enjeu n°5 : Personnalisation par rapport à vos besoins

Adapter vos outils à vos besoins et vos activités est un point clé de la réussite d’un projet. Vous aurez besoin de choisir une solution personnalisable qui répond à vos problèmes quotidiens.

  • Si vous possédez déjà un chat d’entreprise ou une plateforme de communication telle que Microsoft Teams ou Slack, privilégiez un outil qui s’intégrera dans ces messageries instantanées.
  • Pour planifier au mieux vos tâches et visualiser vos dates butoirs, favorisez une solution de gestion de projet qui pourra communiquer avec votre calendrier sur les plateformes telles que Outlook ou Gmail.
  • Si vous êtes commercial, un outil de gestion de projet adapté à vous sera intégré à votre logiciel de CRM. De même, si vous utilisez un ERP dans votre fonction, il est utile que vos solutions soient compatibles et puissent interagir entre elles. De manière générale, choisissez des logiciels adaptés à vos outils métiers.
  • Enfin, votre outil de gestion de projet est là pour vous faciliter la vie, vous faire gagner en productivité et efficacité. Vous pouvez donc choisir un outil qui vous propose de mettre en place vos processus opérationnels ou administratifs en automatisant la succession d’un certain nombre de tâches.
gestion de projet comment choisir

D’autre part, utiliser un outil de gestion de projet qui possède un assistant virtuel vous facilitera encore plus vos missions. Grâce à ce dernier, vous bénéficierez d’une prise en main simplifiée. Vous pourrez interagir avec l’intelligence artificielle sans apprentissage car cette dernière répondra au langage naturel. Plus besoin de se connecter sur la plateforme dédiée à votre solution collaborative, vous pourrez assigner directement des tâches aux membres de votre équipe en interagissant avec l’assistant virtuel par mail ou via Microsoft Teams par exemple. Enfin, une IA pourra vous générer des to-list ou comptes rendus automatiques et rassembler toutes les informations dont vous avez besoin en quelques secondes.

Aujourd’hui, il existe une grande variété d’outils pouvant répondre à vos enjeux quotidiens. Cependant, ces derniers ne capitalisent pas forcément toutes les bonnes pratiques pour gérer au mieux vos projets. Jongler entre plusieurs solutions collaboratives serait une véritable perte de temps. C’est pourquoi le mieux est d’opter pour une solution tout-en-un capable d’assurer chacune des fonctionnalités indispensables à la bonne gestion de tous vos projets.
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