Une Gestion d'Équipe optimisée avec Beesy.me

Beesy.me Team: Une Gestion d’Équipe optimisée

L’Assignation d’Actions est à la base de la Gestion d’Équipe

La Gestion d’Équipe implique nécessairement d’assigner des Actions à des collaborateurs et d’avoir un suivi sur celles-ci. Toutefois, bien qu’étant au centre de la Gestion d’Équipe, assigner des Actions peut s’avérer être un processus répétitif, long et parfois délicat si une bonne routine de répartition et délégation du travail n’est pas mise en place.
Grâce à la fonctionnalité Assignation, la Gestion d’Équipe s’intègre naturellement à votre utilisation de Beesy.me.

L’Assignation d’Actions est possible à partir de l’application iPad Beesy et de l’application Web Beesy.me.

Assigner une Action et son Contexte

Quand vous assignez une Action à un Collaborateur, vous partagez aussi le contexte de celle-ci. Plus exactement, lorsque vous assignez une Action venant d’une Note ou d’un Projet, celle-ci apparaît dans le Beesy de vos Collaborateurs à l’intérieur de la Note et/ou le Projet correspondant. Dans le cas où la Note et/ou le Projet n’existent pas dans le Beesy de la personne à qui l’Action est assignée, ils se créent automatiquement afin de recevoir l’Action intégrée avec sa structure associée. De même, si un document est attaché à une Action assignée, ce dernier est transféré avec.

Par ailleurs, si une Action est assignée à un non-utilisateur de Beesy.me, ce dernier recevra l’Action sous forme d’Email avec tout le détail nécessaire.

Toutefois, assigner une Action dans une Note et/ou un Projet n’implique pas le partage collaboratif de ces derniers. En effet, seuls les Actions qui sont assignées à un Collaborateur apparaîtront dans la Note et/ou le Projet associé(s). Pour donner un accès et le droit de modifier une Note ou un Projet dans son intégralité il faut pour cela utiliser les fonctions de Prise de Note Collaborative ou de Gestion de Projets Collaborative.

Comment assigner une Action

Il y a différentes façons d’assigner une Action à un Collaborateur.
Vous pouvez le faire à partir des onglets Notes, Actions, Personnes et Projets.

Assigner une Action à partir de l’onglet Personnes

Tout d’abord vous devez aller dans l’onglet Personnes. Dans la colonne sur la gauche vous pouvez voir vos contacts et cliquer dessus afin de voir quelles sont les Actions qui leurs sont déjà assignées.
Pour assigner une Action à un de vos contacts il vous suffit de cliquer sur un contact et de cliquer ensuite sur l’Action désirée. L’Action ainsi créée est automatiquement assignée à la personne sur laquelle vous aviez cliquer au préalable. L’Action apparaît alors avec les autres Actions déjà assignées à la personne.

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Assigner une Action à partir de l’onglet Projets

Vous pouvez aussi assigner une Action à partir de l’onglet Projets. Pour cela, vous devez sélectionner un Projet à partir de l’onglet Projets et cliquer sur une Action. Par défaut l’Action vous est assignée. Pour l’assigner à un de vos Collaborateurs il vous suffit juste de cliquer sur le trigramme à la droite de la barre d’Action et d’y sélectionner le contact auquel vous voulez assigner l’Action.

Un utilisateur Beesy qui reçoit une Action assignée à partir de l’onglet Projet vera l’Action apparaître dans ce même onglet dans le Projet correspondant, créée automatiquement dans le cas ou il n’existe pas déjà.

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Assignez une Action à partir de l’onglet Notes et intégrez la Gestion d’Équipe dans votre prise de Notes.

La meilleure façon d’assigner une Action est de le faire à partir de l’onglet Notes.
À une réunion par exemple, vous prenez des notes avec sur le côté les participants de la réunion affichés et au centre vos Notes sous forme d’Actions.
À tout moment vous pouvez assigner une Action à un participant de la réunion en faisant un Glisser & Déposer (Drag & Drop) du nom du participant vers l’Action.
De cette façon, l’assignation d’Actions, et par extension la délégation du travail, est faites de manière dynamique et intuitive pendant la prise de Notes. Ainsi la Gestion d’Équipe sur Beesy passe aussi par la prise de Notes, ce qui dynamise votre workflow et vous fais gagner toujours plus de temps.

Notez que vous pouvez toujours assigner une Action en utilisant le Trigramme de l’Action. De cette façon vous pourrez notamment assigner une Action à un Contact qui ne participe pas à la réunion.

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