Trop de mail : le mail est-t-il le bon outil pour travailler en équipe ?

65% des salariés consultent leur messagerie toutes les 5 minutes, chacun d’eux reçoit plus de 100 mails par jour et en envoie en moyenne 33. Pour retrouver une information autant chercher une aiguille dans une botte de foin.
Beesy est la solution collaborative intelligente qui va aider les managers et leurs équipes à :

  • Retrouver des informations facilement
  • Suivre l’avancement des plans d’actions en temps réel
  • Simplifier le reporting de leur activité

Beesy permet de centraliser toutes les informations concernant les différents projets : réunions, décisions, actions et avancement de ces actions. Chaque collaborateur peut mettre à jour les informations en temps réel. 


Comment gérer un projet sans mail ?

1. Je crée mon projet et je le partage avec toute l’équipe projet

Mon équipe accède ainsi à toute l’information concernant le projet : plans d’actions, documents, schémas…

2. Je crée et je délègue des actions à mes collaborateurs

Pour gérer un projet en équipe, chacun doit savoir quelles actions sont sous sa responsabilité, c’est pourquoi, il est important de déléguer les taches dans Beesy ou depuis sa messagerie instantanée (Skype, Microsoft Teams, Slack…) grâce au Chatbot Beesy.

  1. Ajoutez des actions dans Beesy ou via le Chatbot Beesy
  2. Assignez l’action à l’un de vos collaborateurs
  3. Cette personne recevra automatiquement cette action
save 15 minutes per meeting

Ce processus d’automatisation repose sur l’adresse mail de vos contacts que vous avez défini dans Beesy ou bien sur le Chatbot dans vos messageries instantanées. 

3. Je pilote mes projets lors de réunions

Toutes les notes de réunion sont partagées à l’ensemble de l’équipe dans Beesy ou dans les onglets personnalisés de Microsoft Teams. Les collaborateurs ont ainsi une visibilité sur l’ensemble des décisions et actions qui ont été définies lors des réunions. Et ils ont un accès à l’ensemble des informations en temps réel sans avoir à rechercher dans leurs mails.

4. Je suis informé automatiquement des avancements ou nouveautés liés à mon projet

Chaque fois qu’un membre de l’équipe projet modifie une action du projet, elle est automatiquement mise à jour. Vous pouvez demander directement à votre Chatbot Beesy de vous faire une synthèse de projet ou même un point individuel avec l’un de vos collaborateurs pour pouvoir suivre tous les avancements du projet.
Plus besoin de courir après ses collaborateurs pour obtenir des informations avant la revue d’un projet, la synchronisation est automatique et tout le monde est assuré d’avoir la dernière version des informations.

5. Je suis l’avancement de mon activité avec mon reporting projet

La vue projet me permet d’avoir une vue globale sur toutes les décisions, actions et documents qui ont eu lieu à travers les différentes réunions et d’en connaitre leur état d’avancement.
Je peux obtenir en moins d’une minute une synthèse d’avancement de mon projet avec les actions en cours et à réaliser simplement en demandant à l’Intelligence Artificielle de Beesy de me le préparer et de me l’envoyer. J’utilise le Chatbot Beesy dans mes outils de messageries instantanées en parlant en langage naturel avec Beesy comme si c’était l’un de mes collaborateurs. 

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