Sous-tâches

Qu’est-ce qu’une sous-tâche ?

Chaque tâche peut être divisée en plusieurs étapes appelées sous-tâches.
Une sous-tâche est donc un élément indivisible d’une tâche. Une sous-tâche est toujours rattachée à une tâche et ne peut exister seule.

Une sous-tâche peut servir à suivre l’avancement d’une tâche complexe divisée en sous-tâches simples.
Celles-ci fonctionnent comme les tâches, à la différence près qu’elles ne possèdent pas de date attribuée par défaut. Il faut donc leur attribuer une date d’échéance si on le souhaite.

Créer une sous-tâche

A noter que dorénavant l’édition d’une action ouvre une fenêtre d’édition.
La fenêtre de création de sous-tâche est une sous-partie de la fenêtre d’édition.

1 – Cliquez sur l’icône de l’action à laquelle vous souhaitez ajouter des sous-tâches OU cliquez sur les points de suspension à droite de l’action afin d’ouvrir la fenêtre d’édition.

2 – Cliquez sur le bouton « + » apparaissant à côté du titre « Sous-tâches ».

3 – Entrez ensuite les détails de la sous-tâche, de la gauche vers la droite :

Le contenu

  1. L’urgence / importance
  2. Le responsable
  3. L’échéance
  4. Supprimer la sous-tâche

Quid du duplicate ?

Vous pouvez dupliquer une tâche en sous-tâche afin de l’assigner à une ou plusieurs personnes tout en gardant la main sur son état d’avancement.

Afin de dupliquer la sous-tâche :

1 – Cliquez sur la tâche pour faire apparaître la fenêtre d’édition

2 – Cliquez sur le bouton « Dupliquer cette action » en haut à droite

3 – Choisissez les personnes avec qui vous souhaitez la dupliquer dans la nouvelle fenêtre, avec le texte à insérer en haut de la fenêtre. (Photo)

4 – Vous pouvez l’éditer (texte, Einsenhower, date, etc.)

La personne qui reçoit l’action a une vision de l’ensemble de la tâche et de ses sous-tâches mais ne peut agir que sur la sous-tâche qui lui a été partagée.

Affichage des sous-tâches

Dans une tâche : Lorsque vous créez des sous-tâches, une barre blanche apparaît. Cette barre correspond à l’avancement en temps réel de la tâche, et indique combien de sous-tâches y sont associées.

A côté de cette barre apparaît une division : « 0/2 » par exemple signifie qu’il existe 2 sous-tâches associées à cette tâche, et qu’aucune n’a été effectuée.

Vous verrez la barre d’avancement se remplir de bleu proportionnellement au nombre de sous-tâches restant à effectuer. Par exemple, si vous avez accompli 2 sous-tâches sur les 4 créées, alors il sera affiché « 2/4 » avec la barre d’avancement remplie de bleue jusqu’à la moitié.

Astuce : cliquer sur cette barre d’avancement permet d’accéder à la fenêtre d’édition de la tâche et des sous-tâches.

Dans l’onglet « Mes paramètres », puis « Paramètres généraux », vous avez la possibilité d’activer le paramètre « Clôturer mes actions automatiquement si toutes les sous-tâches sont terminées ».

Lorsque ce paramètre est activé, vous n’avez alors plus besoin de cocher la case indiquant que la tâche est terminée lorsque toutes les sous-tâches sont terminées. Celle-ci sera automatiquement cochée par Beesy.

A noter que si vous souhaitez cocher la case de fin de tâche manuellement avant que chacune de ses sous-tâches associées ne soit terminée, ce message de confirmation apparaîtra :

Cliquer sur « OK » indiquera que l’action ainsi que toutes ses sous-tâches sont terminées.

Dans le Dashboard :
– Les sous-tâches possédant une date d’échéance s’affichent au même endroit que les tâches (onglets En cours, Terminées, Reçues, etc.).
– Les sous-tâches ne possédant pas de date d’échéance s’affichent quant à elles dans l’onglet « A planifier ».

L’icône permet de distinguer facilement une sous-tâche d’une tâche normale.

Si vous cliquez sur le texte de la sous-tache, vous accéderez à son contexte : la tâche, les autres sous-tâches, etc.`

A gauche, de haut en bas, les 2 premières icônes indiquent une sous-tâche, et la troisième une tâche.

Modifier des sous-tâches

Vous avez également la possibilité de modifier l’ordre des sous-tâches par simple glisser-déposer :

1 – Passez le curseur à gauche de la sous-tâche dans la fenêtre d’édition, l’icône « ≡ » apparaît

2 – Cliquez sur l’icône et restez appuyé afin de déplacer la sous-tâche

Cela vous permet notamment de trier les sous-tâches par date ou état d’avancement.