Sous-tâches

Qu’est-ce qu’une sous-tâche ?

Chaque tâche peut être divisée en plusieurs étapes appelées sous-tâches.
Une sous-tâche est donc un élément indivisible d’une tâche. Une sous-tâche est toujours rattachée à une tâche et ne peut exister seule.

Une sous-tâche peut servir à suivre l’avancement d’une tâche complexe divisée en sous-tâches simples.
Celles-ci fonctionnent comme les tâches, à la différence près qu’elles ne possèdent pas de date attribuée par défaut. Il faut donc leur attribuer une date d’échéance si on le souhaite.

Créer une sous-tâche

A noter que dorénavant l’édition d’une action ouvre une fenêtre d’édition.
La fenêtre de création de sous-tâche est une sous-partie de la fenêtre d’édition.

1 – Cliquez sur l’icône de l’action à laquelle vous souhaitez ajouter des sous-tâches OU cliquez sur les points de suspension à droite de l’action afin d’ouvrir la fenêtre d’édition.

2 – Cliquez sur le bouton « + » apparaissant à côté du titre « Sous-tâches ».

3 – Entrez ensuite les détails de la sous-tâche, de la gauche vers la droite :

Le contenu

  1. L’urgence / importance
  2. Le responsable
  3. L’échéance
  4. Supprimer la sous-tâche

Quid du duplicate ?

Vous pouvez dupliquer une tâche en sous-tâche afin de l’assigner à une ou plusieurs personnes tout en gardant la main sur son état d’avancement.

Afin de dupliquer la sous-tâche :

1 – Cliquez sur la tâche pour faire apparaître la fenêtre d’édition

2 – Cliquez sur le bouton « Dupliquer cette action » en haut à droite

3 – Choisissez les personnes avec qui vous souhaitez la dupliquer dans la nouvelle fenêtre, avec le texte à insérer en haut de la fenêtre. (Photo)

4 – Vous pouvez l’éditer (texte, Einsenhower, date, etc.)

La personne qui reçoit l’action a une vision de l’ensemble de la tâche et de ses sous-tâches mais ne peut agir que sur la sous-tâche qui lui a été partagée.

Affichage des sous-tâches

Dans une tâche : Lorsque vous créez des sous-tâches, une barre blanche apparaît. Cette barre correspond à l’avancement en temps réel de la tâche, et indique combien de sous-tâches y sont associées.

A côté de cette barre apparaît une division : « 0/2 » par exemple signifie qu’il existe 2 sous-tâches associées à cette tâche, et qu’aucune n’a été effectuée.

Vous verrez la barre d’avancement se remplir de bleu proportionnellement au nombre de sous-tâches restant à effectuer. Par exemple, si vous avez accompli 2 sous-tâches sur les 4 créées, alors il sera affiché « 2/4 » avec la barre d’avancement remplie de bleue jusqu’à la moitié.

Astuce : cliquer sur cette barre d’avancement permet d’accéder à la fenêtre d’édition de la tâche et des sous-tâches.

Dans l’onglet « Mes paramètres », puis « Paramètres généraux », vous avez la possibilité d’activer le paramètre « Clôturer mes actions automatiquement si toutes les sous-tâches sont terminées ».

Lorsque ce paramètre est activé, vous n’avez alors plus besoin de cocher la case indiquant que la tâche est terminée lorsque toutes les sous-tâches sont terminées. Celle-ci sera automatiquement cochée par Beesy.

A noter que si vous souhaitez cocher la case de fin de tâche manuellement avant que chacune de ses sous-tâches associées ne soit terminée, ce message de confirmation apparaîtra :

Cliquer sur « OK » indiquera que l’action ainsi que toutes ses sous-tâches sont terminées.

Dans le Dashboard :
– Les sous-tâches possédant une date d’échéance s’affichent au même endroit que les tâches (onglets En cours, Terminées, Reçues, etc.).
– Les sous-tâches ne possédant pas de date d’échéance s’affichent quant à elles dans l’onglet « A planifier ».

L’icône permet de distinguer facilement une sous-tâche d’une tâche normale.

Si vous cliquez sur le texte de la sous-tache, vous accéderez à son contexte : la tâche, les autres sous-tâches, etc.`

A gauche, de haut en bas, les 2 premières icônes indiquent une sous-tâche, et la troisième une tâche.

Modifier des sous-tâches

Vous avez également la possibilité de modifier l’ordre des sous-tâches par simple glisser-déposer :

1 – Passez le curseur à gauche de la sous-tâche dans la fenêtre d’édition, l’icône « ≡ » apparaît

2 – Cliquez sur l’icône et restez appuyé afin de déplacer la sous-tâche

Cela vous permet notamment de trier les sous-tâches par date ou état d’avancement.

Demande de Devis

Votre demande a bien été pris en compte. Nous vous répondrons rapidement.

Ask for a quotation

Your request has been taken into account. We will answer you as soon as possible.

Try the beta version

Your request has been taken into account. We will answer you as soon as possible.