Synchronisez vos calendriers et importez vos tâches dans Beesy

Importer des données dans Beesy grâce à un fichier d’importation

Que vous utlisiez Google Task ou Outlook.com pour gérer vos tâches, vous allez pouvoir importer toutes vos données directement dans Beesy grâce à un fichier d’importation.

Comment importer vos tâches dans Beesy facilement et rapidement ? 

Tout d’abord, téléchargez le fichier d’importation de tâche. Pour cela vous avez 2 options:

1) Soit directement dans l’Onglet Projet de Beesy en cliquant sur le bouton + puis « Importer vos données« 

Importer vos données

2) Soit dans l’Onglet « Gérer mes données«  de votre compte

Gérer mes données

Une fois le fichier d’import téléchargé vous allez pouvoir le remplir. Comment procéder ? Plusieurs colonnes vont vous être proposées, sachez que vous n’êtes pas obligé de toutes les remplir, sauf pour la colonne concernant la tâche :

 

  1. Objectif : renseignez le nom de l’objectif auquel appartiendra votre projet
  2. Projet : renseignez le nom du projet auquel appartiendra votre tâche
  3. Type : précisez le type de l’action, s’il s’agit par exemple d’une Remarque, Décision, Appel, Tâche..
  4. Tâche : ici indiquez le contenu de vos actions ligne par ligne, par exemple : « Terminer la présentation commerciale »
  5. Sous-tâche : indiquez le contenu de vos sous-tâche, par exemple : « Ajouter un plan de communication à la présentation commerciale  » 
  6. Date d’échéance : précisez la date à laquelle vous souhaitez que l’action soit faite sous le format suivant : JJ/MM/AAAA. Si pas de date, Beesy prendra la date de création de ‘action par défaut.
  7. Propriétaire : indiquez les initiales présentes dans Beesy pour le responsable de l’action. Si vous ne précisez pas de responsable, l’action vous sera automatiquement attribuée.  
  8. Priorité : sur une échelle de 0 à 5 (5 étant la priorité maximale), indiquez le chiffre correspondant. Si aucun chiffre, Beesy prendra la priorité par défaut.
  9. Urgence : précisez l’urgence de la tâche > 0 pour non urgent, 1 pour urgent.
  10. Importance : précisez l’importance de la tâche > 0 pour non important, 1 pour important.
  11. Privée : si vous souhaitez que la tâche reste privée indiquez 1, sinon 0. 
  12. Terminée : si la tâche a déjà été effectuée, indiquez 1, sinon 0.
  13. Achèvement : de même que pour l’échéance, indiquez une date format JJ/MM/AAAA 

Ensuite vous n’avez plus qu’à importer le fichier Excel dans Beesy. Rafraichissez la page jusqu’à ce que toutes les données soit rentrées dans Beesy. Un code couleur vous indique les phases du chargement :

  • Fond Blanc : simplement pour notifier que le fichier a bien été reçu
  • Fond Bleu : le traitement est en cours 
  • Fond Vert : le traitement des données est terminé et vos tâches sont dans Beesy

Une fois le fichier importé vous retrouvez toutes vos tâches dans Beesy. Si vous n’avez pas précisé d’objectif ou de projet, les tâches seront répertoriées dans un projet par défaut. 

Importation des données

Synchroniser ses tâches avec un calendrier

Améliorez la vision de votre journée en synchronisant vos actions avec votre calendrier. Cette fonctionnalité permet d’inclure une action comme un évènement dans votre calendrier. En 1 clic visualisez vos actions du jour/de la semaine. Vous n’oublierez plus rien !

Vous avez le choix de synchroniser toutes vos actions ou de choisir celles que vous souhaitez. Lorsque vous clôturez une action dans Beesy, celle-ci s’effacera automatiquement du calendrier. Vous pouvez également vous désabonner du calendrier pour ne plus afficher les actions de Beesy.

Comment synchroniser toutes vos actions ?
  1. Allez dans « Mon compte » > « Export calendrier »  
  2. Cliquez sur « Créer un lien »
  3. Copier le lien généré
  4. Ouvrez votre calendrier > Abonnement à un calendrier > Coller le lien

Synchroniser une tâche en particulier

Il vous est possible de choisir les actions à synchroniser dans votre calendrier pour suivre uniquement celles qui vous importe, comme les appels, les réunions, etc.

Comment synchroniser une action spécifique ?
  1. Cliquez sur l’icône « Télécharger le fichier iCal »
  2. Une fenêtre « Ajouter un évènement » s’ouvre
  3. Choisir le calendrier concerné
  4. Cliquez sur « Ok »

Votre action s’ajoute à votre calendrier.

 

S’abonner à un calendrier

Calendrier Apple

Calendrier Apple

 

  1. Ouvrir le calendrier Apple
  2. Cliquez sur « Fichier »
  3. Cliquez sur « Abonnement à un calendrier »
  4. Copier le lien d’export calendrier de Bessy
  5. Suivre les instructions

Calendrier Google

 

Une fois le calendrier ouvert :

 

  1. Cliquez sur « Ajouter l’agenda d’un ami »
  2. Cliquez sur « A partir de l’URL »
  3. Coller l’URL de l’export calendrier de Beesy
  4. Cliquez sur « Ajouter un agenda »
Calendrier Google
Calendrier Yahoo

Calendrier Yahoo

 

 

  1. Ouvrir le calendrier Yahoo
  2. Dans « Autres» cliquez l’icône à droite
  3. Cliquez sur « Suivre d’autres calendriers »
  4. Coller le lien d’export calendrier de Beesy
  5. Suivre les instructions

Calendrier Outlook (pour Windows)

 

 

  1. Se connecter sur Outlook.com
  2. En bas du panneau the navigation, sélectionner Calendar
  3. Dans la barre d’outil, sélectionner Ajouter un calendrier > Depuis internet
  4. Coller le lien
  5. Choisir le nom du calendrier
  6. Cliquez sur « Enregistrer »
Calendrier Outlook

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