Besoin de transformer les mails en action sans perdre d’informations ?

 

Le Mail To Task est la solution pour concentrer toutes vos tâches dans Beesy en transformant vos mails en tâches directement dans le projet Beesy correspondant.
Vous gagnez du temps en créant automatiquement des actions dans votre Beesy au lieu de les recopier 1 par 1 et d’y insérer les pièces jointes.
Dorénavant, vous recevez les pièces jointes ainsi que le mail lui-même en pièce jointe sous forme d’une tâche dans votre projet spécifié. Par défaut, ils apparaissent dans le projet Mailbox qui sera automatiquement créé lors de votre premier Mail To Task.

Pour ce faire :

  • Transférez vos mails sur votre adresse mail Beesy (accessible via options et « Mon compte » onglet « Informations de création via email ». Votre adresse Mail To Task Beesy s’affiche au format « beesyme-task-……@beesy.me »).
  • L’objet du mail définit le nom de la tâche dans Beesy
  • Vous recevez les mails directement dans un nouveau projet Mailbox accessible via l’onglet Projets.
  • Vous souhaitez l’envoyer directement dans un projet précis ?
    Pas de souci, écrivez simplement : #(Nom du projet) dans l’objet du mail, par exemple : #(Projet test)N.B. : Notez que le projet doit exister pour qu’il soit possible d’envoyer des mails dedans. Seul le projet Mailbox se crée automatiquement depuis votre boîte mail.

Nouveautés :

  • Gardez tout l’historique et le contexte de vos échanges mail avec la nouvelle fonctionnalité de récupération de l’intégralité de l’email au format EML (Voir Illustration ci-dessous)
  • Récupérez directement vos pièces jointes du mail directement dans votre tâche et votre projet (Même Illustration)
    Les pièces jointes sont automatiquement intégrées à la tâche.
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  • Pour les noms de projet contenant un seul mot, il n’est plus utile de mettre les parenthèses dans l’objet du mail, exemple : #Nomduprojet

A noter que le choix d’importer les pièces jointes et le texte du mail est activé par défaut, mais vous pouvez les désactiver à tout moment dans « Mes paramètres ».

N.B. : On peut désormais déplacer le projet Mailbox

Amélioration du Dashboard pour une visibilité accrue de votre activité

 

Il est l’outil de pilotage principal de votre activité. Celui-ci vous permet de visualiser via un système de filtres toutes les actions entrées ou reçues dans Beesy : vous visualisez donc vos actions et celles assignées, les actions en cours, en retard ou terminées, et ce par projet, par personne, par date, etc.

Nouveautés :

  • Le filtre « Tout le monde » affiche toutes les actions d’un projet partagé dont vous faites partie, avec le propriétaire des tâches sur une plage de temps souhaitée.

Comme l’illustre l’image ci-dessous, cela vous permet de gérer un projet entièrement depuis votre Dashboard en vue Eisenhower. Vous y voyez toutes les actions d’un projet et pouvez changer le propriétaire de l’action, la date d’échéance, le contenu de l’action ou indiquer l’avancement de l’action en un clic.

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  • Ajoutez plus rapidement une tâche via le Dashboard : Entrez la tâche dans la barre latérale « Ajouter une tâche » située en haut de cette page, et appuyez simplement sur « Entrer » après avoir spécifié les détails de la tâche (contenu, date, responsable, projet). La tâche est automatiquement créée et ajoutée à votre projet ainsi que visible instantanément dans votre Dashboard.
  • Pilotez plus facilement toutes vos actions importantes en masquant les actions non importantes dans la matrice Eisenhower :Ceci vous permet de gagner de l’espace afin de visualiser plus de tâches Importantes sans avoir à faire défiler les cases de la matrice Eisenhower vers le bas.
    Vous obtenez donc une meilleure vue d’ensemble ce qui facilite le pilotage de votre activité.La matrice Eisenhower est composée de 4 parties, dont les deux parties du bas présentant les actions non importantes.
    Ces deux cases « Non Important/Non Urgent » et « Non Important/Urgent » sont automatiquement closes si celles-ci ne contiennent aucune action.
    Néanmoins, si vous souhaitez faire remonter les 2 cases « Non Importantes », il vous suffit alors de cliquer sur le bouton encadré en rouge sur l’illustration ci-dessous. : Voir Illustration ci-dessous.

 

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Et bien d’autres nouveautés encore :

  • On peut de nouveau copier/coller le contenu d’une action dont on n’est pas le propriétaire.
    Comme montré ci-dessous, il suffit d’aller dans « Mes paramètres » et d' »Activer menu contextuel sur clic droit d’une action » afin d’activer l’option.
    Si l’action est désactivée, vous avez alors accès au menu classique de correction des fautes d’orthographe.
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  • Toujours afficher le sujet/projet d’une action :

Simplifiez le pilotage de vos tâches dans n’importe quel vue en spécifiant le contexte SUJET/PROJET pour chaque tâche.

Cette nouvelle option élimine la perte de temps à se demander d’où sort telle ou telle action, vous aurez le contexte sous les yeux à tout moment. Il est précisé en gris au bas de chaque action le nom du projet et du sujet auxquels la tâche appartient.

Vous pouvez activez cette option via les paramètres.

  • Vous souhaitez visualiser uniquement vos actions créées ?

    Dans les onglets Dashboard, Actions et Personnes, il est dorénavant possible de ne plus afficher les actions créées par vos collaborateurs dans les notes communes au groupe.

Pour ce faire, il suffit d’accéder à « Mes paramètres » et d’activer/désactiver l’option « Masquer les actions partagés dans Dashboard, Actions et Personnes » selon le moment de la journée : afficher pour avoir une vie générale du projet ou masquer pour se concentrer sur ses propres tâches.

  • Une action se transforme en un appel ou un mail : changez le type de votre action (Voir illustration ci-dessous).

Pour l’optimisation de la gestion de vos plans d’actions, vous avez besoin de changer une action en un autre type. Par exemple un action se transforme en un appel ou en un email à envoyer. C’est maintenant disponible sur l’ensemble de vos outils Beesy : PC, iPad et iPhone

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