réunion one-to-one

La réunion one-to-one est devenue un puissant outil de management. Elle permet de faire un point avec votre collaborateur et d’établir des objectifs clairs à atteindre de sorte à faire progresser sa productivité et son efficacité.

« 90 minutes de votre temps peuvent améliorer la productivité de votre collaborateur pour plusieurs semaines », Andrew Grove, ancien chef de l’entreprise Intel.

Ces réunions peuvent être perçues de différentes manières suivant dans quelle entreprise vous travaillez. Parfois elles sont considérées comme étant des réunions de travail et dans d’autres cas elles sont considérées comme étant plutôt le lieu de partage des idées avec son collaborateur, un moment de qualité où chacun fait part de ses feedbacks et des points positifs et négatifs à retravailler.

Tout ceci étant très subjectif, il n’existe pas de guide universel pour comment faire une réunion one-to-one parfaite avec son collaborateur car chacun y adapte ses méthodes de fonctionnement ; cependant voici quelques conseils pour vous aider à rendre ces réunions les plus efficaces possible

 

Clefs de succès pour la performance optimale d’une réunion one-to-one

réunion one-to-one

Pour une performance optimale de votre réunion one-to-one, votre collaborateur devra :

 

  • Connaître les objectifs à atteindre

  • Bien connaître son rôle et ses responsabilités

  • Être engagé dans l’entreprise

  • Avoir les clefs pour surmonter les difficultés auxquelles il devra faire face

  • Se sentir en confiance pour établir une bonne communication

Pour un bon suivi et voir de réelles améliorations au sein de votre entreprise, la réunion one-to-one doit être organisée de façon régulière. Lors de celle-ci, le but est donc d’identifier quels points sont à améliorer et quels sont les objectifs à remplir :

Au début de l’entretien

Vous pouvez démarrer par une « prise de température ». En effet, l’ambiance générale est un critère à prendre en compte pour mener à bien votre réunion et vous garantir de l’implication à 100% de votre collaborateur.

Pendant la réunion

Ensemble, vous allez faire un point rapide sur les précédentes réunions de sorte à ne pas répéter ce qui a déjà été dit et à se focaliser sur l’ordre du jour. Il est primordial de garder un historique sur les sujets des réunions passées pour avoir un fil conducteur.

Ensuite, chacun tour à tour va exposer ses idées, ses avancées sur les divers plans d’actions et les suggestions d’améliorations concernant l’organisation interne de l’entreprise. L’idée est de créer une atmosphère de partage et d’écoute où le manager et son collaborateur peuvent discuter librement.

La communication et la confiance sont les 2 piliers essentiels à l’amélioration de la productivité de votre entreprise. Il faut savoir accepter que l’autre ne soit pas d’accord et qu’il apporte un point de vue différent ; évitez au maximum les « oui, mais » et privilégiez les « oui, ou bien ».

Pour conclure la réunion dans de bonnes conditions

A la fin d’une réunion one-to-one, il est important de se fixer des objectifs SMART, à atteindre pour la prochaine réunion et de définir clairement les plans d’actions. Un objectif SMART doit être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable et Temporel. Si un objectif rempli ces critères, il devrait être accompli sans grande difficulté. Savoir identifier les obstacles qui empêche de formuler de tels objectifs est primordial.

Les vigilances à prendre en compte

Dans l’idée d’une réunion one-to-one, le manager comme le collaborateur doit être écouté. Les deux travaillant de pair et partageant leurs idées de façon libre et détachée de tout intérêt personnel. L’écoute est donc un élément essentiel pour exploiter les idées créatives des deux acteurs et de garder en vue les objectifs à atteindre. Dans le cas inverse, on parlerait plutôt de « réunion descendante » où une seule personne intervient.

Le manager doit être conscient des différents risques qui peuvent lui faire face :

  • Être en désaccord total avec son collaborateur et ne pas trouver de point d’entente
  • Ne pas prendre en compte les feedbacks de son collaborateur et ne pas envisager qu’il peut avoir un point de vue différent du sien
  • Avoir un problème de compréhension par rapport aux objectifs visés et au rôle que chacun doit tenir
  • Ne pas garder de trace de ce qui a déjà été entendu entre chaque réunion

Comment faciliter une réunion one-to-one ? 

 

Pour faciliter ces réunions souvent hebdomadaires et leur suivi, vous pouvez vous aider d’un outil collaboratif qui permet de simplifier les tâches que vous et votre équipe devez accomplir. Ces outils collaboratifs permettent notamment :

 

  • D’automatiser la rédaction des comptes rendusLors de one-to-one il n’est pas rare que vous preniez des notes sur une feuille volante ou bien que vous réalisiez des schémas sur tableau blanc et donc que les informations soient dispatchées sur différents outils/supports. L’outil collaboratif vous permet de réaliser automatiquement un compte rendu complet reprenant toute la masse d’information, accessible par votre collaborateur en temps réel sur la plateforme. Il vous suffit de prendre en photo vos schémas, notes, etc., et d’envoyer les éléments sur l’outil collaboratif pour que les informations y soient automatiquement rapportées et enregistrées.

  • D’obtenir un suivi des réunions: Une fois le plan d’action établi et la prise de note réalisée, vous gagnerez du temps car le compte-rendu et le suivi des actions sera effectué automatiquement. Le suivi est important pour des réunions récurrentes comme celles-ci ; il faut donc pouvoir suivre au fil des semaines ce qui a déjà été évoqué, le actions et décisions identifiées.

  • D’automatiser le suivi des plans d’action en temps réel: C’est-à-dire que le manager peut suivre en temps réel l’avancement de ses collaborateurs sur les plans d’action et avoir un œil sur qui fait quoi. Réciproquement, le collaborateur pourra savoir de ce qu’il a à faire, de ce qui a déjà été effectué et de ce qui est en cours. Il y a une véritable traçabilité des actions menées.

    Pour finir, il ne faut pas oublier que lors de ces réunions, l’ambition du manager est dans la majorité des cas d’accroître les performances de l’entreprise et de faire un point sur l’engagement de chaque membre de l’équipe. L’objectif est de solutionner les problèmes d’organisation ou de compréhension en interne et donc d’optimiser le management de l’entreprise.

    La réunion one-to-one reste l’outil le plus puissant pour détecter le manque de motivation de ses collaborateurs et d’y remédier avant qu’il ne soit trop tard.

    Pour aller plus loin, lisez notre blog sur L’importance d’avoir un bon outil pour piloter son activité.

    Comment optimiser la gestion d’une réunion one-to-one ?

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