Le travail en mode collaboratif est aujourd’hui devenu l’un des facteurs stratégiques pour la réussite de votre entreprise. En effet, la multiplicité des informations, le coût et la complexité des projets rendent nécessaire et presque inévitable la collaboration et le travail d’équipe.

« 64% des salariés expriment le besoin de collaborer pour améliorer et soutenir le travail en équipe » (enquête Ipsos et Openmind Kfée).

Voici 3 commandements pour mettre en œuvre les bonnes pratiques de collaboration en entreprise : 

Commandement n°1 : Misez sur une communication plus simple !

Pour 39% des salariés, la collaboration est jugée globalement « inefficace », cela étant dû au manque effectif d’attention et d’écoute envers chaque collaborateur.

Pour remédier au problème, il existe des méthodes simples et facile à mettre en œuvre pour fluidifier la communication et ainsi collaborer de façon efficace et organisée avec son équipe.

 

Méthode n°1 : Utiliser des outils collaboratifs de communication

« La participation de chacun est essentielle pour donner vie aux idées » Microsoft Teams.

Les outils de communication comme Skype, Slack ou encore Microsoft Teams vont aider à la prise de décision en équipe. Avec des plateformes de communication en temps réel, les équipes même les plus dispersées vont pouvoir partager ensemble toutes leurs idées, commenter, poser leurs questions et échanger sur les informations nécessaires pour faire avancer leurs projets et ainsi permettre à l’ensemble de progresser et prendre des décisions plus rapidement.

 

Méthode n°2 : Diminuer le nombre d’email

« L’abondance des messages a un effet pervers sur le salarié. 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31 % avouent être distraits dans leur travail. » (Créfac)

Un constat : nous passons près de 3h par jour dans notre boite mail.

Des solutions collaboratives comme Asana, Trello ou Beesy permettent de diminuer le nombre d’email échangés en simplifiant la communication entre les collaborateurs. Comment ?

  • En centralisant toutes les informations importantes dans l’outil
  • En rendant accessible à tous les informations mises à jour en temps réel

Inutile donc d’envoyer des mails de synchronisation pour obtenir les dernières informations sur votre activité ou pour faire le point avec vos collaborateurs sur vos projets.

Avec Beesy par exemple, vous allez pouvoir aller encore plus loin en passant encore moins de temps dans vos mails : vous allez pouvoir suivre vos mails importants directement dans Beesy, sans passer par votre boite mail.

En bref : Vous réduisez considérablement de nombre d’emails échangés. L’éditeur Knowings a d’ailleurs évalué que pour une entreprise de 200 salariés répartis sur 10 sites, le nombre de mails internes échangés a chuté de 30% après s’être équipé d’une solution collaborative de ce type.

« Quand on creuse, la problématique générale des managers et de leurs équipes tourne souvent autour du trop plein d’information : des informations réparties dans plusieurs outils (les mails, les messageries, les fichiers excel…) ce qui induit une perte d’information et un manque de réactivité. Vous avez donc besoin d’une solution qui va vous permettre de tout gérer à partir d’un seul et même outil pour centraliser vos données et consolider vos informations, peut importe d’où vient le flux. »

Christopher Mesquita

Directeur des ventes , BeesApps

Commandement n°2 : Améliorez la qualité de vie au travail et créez une véritable cohésion d’équipe – zoom sur la startup Comeet

« La transformation digitale nous a fait passer de la gestion des ressources humaines à celles des relations humaines. Une richesse humaine qui s’inscrit dans une logique plus collaborative. » Jean-Sébastien Chanal, utilisateur Comeet – Directeur Avant-Ventes / Expert RH à Talentsoft

Un esprit d’équipe favorisé est important lorsque l’on a à travailler sur des projets ou des missions en groupe. De manière générale, il est essentiel d’entretenir de bonnes relations avec ses collègues pour se sentir bien dans son travail au quotidien.

Comeet se présente comme un assistant intelligent connecteur de talents et créateur de liens engageants autour d’événements personnalisés. Mais comment cela fonctionne ?

Se basant sur les besoins, envies et disponibilité des utilisateurs, Comeet organise à leur place des activités et permet à chacun de créer du lien autour d’intérêts communs. Chaque personne n’a qu’à choisir l’activité qu’il veut faire, indiquer ses disponibilités et le ou les endroits où il est prêt à aller pour créer du lien. Et il n’y a rien à faire de plus, c’est l’application qui s’occupe du reste ! Le choix des activités est d’ailleurs très large, on y trouve par exemple : des cours d’improvisation théâtrale, du partage de compétences, du sport, des cours de yoga, boire un verre ou déjeuner, de la méditation, des sorties culturelles… Rien n’est imposé, chacun fait son choix !

En quelques mots, Comeet permet une plus grande cohésion globale avec une meilleure ambiance entre les équipes ainsi qu’un meilleur engagement et une facilitation de l’intégration des nouveaux arrivants. Avec leur application, tout le monde apprend à se connaître, ce qui améliore la communication et entretient l’envie de travailler ensemble.

« L’humain étant intimement corrélé à la croissance des entreprises, nous avons la profonde conviction que le lien social est le premier vecteur de bien-être au travail. (…)

Parce que nous vivons dans un monde où le virtuel a peu à peu pris le pas sur le réel, nous souhaitons redonner son sens premier au lien social : créer de véritables échanges humains, de réelles connexions, faire en sorte que les personnes se rencontrent physiquement dans la vraie vie. Tout ceci pour engendrer du liant, le ciment et la base indispensable d’une culture d’entreprise constructive et solide. »

Lise Marszalck

Chief Marketing Officer, Comeet

Commandement n°3 : Partager des objectifs communs pour une meilleure performance

« Le travail en équipe est l’un des moyens les plus efficaces permettant d’atteindre les objectifs de l’entreprise : plus d’idées, une synergie des forces et des qualités de chaque individu, une répartition des tâches par compétence… Avec des objectifs clairs et partagés, chaque personne pourra travailler dans les meilleures conditions pour améliorer l’efficacité globale. La collaboration est la clé de succès des performances d’une entreprise. »

Dina Chevenement

Directrice Marketing, BeesApps

Il est primordial que dans une équipe, chacun trouve sa place et connaisse son rôle et ce qu’il apporte au reste de l’équipe. Chaque individu doit se sentir respecté, valorisé et reconnu pour son travail.

C’est alors au manager d’équipe de définir précisément les objectifs à atteindre et de s’assurer que tout le monde ait bien compris les enjeux et comment apporter sa propre valeur ajoutée au projet.

En tant que manager vous pouvez également choisir de fixer des objectifs individuels qui mèneront à la réussite globale du projet pour garantir le bien-être et la reconnaissance de chaque personne.

 

Clés de succès pour obtenir la meilleure performance de votre équipe :
  • Fixer des objectifs SMART : Spécifique (précis), Mesurable (quantifié ou qualifié), Acceptable (ambitieux mais atteignable), Réalisable (un bon défi à relever dans la mesure du possible) et Temporel (avec un délai précis) : qu’ils soient dirigés à toute l’équipe ou individuellement pour encourager les performances de tous

  • Savoir reconnaître les efforts de chaque individu et garantir le bien-être des salariés.

    27%des actifs manquent de reconnaissance au travail au quotidien alors que 90% des salariés pensent que la QVT booste la performance (enquête Comeet), élément à ne pas négliger…

  • Suivre l’avancement de ses collaborateurs sur les objectifs en cours pour identifier les points d’attention et les éventuelles améliorations à effectuer 

  • Utiliser une solution collaborative pour structurer son activité avec des objectifs clairs et partagés entre les équipes ; obtenir un suivi en temps réel et être au fait du « qui fait quoi » pour garantir une collaboration pérenne

Vous l’aurez compris, au sein d’une organisation, le travail en équipe a une grande importance pour permettre à chacun de se révéler et d’être épanouie dans son travail. Identifier les bonnes pratiques de collaboration va permettre aux équipes de travailler plus efficacement et dans de bonnes conditions.

Les solutions de travail collaboratifs comme celles évoquées ci-dessus, permettent d’améliorer la productivité globale des équipes. L’étude The social economy « Unlocking value and productivity through social technologies » menée par Mckinsey a d’ailleurs montré que la collaboration au sein d’une entreprise favorisait la productivité de 20 à 25%.

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