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Les enjeux quotidiens du manager : méthodes et astuces
Les enjeux du manager sont aujourd’hui multiples. Ils doivent bénéficier d’une capacité d’adaptation extraordinaire afin de pouvoir répondre à n’importe quelle situation (telle qu’une pandémie forçant tout le monde à travailler à distance). Ces derniers doivent donc se créer une boîte à outils qui leur permettra de mener à bien leurs objectifs et ainsi conduire leur équipe vers la réussite. Dans cet article, vous retrouverez les 9 enjeux auxquels les managers sont confrontés et les outils et méthodes pour y répondre.
Enjeu 1 : La communication
L’enjeu le plus important au sein d’une équipe est la communication. L’objectif de cette dernière est de :
- Diffuser les enjeux stratégiques de l’entreprise ;
- Assurer la cohérence stratégique au sein de vos équipes ;
- Distiller les messages liés à votre propre management et vos objectifs ;
- Communiquer le bon message au bon moment;
- Renouer le dialogue, ce qui favorisera la proximité et la collaboration ;
Il ne peut y avoir de transformation sans une vision globale de vos activités. C’est pour cela qu’aujourd’hui, communiquer efficacement prend une toute nouvelle tournure. Avec le développement du télétravail, tout le monde est en quelque sort contraint de trouver de nouveaux outils pour interagir avec ses coéquipiers. Vous devez ainsi réussir à fluidifier vos interactions avec vos équipes :
- Mettez donc en place une communication collaborative. Par exemple, dans Microsoft Teams ou Slack, créez des canaux de communication spécifiques à chaque projet dans lesquels vos collègues pourront échanger plus rapidement et en temps réel. Dans ces canaux, vous pourrez y créer un espace documentaire où tout le monde pourra retrouver les documents liés au projet. L’accès à une information à jour sera facilitée pour tout le monde ;
- Réalisez des comptes rendus de réunions afin de vérifier la charge de travail de chacun, résumer les décisions précises et formuler clairement les attentes ;
Les réunions formelles sont un outil indispensable pour gérer les temps de communication avec vos équipes. Organisez régulièrement des réunions en équipe dédiées à vos projets (qu’elles soient sur place ou à distance). Faites également des points individuels régulièrement avec vos collaborateurs.
La communication informelle est aussi très importante. Pour cela :
- Faites des pauses à la machine à café, même virtuelles, afin d’échanger quotidiennement sur tout et n’importe quoi et libérer la parole ;
- Profitez de la pause déjeuner pour interagir avec les membres de votre équipe et apprendre à mieux les connaître ;
- Organisez des sessions apéro pour favoriser la communication spontanée et souder les liens de votre équipe ;
Enjeu 2 : Encourager la créativité
En tant que manager, encourager la créativité au sein de votre équipe permet de renforcer l’implication générale. Si tout le monde participe à l’élaboration d’un projet, la cohésion d’équipe n’en sera que renforcée. Stimuler la créativité de chacun permet de mettre en valeur l’innovation. Vous casserez la routine quotidienne de votre équipe et favoriserez la prise d’initiatives de chacun grâce à la génération de nouvelles idées. De cette créativité émergera une intelligence collective qui permettra l’augmentation de la performance de l’équipe. Par la suite, vous pourrez davantage vous démarquer et trouverez plus efficacement des réponses aux problèmes pouvant survenir durant votre projet.
Pour stimuler la créativité, mettez en place des solutions de brainstorming :
- Utilisez des outils de carte mentale (Klaxoon.com) ;
- Réalisez des nuages de mots (Nuagedemots.co ou Nuagesdemots.fr) ;
- Partagez des tableaux blancs sur lesquels tout le monde pourra interagir (Micosoft Whiteboard, Lucidpark.com, Mind Meister) ;
- Mettez en place des boîtes à idées pour de potentiels projets futurs (qu’elles soient en carton au bureau ou sous format digital avec Diboks.com) ;
Enjeu 3 : La priorisation et planification
Pour mener à bien vos projets, vous devez planifier et prioriser vos tâches. Cela vous permettra de savoir quelles missions doivent être complétées en premier suivant leur niveau de priorité ou d’urgence. Avoir une bonne organisation est essentielle pour un manager afin de compléter son projet dans les temps avec son équipe.
Matrice d’Eisenhower, diagramme de Gantt ou encore méthode Kanban, il existe plusieurs méthodes pour vous aider. En cliquant ici, vous pouvez retrouver toutes les méthodes de priorisation que nous avons listées suivant différents modes de fonctionnement quotidiens. Ces matrices sont retrouvables dans les outils de gestion de projet tels que Beesy, Asana, ou encore Wrike.
Combinez votre matrice d’organisation et de priorisation avec une to-do list et votre calendrier et vous deviendrez le roi de l’organisation ! Vous pourrez intégrer tous vos outils entre eux afin de ne plus perdre de temps inutile à jongler entre différentes plateformes.
Enjeu 4 : Le reporting
Les outils de reporting sont essentiels à votre quotidien. Ils vous permettent de suivre le pilotage de vos activités et vous aident à prendre les bonnes décisions.
Co-construisez vos rapports avec votre équipe et partagez-les avec tous vos collaborateurs. Chaque individu doit être en mesure d’accéder à une vision à 360° de votre projet en temps réel. Les outils de reporting doivent servir de motivation à vos équipes et non pas être perçus comme un moyen surveillance constante.
Plusieurs types de reporting existent. Vous pouvez mettre en place :
- Des rapports dédiés par projet pour suivre toutes vos activités ;
- Un tableau de bord visuel qui évaluera la progression générale de votre projet ;
- Une checklist présentant toutes les tâches créées et à qui chacune a été attribuée ainsi que leurs dates d’échéance ;
Enjeu 5 : Prendre soin et être à l’écoute de ses équipes
Afin d’avoir une équipe performante et motivée, vous devez prendre soin de cette dernière. Soyez à l’écoute de vos employés. Pour améliorer la vie au travail de chacun, vous devez connaître leur opinion, leur avis.
Pour créer un lien de confiance mutuelle et de développer le bien-être au travail, vous pouvez :
- Créer régulièrement des formulaires de feedback sur vos méthodes de management, l’organisation de l’activité ou encore sur l’ambiance générale (Google Forms)
- Mettre en place des réunions récurrentes one-to-one avec chaque personne pour faire le point. Cliquez ici pour découvrir les facteurs clés de succès de ces dernières.
- Créer des sondages d’opinion (SurveyMonkey)
- Aménagez du temps dans votre agenda durant lequel vous serez disponible pour vos collaborateurs chaque semaine. Ces derniers doivent pouvoir disposer d’un temps dédié pour vous communiquer leurs problèmes et leurs opinions.
- Organisez régulièrement des réunions individuelles ou collectives afin de prévenir les conflits. Chacun peut alors s’exprimer sur les sujets qu’il souhaite aborder, mais aussi ses problématiques, ses sources de stress, etc.
Enjeu 6 : La motivation
Afin que votre équipe garde une performance optimale, il est important de maximiser la motivation de vos troupes. Une personne motivée sera plus efficace, plus rapide dans son travail. Le rendement du projet sera plus important à ses yeux et elle voudra alors accomplir ses tâches au mieux. Il est donc important que l’équipe participe dans l’élaboration du projet afin de garantir l’implication de chacun de ses membres. Voici les astuces qui vous permettront de gérer et monitorer la motivation ambiante :
- Réalisez des grilles socio-dynamiques qui analyseront le niveau d’implication de chacun basé sur les accomplissements individuels. Ces dernières permettent d’adapter et optimiser les tâches attribuées à chacun. Pour en savoir plus, cliquez ici.
- Attribuez la tâche à la bonne personne ayant les compétences adaptées et qui saura répondre efficacement à votre problème.
- Ayez une vue globale sur les compétences et tâches de chacun afin d’éviter la surcharge de travail.
- Lors de vos réunions individuelles, consacrez du temps avec chacun de vos collaborateurs pour prendre la température et évaluer leur ressenti. Vous pourrez alors plus facilement identifier les risques et problèmes, ainsi que les potentielles baisses de motivation.
Enjeu 7 : La dynamique collaborative/cohésion d’équipe
Avec une bonne cohésion d’équipe, vous décuplerez votre capacité à aller plus vite et plus loin. Avec un bon esprit d’équipe, vous serez capable de soulever des montagnes. C’est pourquoi vos coéquipiers doivent se connaître un minimum et pouvoir se faire confiance. En connaissant les domaines d’expertise de chacun, les membres de votre équipe pourront s’attribuer des tâches en fonction des compétences de chaque personne. Les choses avanceront plus vite et plus personne ne restera bloqué sur une mission spécifique par manque de compétence. Voici nos conseils pour favoriser la dynamique collaborative d’une équipe :
- Réalisez des exercices de Team building afin que les membres de votre équipe apprennent à se connaître, développent un lien de confiance et découvrent les compétences et domaines d’expertise de chacun
- Construisez une vision commune. Donnez une direction à votre équipe. Pour cela, réunissez-la régulièrement afin que chacun de vos collaborateurs puisse proposer et présenter ses idées. Vous pourrez alors valider collectivement les décisions prises et co-construire votre vision.
- Définissez les valeurs de l’équipe avec des règles et points de repère, ce qui améliorera la cohérence et la cohésion d’équipe.
- Utilisez les réseaux sociaux de votre entreprise pour faire interagir vos collaborateurs entre eux et créer des débats
- Organisez des sessions de partage de bonnes pratiques et d’astuces sur les sujets communs à tout le monde
Enjeu 8 : Savoir responsabiliser
En tant que manager, vous êtes en charge de votre projet. Cependant, vous ne pouvez évidemment pas tout faire. Vous devez déléguer. Il est donc important de responsabiliser son équipe en leur donnant des tâches importantes. Cela favorisera également l’implication de chacun. Tout le monde aura l’impression d’apporter sa pierre à l’édifice. Pour cela, définissez des objectifs clairs afin de rendre vos équipes autonomes. Si chacun sait ce qu’il doit faire, alors chaque personne pourra progresser efficacement vers le but commun.
Pour vous aider, vous pouvez définir des objectifs SMART avec votre équipe. Cette méthode permettra à tout le monde de mieux appréhender le projet. Chacun se sentira responsable de l’accomplissement des objectifs.
Enjeu 9 : Connaître son mode de fonctionnement et celui de son équipe
Aujourd’hui, nous sommes entrés dans une nouvelle ère : celle du management collaboratif et agile. Vous devez donc posséder une qualité indispensable qui est celle de l’adaptation face à n’importe quelle situation. A chaque moment, vous devez pouvoir vous remettre en question face aux nouveaux challenges et changements pouvant survenir. Pour cela, vous devez connaître vos points forts ainsi que vos points de vigilance afin de les mettre à profit.
De plus, au sein d’une équipe, chaque personne possède une personnalité différente. Tout le monde ne réagit pas de la même manière à une discussion. Vous devez donc trouver la bonne méthode de communication adaptée à chaque individu. Pour cela, vous pouvez :
- Faire effectuer à vos équipes des tests de personnalité. Cela déterminera la méthode de communication idéale propre à chacun. Face aux différentes générations qui se croisent sur le marché du travail, vous pouvez avoir des difficultés à gérer votre management intergénérationnel. Cliquez ici pour découvrir des astuces pour gérer ce dernier.
- Identifier le type de management adapté à chacun. Vous pouvez par exemple effectuer le test « Quel type de manager êtes-vous ? » pour savoir si vous êtes plutôt directif, persuasif, participatif ou délégatif naturellement. Ce test vous permettra d’ajuster votre comportement et vos réactions face à vos collaborateurs. Vous pourrez vous adapter à chacun, ce qui renforcera la cohésion de votre équipe.