Importer et lire un PDF sur iPad avec Beesy 1.50

Lire un PDF sur iPad, un vecteur de productivité pour les professionnels

Posséder un outil de travail permettant de partager des fichiers PDF de façon instantané serait plus que bienvenue dans nos activités professionnelles.

Un des points les plus appréciés par les professionnels concernant le partage des fichiers PDF, est au niveau de la forme, et du visuel. Il est vrai que lorsque les informations que nous partageons sont présentées de façon interactive, schématique, il est plus aisé de retenir le message clé.
Importer et lire un PDF sur iPad permettrait de partager des informations lors des réunions, en projetant les fichiers en question et d’en faire un espace d’échange entre les intervenants.

Pourquoi ?
Il reste important de s’assurer que le message que l’on souhaite faire passer soit le même pour tous les participants et ainsi garder un certain dynamisme durant la réunion. Pour cela, le partage des fichiers doit se faire de façon clair lorsque l’on expose son point de vue et ses objectifs lors des réunions.

Comment ?

Tout professionnel ayant une réunion à préparer avec des documents à partager ne peut se passer des étapes qui suivent : – imprimer les documents nécessaires pour chaque participant, afin que tous aient leur propre exemplaire. Ceci signifie une perte de temps et un gaspillage de papier important, – emmener ces documents sur les lieux de la réunion. A ceci s’ajoute le poids des autres affaires professionnelles nécessaires, – distribuer les documents avant la réunion. Nouvelle perte de temps avant chaque démarrage de réunion dans la distribution des fichiers, – noter les remarques / commentaires / suggestions directement sur les supports papiers, – centraliser toutes les remarques émises pendant la réunion. Cela demande de passer par chaque participants pour récapituler les points essentiels et être sur de ne pas avoir oublié une note sur son support papier, – en fin de réunion, intégrer toutes les annotations, reprendre toutes les remarques pour les intégrer dans le document initial, – envoyer le compte rendu de la réunion, veiller à ce que tous les participants reçoivent le compte rendu final.

Nombreux sont passés par ce processus. De plus, la plupart des participants ne prennent pas le temps de lire au préalable les documents qui ont été partagés, sans parler des documents papiers qui risque d’être perdus etc… C’est pour faire face à tous ces désagréments que nous avons mis en place la version 1.50 de Beesy, en ajoutant une fonction permettant d’importer et lire un PDF sur iPad. Cette nouvelle fonctionnalité vous permettra d’améliorer votre performance et votre productivité lors d’une réunion jusqu’à sa conclusion.

Comment Beesy optimise ce worflow ?

Vous importez votre document PDF dans Beesy. Une fois en réunion, vous projetez votre PDF directement via VGA ou Apple TV : ainsi tous les participants prennent connaissance du document et suivent au même rythme que vous.
En plus d’importer et lire les fichiers PDF sur iPad, Beesy vous permet à chaque moment, d’annoter les commentaires et remarques en marge de votre document PDF. Ceci vous permettra par la suite, de centraliser ces annotations et synthétiser tous les retours en un seul endroit. La prise en compte de ces retours peut-être assignée à un participant en particulier et lorsque la réunion se termine, en un clic, vous envoyez votre compte-rendu enrichi de tous les commentaires avec le document en pièce jointe. Ainsi tous les participants ont une trace de ce qui s’est dit durant la réunion et la personne assignée n’a plus qu’à suivre le compte-rendu pour traiter les retours… La version 1.50 de Beesy permet de faciliter l’échange durant vos réunions, vous permettant de gardez une traçabilité de mise à jour du document, puisqu’il est possible avec Beesy, de revenir sur l’ensemble des commentaires et ainsi vérifier que tout a été pris en compte lors de la prochaine réunion.

Retrouvez notre article sur comment importer et annoter un document dans Beesy.