Introduction Le but premier du CoDir, ou Comité de direction est avant tout de mettre en musique la vision et la...
La méthode GTD : la productivité sans le stress
Mise en valeur par David Allen en 2001 dans son livre Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
, l’auteur décrit une méthode de gestion des priorités quotidiennes. L’orientation qu’il donne rapidement à la méthode GTD n’est pas tant celle de la gestion du temps mais plus subtilement celle de l’organisation pour réussir. Cette méthode est bien évidemment applicable à toutes les activités : c’est autant une méthode d’organisation professionnelle que privée. Dans cet article nous nous concentrerons sur la première activité.
Le principe fondamentale de la GTD est donc de structurer le traitement de l’information et de ses tâches au lieu de se disperser, il faut pouvoir s’appuyer en permanence sur un système que l’on sait fiable.
Lors de la définition des priorités, David Allen explique qu’il est indispensable d’avoir en tête (ou sur papier) toutes les actions immédiatement réalisables, qui feront progresser vers un des objectifs fixés.
Une fois les informations digérées et analysées, on peut :
- établir un ordre d’actions en pleine connaissance de cause,
- porter son attention et son énergie sur ce qui est actionnable maintenant,
- gérer son stress par rapport aux actions qui ne sont pas traitées immédiatement.
Si toute notre attention, notre créativité et notre énergie sont mobilisées sur la seule action qu’on a délibérément choisi de faire, on s’approche d’une organisation de productivité sans stress.
La méthode GTD : un principe structuré
Avant de détailler le processus de cette méthode, il est important de s’attarder sur les 4 critères de décisions selon David Allen. Il part du principe que la priorité d’une action ne peut être le seul facteur de décision sur un instant T. En effet, la méthode GTD avance quatre critères à prendre en compte afin de déterminer la « prochaine tâche à réaliser » :
- Contexte : l’endroit où l’on se trouve, les outils disponibles, les limites et possibilités de l’environnement
- Temps disponible : le temps libre avant la prochaine obligation, le temps estimé de la réalisation de chaque prochaine action listée.
- Etat physique et mental : l’énergie dont on dispose, et les actions qui s’accordent à cette vigueur.
- Priorité : pour les différentes actions réalisables au vu des trois critères précédents, laquelle a le plus d’importance.
David Allen reprend dans la méthode GTD un certain nombre d’idées connues en matière de gestion du temps, la différence est qu’il les systématise dans un processus structuré, discipline nécessaire selon lui, et gage d’efficacité :
1. Collecte de l’information
Noter immédiatement toutes actions qui retiennent l’attention (tâche, événement, document, idée) et qui pourrait nécessiter un travail ultérieure. Informations recueillies en réunion, entretien, call conférence, etc…
2. Traitement de l’information
Formuler pour tout projet envisagé le travail concret à produire. Dès qu’il y a plusieurs actions à traiter pour parvenir à ce résultat, identifier la première action concrète par laquelle commencer (notée sur la liste du contexte opératoire correspondant), les actions suivantes s’inscrivant dans un projet.
3. Organisation des actions
Mise en place sans attendre des rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement : soit dans un agenda (temps bloqué), soit dans une liste au contexte approprié (« Téléphone », « Achats »…), soit dans une liste « en attente » si une action est confiée à un tiers, soit placés dans un échéancier (notamment quand il y a des documents ou justificatifs).
4. Évaluation périodique
Analyser régulièrement et précisément (au moins une fois par semaine) toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux afin de statuer sur ce qui est fait.
5. Action / Réaction
Mise à jour des listes d’actions avec redéfinition des priorités suite à l’évaluation périodique, de telle sorte que l’on puisse toujours se fier à ses listes d’actions.
La méthode GTD : ses limites
Une fois la méthode maîtrisée, l’impact sur l’efficacité se voit très rapidement, le traitement des micro-tâches permet de vite avancer sur ces projets, de ne rien oublier et de bien prioriser. Cependant comme pour toute méthode il faut savoir prendre un peu de recul pour ne pas en devenir l’esclave ou pour devenir sur-organisé…
Voici quelques limites liées à la méthode GTD :
1. Le long terme
La mise en place d’un tel « système fiable » et structuré peut s’avérer plus fastidieuse elle même que la propre réalisation des tâches de base. La bonne mise en place dépend de beaucoup de critères, si vous êtes plutôt papier ou numérique, PC ou Mac, travailleur nomade ou plutôt sédentaire, etc…
On risque donc de toujours réfléchir à la façon d’améliorer sa méthode de priorisation que de réaliser ses actions, de plus si l’on souhaite changer d’environnement, il faut tout reconstruire…
2. Se noyer dans sa méthode
Le second problème réside dans la notion de « tout » jeter dans la Inbox. A un moment donné on se retrouve avec un système complètement saturé et une liste a court terme de plus de 200 choses a faire.
Ce qui psychologiquement est déjà rédhibitoire et risque de nous faire abandonner rapidement cette méthode qui de base permet de bien s’organiser, gagner du temps et gérer son stress.
3. Contextualisation
La gestion unique par priorité en GTD ne permet de pas durant la phase d’évaluation périodique de facilement et rapidement contextualiser une liste d’actions, de savoir à quel projet elles sont rattachées etc…
Ainsi, il est quasiment impossible de prendre de la hauteur par rapport à plusieurs projets, et quand on cumule plusieurs projets, prendre du recul pour analyser et prioriser s’avère indispensable.
4. Recherche
A l’instar du point précédent, si l’on veut s’évaluer, il faut pouvoir faire une recherche rapide et contextualisé, avec une gestion par priorité il n’est pas aisé de retrouver une information prise il y a une semaine qui sur le moment n’était pas une priorité.
La méthode GTD intégré Beesy
Chez BeesApps, quand nous avons développé Beesy, nous étions des adeptes de la méthode GTD donc nous en avons garder le processus (collecte / traitement / organisation / évaluation / Action). Cependant, nous l’avons structuré de manière à ce qu’à partir de la collecte d’informations que le reste soit automatique et dynamique, afin d’éviter les limites énumérées juste ci-dessus.
1. Le long terme avec Beesy
La prise en main de Beesy nécessite un peu de temps afin d’en apprivoiser tout le potentiel, cependant une fois l’outil maîtrisé, il sera pour vous plus facile de gérer vos projets, vos prises de notes, vos comptes-rendu, vos reporting, et surtout vos ACTIONS !
Ce n’est pas pour rien que 40% de nos utilisateurs gagnent plus de 30 minutes par jour !
2. Se noyer dans sa méthode, pas avec Beesy !
La priorisation des actions dans Beesy se fait par l’intermédiaire de la matrice Eisenhower pour visualiser votre travail. Avec Beesy, vous avez une vue instantanée vos actions du jour, ou de la semaine classés par URGENCE / NON URGENT et IMPORTANCE / NON IMPORTANT. Tout ce qui n’est pas à suivre n’apparaît pas dans votre liste d’actions à traiter, mais vous pouvez les retrouver facilement si besoin.
Chez BeesApps, nous sommes anti-procrastination !
3. Contextualisation
Beesy a été construit avec une vision macro de l’activité d’un professionnel à savoir Objectifs/Projets, permettant à tout professionnel de gérer son activité quotidienne et celle de ces équipes à partir des notes prises en réunion.
Le workflow de Beesy vous permet à tout moment de vous évaluer en quelques secondes en contextualisan votre analyse sur un objectif, un projet, une réunion, un type d’actions, une personne etc…
Pour en savoir plus, lisez notre FAQ pour gagner du temps au travail.
4. Recherche
Comme indiqué dans le point 3, Beesy offre une contextualisation permanente de vos projets, actions… à un instant T. Mais ce n’est pas tout, pour chaque filtre effectué, vous pouvez effectué une recherche texte afin de retrouver encore plus rapidement ce dont vous avez besoin.
Avec Beesy, l’information est saisie une seule fois et retrouvable à l’infinie !