Comment mener à bien vos réunions clients ?

mai 18, 2021

Écrit par Solène Faure

En tant que commercial, les réunions client sont votre quotidien. Durant celles-ci, vous devez vous assurer de respecter vos objectifs et votre stratégie commerciale. Cependant, parfois, vous pouvez manquer d’organisation et risquez de ne pas préparer efficacement votre réunion. Vous pouvez alors perdre de précieuses minutes lors de vos visites à rechercher de l’information sur vos précédents rendez-vous. De même, il peut vous arriver d’oublier un sujet que vous deviez aborder ou même ne pas anticiper certains imprévus. Vos réunions clients peuvent alors se rallonger inutilement. Vous perdez alors du temps sur votre journée et il peut alors être difficile de gérer toute votre activité.

Comment mener à bien vos réunions client et optimiser la gestion de votre quotidien ?

La clé d’une réunion clients réussie : la préparation

Vous réalisez probablement plusieurs réunions client par semaine, voire par jour. Il est donc primordial que vous preniez des notes digitalisées. Celles-ci vous permettent de rassembler vos idées de manière simple et claire. Par la suite, à partir de ces notes, vous pourrez définir un plan d’action précis. Dans vos notes, vous devriez notamment retrouver les décisions prises durant la réunion, les actions à compléter mais aussi les informations importantes qui ont été mentionnées. Ainsi, vous gagnerez du temps en utilisant une solution de prise de notes.  Vous pourrez directement prendre ces dernières dessus et assigner les futures actions à vos interlocuteurs, mais aussi synchroniser toute l’information en temps réel et assurer le suivi avec vos partenaires commerciaux. A partir de vos notes, vous obtiendrez ainsi un compte rendu de réunion que vous pourrez partager à tous vos interlocuteurs. Vous pouvez alors en dégager un plan d’action que vous pourrez suivre facilement.

Afin de gagner en efficacité durant vos visites, vous pouvez utiliser un modèle de réunion. Ces derniers vous permettent de définir au préalable un ordre du jour ainsi que les sujets qui doivent être systématiquement abordés durant vos visites client. En utilisant des modèles de réunion, vous pourrez vous assurer de toujours respecter votre stratégie commerciale en inscrivant vos objectifs, vos résultats attendus et les points que vous devez aborder en rendez-vous. Vous serez alors capable d’automatiser la préparation de chaque réunion, d’uniformiser votre stratégie commerciale et gagnerez en efficacité au quotidien.
Ainsi, vous identifiez tous les enjeux et réalisez une qualification exhaustive des attentes de vos clients pour ensuite créer un modèle de note réutilisable et déclinable à partir du déroulement type de vos réunions client. Ensuite, vous pouvez mettre à jour vos modèles à tout moment.
Une solution collaborative qui vous permet de gérer la récurrence de vos réunions est également un atout considérable pour la préparation de celles-ci. En effet, lors de vos rendez-vous suivants, vous serez en mesure de reprendre tous les thèmes qui ont été abordés précédemment, les actions qui ont été prévues et accomplies ou encore les décisions prises auparavant. Vous reprenez directement l’historique de la réunion précédente.
Enfin, une réunion bien préparée doit aussi rassembler tous les éléments indispensables à son bon déroulé. Assurez-vous donc de bien définir votre ordre du jour ainsi que vos résultats attendus et de posséder l’ensemble des éléments et la documentation nécessaire à votre visite.

Durant la réunion : s’assurer d’un déroulement fluide

Point fondamental du bon déroulé d’une réunion client : le respect du timing. Vous avez probablement d’autres visites et rendez-vous planifiés dans votre journée, de même pour votre partenaire commercial. Vous devez ainsi vous assurer de ne pas perdre trop de temps sur chaque point afin d’être sûrs que vous pourrez aborder tous les sujets nécessaires. 

De plus, ne vous concentrez pas trop sur les actions passées et focalisez-vous plutôt sur le futur, sur les prochains objectifs et résultats à obtenir. Pensez stratégie plutôt que résultats passés.

Ensuite, commencez votre réunion en laissant vos clients s’exprimer. Donnez la parole à tout le monde afin de mentionner les difficultés rencontrées depuis votre dernière visite, les résultats obtenus et actions qui ont été accomplis, etc. D’autre part, n’oubliez pas de prévoir un temps d’échanges et d’anecdotes, moins formel, mais qui permettra de construire une vraie relation d’échanges avec votre interlocuteur.

 

D’autre part, une prise de notes digitalisée couplée à une solution collaborative vous permettra d’avoir un rendez-vous optimal :

  • Grâce aux réunions récurrentes, vous pouvez lors de chaque visite faire un suivi de ce qui a été accompli entre 2 rendez-vous. Appliquez un modèle de réunion lorsque ces dernières possèdent des sujets similaires.
  • Avec un ordre du jour établi, vous saurez quels nouveaux sujets vous devez aborder auprès de vos interlocuteurs et réaliserez par la suite les éventuelles présentations que vous aurez préparées au préalable.
  • Durant votre rendez-vous, prenez des notes qui peuvent inclure des commentaires privés que vous seuls pourrez voir ainsi que des commentaires publics que vous pourrez partager avec tous vos interlocuteurs. Ces notes seront la base de votre futur plan d’action.
  • A la fin de votre réunion, vos notes digitalisées seront transformées en un compte rendu que vous pourrez facilement partager auprès de tous vos interlocuteurs.
  • Si vous avez des KPI à remplir pour votre partenaire commercial, préparez-les en avance durant votre réunion. Juste après votre rendez-vous, vous les retrouverez dans votre compte-rendu et vous n’aurez plus besoin de remplir une multitude de tableaux Excel. Vous pourrez directement transférer vos comptes rendus comportant les KPI à vos managers.

Après la réunion : gérer le suivi entre 2 visites

Après votre réunion, afin de prévoir votre suivi post-visite, transférez rapidement à vos interlocuteurs votre compte rendu à partir de vos notes comportant votre plan d’action. De plus, utilisez une solution de prise de notes couplée à une plateforme collaborative de gestion de projet pour obtenir des bilans et reportings automatisés. Grâce au reporting sur votre activité, vous pourrez, en 1 clic et en temps réel, voir l’état d’avancement de votre plan d’action ou celui de vos interlocuteurs. De plus, votre reporting d’activité vous aidera à voir vos actions du jour, en retard, vos appels urgents à passer ou encore les interlocuteurs que vous devez relancer. Par ailleurs, en utilisant des outils de reporting d’activité, vous pourrez non seulement donner de la visibilité à vos supérieurs sur votre activité mais pourrez également mieux suivre vos plans d’actions entre 2 réunions avec vos clients.

Idéalement, vous pouvez utiliser une solution synchronisée à votre CRM afin d’alimenter ce dernier en temps réel. Les informations sont alors directement mises à jour et intégrées à votre activité et base de données.

compte rendu réunion clients

En mettant à profit ces conseils sur les réunions clients, vous pourrez améliorer la gestion de votre activité. En utilisant une solution de prise de notes couplée à une solution collaborative, vous vous assurez d’optimiser la circulation de l’information entre votre management et vos interlocuteurs. Vous bénéficierez également d’un partage de l’information et du suivi des plans d’action en temps réel et deviendrez plus réactifs dans votre prise de décision. La communication et l’accès aux informations est simplifiée. Enfin, vous gérez efficacement vos réunions et vos plans d’action tout en vous assurant du bon déploiement de votre stratégie commerciale.

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