Comment faire de Microsoft Teams sa solution de Digital Workplace ?

mars 12, 2021

Écrit par Solène Faure

Depuis 2020, Microsoft Teams a vu augmenter son nombre d’utilisateurs de manière exponentielle. En octobre dernier, la plateforme a dépassé les 115 millions d’utilisateurs journaliers (SiecleDigital). Vous avez probablement déjà utilisé cet outil ou vous serez sûrement amené à le manipuler dans un futur proche. Bien souvent, les fonctions basiques d’utilisation de Teams (envoi de message instantané, appel vidéo/audio…) sont rapidement comprises par la majorité des utilisateurs. Cependant, il existe une multitude de fonctions moins connues qui peuvent drastiquement faciliter votre quotidien. Microsoft Teams est un outil qui permet de centraliser toute son activité, ses données et sa communication en une seule application. Dans cet article, nous vous présentons des conseils pour mettre à profit le potentiel de Microsoft Teams afin d’optimiser votre Digital Workplace.

Gérer toute votre communication sur une seule plateforme

Organiser ses réunions dans Teams

réunion virtuelle

Microsoft Teams est un outil avec lequel vous pouvez gérer toute la communication de votre organisation. En plus des appels classiques, vous pouvez organiser des réunions virtuelles audio ou en visioconférence, même avec des personnes externes à votre entreprise. Vous pouvez organiser n’importe quel type de réunion. Vous pouvez à la fois réaliser une session one-to-one avec votre collaborateur, créer une réunion d’échanges durant laquelle tout le monde va pouvoir discuter ou même planifier une conférence de 200 personnes. Durant votre vidéoconférence, vous pouvez notamment partager votre écran pour montrer à votre équipe des informations sur votre ordinateur. Vous pouvez également partager des tableaux blancs afin que chaque participant puisse interagir dessus en temps réel. Enfin, vous pouvez enregistrer toutes vos réunions afin qu’elles puissent être visionnées plus tard.

 

Les équipes : un enjeu fondamental pour s’organiser avec Teams

Bien que Teams soit un outil performant de communication, sa plus grande force est la fonctionnalité « Équipes », qui permet de créer de véritables espaces de travail. Dans ces derniers, vous retrouverez systématiquement :

  • Un canal de communication général pour les news concernant toute l’équipe
  • Un espace documentaire pour partager vos ressources
  • Des applications nécessaires à l’activité/l’objectif de chaque canal
  • L’ensemble de vos notes de réunion

Dans chaque conversation, équipe et canal, vous pouvez créer un environnement entièrement personnalisé. Pour chaque équipe, c’est comme si vous aviez un écran d’accueil de smartphone, entièrement customisable avec les applications et documents adaptés à chaque contexte. Vous pouvez ainsi créer des espaces de travail spécifiques pour l’ensemble des priorités de votre business. Votre Digital Workplace sera alors complètement structurée.

Dans une équipe, vous créez un environnement de travail spécifique, dans lesquels vous pouvez créer des canaux dédiés à différents sujets. Par exemple, dans une équipe marketing, vous pouvez créer différents canaux dédiés au marketing produit, au référencement SEO, aux reporting ou encore au contenu. Vous pouvez alors structurer votre activité et implémenter la documentation importante et les éléments nécessaires pour que votre équipe puisse avancer sur les différents sujets la concernant.

Une entreprise peut ainsi s’organiser en ayant une équipe dédiée pour chacun de ses départements tels que le marketing, la finance, les RH ou encore le support. Dans ces équipes, vous serez en mesure de créer des canaux. Ces derniers sont très pratiques car ils permettent de diviser les thématiques de vos équipes par projet, par client, par jalon ou encore par thème. De plus, lorsqu’une personne est ajoutée dans une équipe, cette dernière pourra se mettre à jour en pouvant accéder à toutes les conversations et les fichiers qui ont été partagés dedans.

Équipes VS Conversations

Dans Teams, une équipe vous permet de structurer une conversation sur un thème spécifique, sur le long-terme. Vous pouvez facilement retrouver des documents, reporting et conversations qui concerneront votre projet.

Dans les différents canaux, vous pouvez échanger sur des sujets plus spécifiques et ciblés. C’est là l’avantage que possèdent les conversations par canal et équipe par rapport aux simples discussions privées. La fonction des conversations simples proposées par Teams permet plutôt de discuter dans l’instantané, pour des échanges éphémères. L’objectif de ces dernières n’est pas nécessairement de pouvoir remonter dans leur historique pour y retrouver des fichiers.

 

equipes
conversation

Privilégiez donc les équipes et canaux pour structurer votre activité par priorité plutôt que les simples conversations de groupe. Dans vos conversations, vous pouvez avoir des échanges rapides avec vos collaborateurs, individuellement ou en groupe. Dans ces dernières, si besoin, vous pouvez lancer un appel avec un groupe de personne en 1 clic. Les conversations sont un endroit simple pour lancer une discussion quel qu’en soit le thème. Cependant, choisissez plutôt une équipe pour collaborer, travailler à plusieurs et vous organiser.

L’avantage de la répartition de la communication est de pouvoir mieux cibler les thèmes des publications et conversations dans les équipes et différents canaux.

Microsoft Teams est plus qu’une simple plateforme vous permettant de converser avec n’importe qui et de passer des appels. Cet outil vous permet de structurer votre communication. Les fichiers, informations, conversations et différentes tâches attribuées seront tous classés et cibleront des personnes concernées par les sujets.

Un outil pour piloter toute l’activité de votre Digital Workplace

Dans chaque équipe, canal et conversation, vous pouvez ajouter des onglets qui permettront de gérer votre activité. Vous pouvez ainsi créer des onglets dédiés à vos actions du jour ou vos actions en retard. Vous pouvez gérer vos tâches filtrées par projet, personne, jalon ou encore type de tâche. Vos onglets peuvent aussi être crées sous la forme de tableaux de bords vous permettant de suivre vos plans d’action. Vous pouvez par exemple créer des onglets dédiés à des reporting sur l’état d’avancement de votre projet. Les applications telles que Jira ou Beesy vous permettent notamment de piloter votre roadmap directement dans Teams.`

Cependant, la réelle puissance de Microsoft Teams ne réside pas seulement dans la simple création d’onglets. Cette plateforme est un véritable espace dédié à la collaboration. Pour optimiser cette dernière, divisez vos projets et groupes dans des équipes, puis dans des canaux pour des sujets spécifiques. Dans chaque espace, vous pouvez créer un environnement de travail différent dans lequel vous pouvez configurer des applications différentes. Vous pouvez entièrement personnaliser votre interface Teams en créant les onglets dont vous avez besoin avec tous les outils que vous utilisez au quotidien. Tous vos outils de travail peuvent alors être rassemblés en un seul endroit.

Hubspot dans teams
Reporting Beesy

 

Par exemple, si vous êtes une équipe marketing, créez un canal dédié à votre roadmap en utilisant Jira afin de suivre l’avancement de vos différents sprints. Vous pouvez aussi créer une équipe entièrement dédiée aux roadmaps avec des canaux présentant les différentes roadmaps des départements de l’entreprise. Toutes les applications dont vous pourriez avoir besoin sont intégrées dans Teams. Par exemple, vous pouvez utiliser Jira pour les développeurs, Hubsport pour les reporting des équipes commerciales ou Workday pour les équipes de finance et de RH. Chaque application est ainsi associée à un environnement de travail spécifique, dans sa propre équipe.

Utiliser les bots proposés sur Teams pour améliorer votre efficacité

Les chatbots proposés sur Micorosft Teams sont une fonctionnalité souvent méconnue mais qui peut pourtant vous changer la vie.

Ces derniers ne sont pas compliqués à utiliser. Similaires aux assistants vocaux tels que Siri ou Alexa, vous pouvez interagir avec eux par écrit en langage naturel. Pour interagir avec eux, vous n’avez qu’à ouvrir le canal qui leur est dédié dans vos conversations Teams. Ces intelligences artificielles vous permettront d’automatiser certaines tâches et d’exécuter vos instructions plutôt que de perdre du temps à les réaliser vous-mêmes.

Par exemple, grâce aux chatbots tels que Beesy, vous pouvez leur demander de vous montrer toutes vos actions du jour, vos actions en retard, récupérer les plans d’action de collaborateurs spécifiques ou de modifier des tâches directement dans votre conversation Teams. Créez des notes, des to-do lists assignez des tâches, émettez des remarques à vos collaborateurs en passant par les chatbots.  Ces derniers généreront par la suite des active cards dans votre conversations Teams.  Les active cards vous permettent de directement modifier vos instructions sans avoir à passer par l’application spécifique que vous utilisez. Vous pourrez modifier en temps réel les instructions données, quels collaborateurs sont concernés par celles-ci ou encore ajuster les deadlines prévues. Vous pouvez ainsi piloter toute votre activité depuis une seule et même plateforme, dans une seule conversation.

Utiliser les chatbots

Teams : un outil également dédié à la gestion documentaire de votre entreprise

espace documentaire teams
Fichier Excel

Pour gérer au mieux votre Digital Workplace, vous pouvez aussi utiliser Teams comme un serveur de fichiers cloud. Vous pouvez créer des espaces qui intègrent la gestion de votre documentation. Des serveurs de fichiers synchronisés à SharePoint vous permettent d’avoir accès à toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin afin de travailler efficacement.

Les équipes et canaux peuvent servir en tant que classeurs virtuels pour tous les documents nécessaires à votre activité. Vous pouvez pratiquement stocker n’importe quel type de fichier sur Teams. Tous vos collaborateurs pourront facilement avoir accès à toutes les ressources dont ils pourraient avoir besoin. Vos informations sensibles réservées à des collaborateurs spécifiques peuvent même être placées dans des canaux privés, réservés à certains collaborateurs spécifiques.

Ces fonctions créent un réel gain de temps. En moyenne, une personne passe 42% de sa journée à rechercher de l’information. Grâce à Teams, ce pourcentage est grandement réduit.

Vous ne vous perdrez plus dans les arborescences que vous pouviez avoir auparavant. Grâce aux canaux et équipes, tout le monde sait où stocker et trouver ses fichiers car la classification des informations est facilement structurée dans l’organisation Teams.

En plus d’être une plateforme de communication, Teams sert ainsi de plateforme cloud. Dedans, vous pouvez même utiliser la suite Office 365 version Web et créer des classeurs Excel ou des documents Word dans vos équipes. Partagés avec vos équipes, tout le monde sera alors en mesure de les modifier en temps réel.

Microsoft Teams est un outil très puissant qui peut paraître plutôt basique d’apparence mais qui s’avère aujourd’hui essentiel pour piloter toute l’activité d’une organisation. Cette plateforme est en fait la solution face à la multitude d’outils nécessaires pour gérer son activité au quotidien.

Ainsi, vous pouvez gérer toute votre communication dans vos équipes, canaux, et conversations. Organisez des réunions et conférences, appelez en privé vos collaborateurs ou encore échangez dans des conversations de groupe. Vous pouvez également stocker toute votre documentation sur la plateforme, qui sera alors accessible par toutes les personnes concernées et qui pourront modifier vos fichiers en temps réel. Enfin, Teams vous permet de piloter toute votre activité en un seul endroit grâce aux divers apps et outils métiers intégrés à la plateforme et aux chatbots vous permettant d’automatiser vos tâches. Microsoft Teams est finalement un outil permettant de créer un véritable Digital Workplace.

Beesy & Microsoft Teams – le duo parfait pour gérer votre activité

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