Quels enjeux pour votre CoDir ?

les 6 Commandements pour optimiser la gestion du CoDir

Le but premier du CoDir est avant tout de mettre en musique la vision et la stratégie de l’entreprise. Il est bien entendu l’instance où les décisions, guidées par cette vision, sont prises afin d’optimiser la gestion et la croissance de l’entreprise. Il doit être avant tout agile pour se reposer les bonnes questions de l’entreprise face aux potentielles crises, mais aussi fédérateur lorsque chacun se l’approprie et crée ainsi une culture commune forte.

Son rôle est incontestablement nécessaire au bon fonctionnement de toute entreprise.

Un CoDir régulier et structuré apporte de nombreux bénéfices : de l’efficacité avec des priorités partagées, de la prise de décision et le suivi de leur application, et bien sûr la cohésion du groupe.

Cependant, bon nombre de problèmes entravent la bonne marche du CoDir.

Lorsque le CoDir n’est pas optimisé, l’impression de perdre son temps chaque semaine à ergoter sur des détails prédomine, et la moitié des collaborateurs ne se sentent ainsi que peu concernés par ce qui a pu s’y dire. Ces rendez-vous s’embourbent dans des discussions interminables, reprenant ce qui a été dit les semaines passées et n’apportant pas grand-chose de nouveau, voire empiétant sur des sujets pas forcément prioritaires pour la réalisation de vos objectifs. Il n’y a pas de réel suivi de ce qui a été dit les semaines précédentes et on en sort en estimant qu’il n’a pas été si productif compte tenu du temps passé en réunion. Aussi, sans cohésion ce sera à vous, dirigeant, de faire le lien entre chaque grande fonction de votre entreprise, avec tous les désagréments et les limites que cela apporte, tels que la non-solidarité entre les différents services et la perte de temps à recadrer les projets et objectifs. Nous vous proposons quelques règles essentielles à appliquer afin que votre CoDir soit un véritable outil stratégique pour le développement de votre entreprise.

Les 6 commandements du CoDir

1 – Vous focaliserez vos équipes avec un ordre du jour défini et préparé au préalable  :

Qui dit CoDir dit généralement un ordre du jour afin que chaque participant puisse préparer les élements de reporting ou d’information nécessaire aux prises de décision.

Les critères importants à prendre compte dans l’établissement de cet ordre du jour pour rendre la réunion efficace est de bien identifier les sujets prioritaires et stratégiques nécessitant des décisions et du partage. Le CoDir ne doit pas être un espace de discussion mais une réunion qui permet à la fois de traiter les sujets importants nécessitant des décisions de direction, des sujets de communications stratégiques, l’occasion de remonter et descendre de l’information structurante, mais aussi une réunion d’analyse synthétique des chiffres clés des directions et  des projets.

En effet, la communication est le pilier central d’une entreprise, et le CoDir est la genèse de cette communication. Une communication claire avec partage des enjeux par chaque direction induit automatiquement une cohésion d’équipe. La première clef de succès d’une équipe est le sentiment partagé d’aller tous dans la même direction, de poursuivre la même vision.

Les sujets à aborder doivent donc étre préparés en avance et bien entendu connus de tous. Chacun des participants doit arriver en ayant préparé les sujets à traiter définis préalablement. Chacun peut aussi enrichir les sujets à aborder et apporte son point de vue et ses propositions claires afin que les décisions soient prises rapidement.
Il est donc preferable d’envoyer l’agenda avant le CoDir notamment si des nouveaux points non présent aux réunions précédentes sont mis à l’ordre du jour lors du prochain CoDir. Notamment si ces points nécessitent une préparation ou une reflexion préalable

Ainsi, non seulement vous gagnerez beaucoup de temps en attaquant directement le vif du sujet, mais votre équipe sera également plus engagée dans le bon fonctionnement de votre CoDir.

2 –  Vous réduirez le nombre de participants pour adresser l’essentiel:

Le CoDir n’est pas le lieu d’échange des bons points pour les collaborateurs mais bien la réunion indispensable pour faire progresser l’entreprise dans toutes les situations. Une première décision est de construire son équipe CoDir uniquement avec les personnes représentants un rôle critique pour le pilotage de l’entreprise, de trouver donc le bon compromis entre un représentant de toutes les grandes fonctions de l’entreprise et la bonne taille d’équipe qui va favoriser le bon déroulement du travail commun.

L’ouverture du CoDir à un trop grand nombre de personnes conduit le plus souvent à la paralysie des décisions et à un engagement réduit des participants à la construction de vos plans d’action pour faire avancer votre stratégie.

Il est préférable d’utiliser un mode « membre invité » en fonction de l’ordre du jour : inviter ponctuellement la personne ayant l’expertise ou la responsabilité de projet nécessaire pour aider le CoDir à etre mieux informé ou à prendre les bonnes décisions.

 

3 –  Votre ordre du jour reprendra les actions de la réunion précédente :

Pour chacun de ces sujets, il sera important de se caler sur les objectifs visés et le temps imparti. La tenue du CoDir ayant pour objectif de préparer efficacement l’avenir, il faudra s’interdire d’investir trop de temps sur l’analyse des faits et résultats passés. Il est donc important que d’un CoDir à l’autre, vous n’ayez pas besoin de repartir de la genèse du sujet mais reprendre directement les plans d’actions définies précédemment .

Ce qui a été dit les semaines passées doit être assimilé. Si on doit passer du temps à réexpliquer et ressasser les dits et réminiscences des dernières réunions, imaginez le nombre d’heures non productives chaque mois. Le CoDir doit faire gagner du temps aux dirigeants et aux collaborateurs. Au lieu de passer des heures à échanger sans formalisme ou préparation sur des sujets, il est donc important de repartir des constats, analyses et plans d’action déjà établis lors des derniers CoDirs.

Pour cela, vous devez disposer d’une synthèse comprenant les décisions et plans d’action des réunions précédentes.
Comme pour le premier commandement, cette synthèse doit être partagée à toute l’équipe.

4 – L’historique de vos réunions sera consultable à tout moment :

Chacun doit pouvoir consulter l’historique des éléments décidés et des plans d’action ainsi que de leurs informations de façon facile et intemporelle.

Pour tous sujets qui peuvent amener à des discussions sans fin, il est utile de pouvoir suivre d’un CoDir à l’autre, tous les éléments préalablement décidés. Cela évitera les non-dits ou « oui, mais » susceptibles de générer un retour récurrent du sujet et une perte d’efficacité.

Cela aide non seulement vos directeurs à préparer le CoDir en amont, mais surtout à piocher des informations oubliées dans l’historique afin de mieux comprendre tel ou tel processus ou décision.

Disposez d’une solution permettant de stocker tous les contenus de vos réunions afin d’éviter de perdre du temps en recherchant les informations précédentes.

5 – Vous rédigerez un compte-rendu opérationnel à la fin de chaque CoDir :

Lors de vos CoDirs, chaque membre de votre équipe sera mobilisé et en charge de l’atteinte des objectifs visés. Chaque membre doit donc précisément savoir quels résultats sont attendus, pour quelles dates et qui en est responsable.

Le Compte-rendu de la réunion est donc le bon outil pour garantir le respect des engagements et décisions qui auront été pris au cours de la réunion.

  • Respect des engagements : Il devra lister es actions en cours, et les actions à mener, et mentionne qui en est responsable. Ce plan d’action précis et connu de tous permet de passer de la discussion stratégique à la mise en oeuvre : chacun s’engage donc à faire ce qui a  été dit et écrit dans le compte-rendu.
  • Respect des décisions : un compte-rendu permet de clarifier les décisions afin d’éviter que chaque participant dispose de leur propre interprétation.

Le compte-rendu doit, si possible, être envoyé dès la fin de la réunion afin d’être exploitable immédiatement.

6 – Vous piloterez vos projets depuis vos décisions CoDir :

Evitez les approches pragmatiques lors de vos CoDirs et privilégiez les approches projets pour permettre à chaque collaborateur d’être impliqué et de construire ainsi une organisation horizontale.

Structurez votre activité en objectifs et projets prioritaires et stratégiques avec une personne en charge pour chacun d’entre eux. Les décisions définies en CoDir construiront alors les éléments structurants de vos projets.

Ainsi, les décisions prises en CoDir ne restent pas en orbite autour de l’entreprise mais sont au contraire intégrés à l’activité et aux projets de votre entreprise, pilotés par vos collaborateurs.

 

Ces quelques règles sont utiles au bon fonctionnement du CoDir. La mise en oeuvre n’est pas toujours un exercice facile, elle exige à la fois de la rigueur et de la discipline mais aussi la mobilisation des équipes pour la bonne réussite de ce moment d’échange et de construction. Mais cette énergie se verra à la fois récompensée par la qualité de votre CoDir et par le développement d’une culture de performance collective au sein de votre équipe, les collaborateurs satisfaits auront souvent tendance à reproduire dans leurs équipes cette organisation collaborative.

 

 

 

 

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Use Case pour gérer ses Comités de direction

USE CASE BEESY – Comment gérer ses Comités de Direction avec Beesy ?


Les comités de direction hebdomadaires, qui regroupent autour de la même table toutes les fonctions de l’entreprise ou d’une direction sont incontestablement des réunions indispensables à la gestion, la croissance et la pérennité des entreprises. L’existence de CoDir réguliers et structurés permet aux organisations de gagner du temps et de l’efficacité avec des priorités partagées, des capacités de prise de décisions, du suivi des décisions et de leurs applications, de la cohésion et cohérence d’équipe et se traduit ainsi par une optimisation de la performance de TOUS et donc de l’entreprise. Mais même si son rôle est indiscutable, il n’est pourtant pas si facile de rendre ce fameux « CoDir » aussi performant que nous le souhaitions. Comment rendre efficace son CoDir avec Beesy ?

 

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