Un outil de suivi de projet iPad pour gérer vos réunions

Un outil de suivi de projet iPad pour gagner du temps en réunion

La plupart des réunions auxquelles nous participons ont tendance à se ressembler. En général, une date fixe est dédiée à ces assemblées, les ordres du jour sont similaires et dans certains cas, nous connaissons d’avance les personnes avec qui nous seront amené à collaborer pour concrétiser un projet. Dans ces moments, un outil de suivi de projet iPad serait un plus dans notre activité.

Nombreux sont ceux qui connaissent les fameuses réunions hebdomadaires, mensuelles, voir trimestrielles, qui consiste à faire le point sur les objectifs qui ont été fixés.
En revanche, on peut aussi bien distinguer le fait que les objectifs fixés ne seront pas les même selon les types de réunion auxquelles nous participons. Au sein d’une entreprise, nous pouvons distinguer deux grands types de réunions :

-> les réunions à fréquence moyenne destinés aux managers et décisionnaires. Dans ce type de réunion, les objectifs globaux sont évoqués. Il est important de prendre en compte chaque point et modifications qui seront apportés et qui sont liés à la stratégie de l’entreprise. Ces rectifications vont permettre, par la suite, d’atteindre les objectifs et concrétiser les projets. En termes de communication, cela implique donc un reporting de stratégie qui doit se faire en aval auprès des équipes.-> ceci nous conduit aux réunions à fréquence courte. Cela consiste pour les managers, de communiquer sur les modifications apportées dans la stratégie et donc, d’établir de nouveaux objectifs. Ceux-ci seront amenés à faire un suivi des équipes, des commerciaux. De même que pour les chefs de projet, ce type de réunion reste important pour le Daily business et la gestion de projets et des clients. Ces différents suivi vont permettre d’être informé à chaque moment de l’avancement des tâches selon les différentes équipes, afin d’être en accord et atteindre les objectifs fixés en amont.

En termes de management, il reste donc important de prendre en compte les informations communiquées pendant ces différents rendez-vous, de les mettre à jour et d’avoir un suivi permanent de l’évolution des projets et des tâches assignés à chacun.

Pour ce faire, chaque professionnel doit s’adapter aux types de réunions auxquelles il participe et être capable de communiquer de nouveau sur ces échanges. Ceci doit se faire de façon méthodique, même si ces réunions se répètent et se ressemblent, la préparation n’est pas à négliger. Ce qui n’empêche pas de constater une nouvelle perte de temps dans l’organisation. De plus, malgré leurs similitudes, un risque de perte d’informations entre deux réunions est probable lors de la centralisation des données, ce qui peut rendre incomplet la mise à jour des actions décidée précédemment.

Cela amène donc à reprendre de nouveau l’ordre du jour de la réunion précédente pour émettre des modifications, ajouter les informations supplémentaires et suivre le projet en cours. Cette manière de procéder demande du temps, mais surtout, il s’agit d’une opération répétitive dont on se passerait bien.

Comment optimiser ce “process” fastidieux ?

Gagner du temps en entreprise est, aujourd’hui, capital en raison de l’évolution rapide des marchés et du stress que le cumul de travail procure. La gestion du temps est un véritable vecteur de productivité que l’on doit appliquer tant que possible dans tous les maillots de la chaîné (de la prise de notes en réunion, jusqu’au suivi des actions).Pour cela, nous avons mis en place la version 1.50 de Beesy. Il s’agit d’un réel outil de suivi de projet iPad, permettant, à partir d’une note existante, de créer une nouvelle note gardant les mêmes caractéristiques (Ordre du jour, Participants et Projets & Objectifs rattachés) le tout en deux clics. Ce concept permet d’éviter toutes manœuvres répétitives, mais surtout, toute perte de temps et de données dans le report des informations dans une nouvelle note.

Comment utiliser cet outil de suivi de projet iPad ?

Beesy 1.50 permet désormais d’émettre des modifications directement sur une de vos notes, de la même manière que s’il s’agissait d’une note vierge. Avec la mise en place du “meeting template”, vous pouvez désormais créer une note à partir d’une note existante, grâce à la fonction «Depuis une note existante».

Cette fonctionnalité va vous permettre de facilement gérer la préparation des vos réunions type comité de pilotage hebdomadaire en y apportant vos modifications en fonction du travail qui aura été fait entre les deux rendez-vous. Cet outil de suivi de projet iPad vous permettra non seulement de gagner un temps considérable lors de vos réunions, mais en plus, d’être plus productif lors de ces échanges.

Retrouvez comment utiliser le modèle de réunion dans Beesy.