Pour une Prise de Notes Efficace : Papier ou Digital ?

septembre 25, 2014

La Prise de Notes en Entreprise

Aujourd’hui, 90% des professionnels prennent leurs Notes sur Papier*. Ainsi, malgré l’avenement des Ordinateurs portables toujours plus légers et des Tablettes, le Papier reste un standard pour la Prise de Notes. La prise de Notes sur Papier serait-elle donc la meilleure façon de prendre des Notes ?
Rien n’est moins sûr, et si le Papier et le Stylo permettent une prise de notes efficace, les possibilités qu’offrent le digital sont telles qu’il est curieux de voir si peu d’adhésion.

Tout d’abord, il y a deux enjeux majeurs autour de la prise de Notes en Entreprise :

  • La Prise de Notes en elle-même
  • L’utilisation des Notes prises
Pour une Prise de Notes Efficace : Papier ou Digital ?
Pour un usage professionnel, l’importance de ces éléments peut varier selon le secteur et/où l’activité concernés. Toutefois, l’utilisation des Notes prises, notamment en réunion, et leur accessibilité postérieure est fondamentale dans le cadre de l’entreprise et certaines limites intrinsèques à la prise de Notes Papier demeurent.
Pour une Prise de Notes Efficace : Papier ou Digital ?

Problèmes liés à la Prise de Notes Manuscrite

La principale limite avec la Prise de Notes manuscrite se trouve dans l’utilisation postérieure qui peut être faite avec ce type de Notes.
Habituellement dans le cadre professionnel, les Notes sont un moyen de transférer une information d’une source (réunion le plus souvent) vers une autre entité. Cette entité est bien souvent digitale : organiseur, logiciel de To-do, Logiciel de Gestion de Projets, base de données, etc., et quand ce n’est pas le cas, donner ses propres Notes ou même une copie n’est pas à proprement dit une pratique courante.
Par conséquent, les Notes sur Papier doivent être numérisées après coup, ce qui rajoute une étape chronophage à la Prise de Notes et n’ajoute aucune valeur ajoutée.
Il en va de même pour les professionnels travaillant seuls qui utilisent pour la plupart des outils numériques pour gérer leurs To-dos ou pour stocker de manière sécurisée des informations.
De plus, l’absence de possibilité d’indexer et de rechercher parmi des Notes passées est un obstacle, d’autant plus pour les personnes prenant beaucoup de Notes.

Ce manque de structures informatiques empêche une intégration simple et intuitive des Notes au Workflow professionnel, ce qui est aussi un obstacle à la productivité à la fois individuelle mais aussi collective.

Bien entendu, tout n’est pas blanc ou noir et le Papier permet une Prise de Notes efficace avec certains avantages.

Pour les professionnels, le principale avantage de la feuille et du stylo est sa Flexibilité : vous pouvez tout simplement écrire ou dessiner ce que bon vous semble et de n’importe quelle façon.
Ainsi, si vous souhaitez résoudre un problème, vous serez plus efficace en posant vos idées et en pensant à l’écrit sur Papier. Toutefois, si le problème nécessite des informations additionnelles présentes sur d’autres Notes, l’absence de fonction de recherche devient problématique.
Dans ce cas, le meilleur moyen de résoudre un problème serait une combinaison de Notes digitales et de Papier pour poser les éléments de réflexion.

Par ailleurs, même si plusieurs études ont prouvé que la prise de Notes manuelle est une forme de prise de Notes efficace en termes de compréhension et de mémorisation des informations notées, cette particularité semble plus adaptée et profitable aux étudiants qu’aux professionnels.

Enfin, la Prise de Notes sur Papier est toujours accessible : vous trouverez toujours du papier et un stylo où que vous soyez alors que vous pouvez tout à fait oublier votre ordinateur ou tablette, ou ne pas avoir de batterie, avoir des bugs, etc.

En résumé, la Prise de Notes sur PaPier est une forme de Prise de Notes efficace, mais le digital va plus loin.

Pour une Prise de Notes Efficace : Papier ou Digital ?

La Prise de Notes digitale aide les Professionnels

La Prise de Notes digitale répond à de nombreuses limitations de l’écriture manuscrite.
Plus précisément, les Notes au format numérique permettent une utilisation postérieure de celles-ci bien plus commode et efficace. En effet, il est très simple de taguer, indexer, trier et chercher parmi vos Notes digitales.

Ensuite, bien que la Prise de Notes digitale ne puisse concurrencer la flexibilité de la Prise de Notes manuscrite, elle permet, selon le logiciel utilisé, de structurer ses Notes de façon différente et adaptée au besoin.

Comme mentionné plus haut, tôt ou tard les informations présentes sur des Notes sont numérisées, ce qui aboutit donc au même résultat que des Notes prises de façon digitale mais avec une étape en plus.
Des Notes digitales peuvent ensuite servir de matière pour des To-Dos, les logiciels de gestion de Projets et comme base pour rédiger des rapports ou comptes-rendus.
Plus précisément, des Notes structurées et dynamiques permettent une automatisation du Workflow qui est à la base d’outils de Productivité innovants tels que Beesy.

De plus, le stockage dans le Cloud et l’aspect Multi-PLateformes derrière la plupart des applications de Prise de Notes donnent à ces dernières une caractéristique omniprésente et sont quasi universellement accessibles. Ainsi, il est possible d’avoir accès aux Notes précédentes, de les modifier ou d’en créer de nouvelles, et ce n’importe où et n’importe quand. Pour cela, il suffit d’avoir un terminal digital, ce que la plupart des professionnels ont, ne serait-ce que le SmartPhone ou même la Tablette qui est de plus en plus adoptée par les professionnels.

La gamme des terminaux digitaux, avec ses différentes expériences utilisateurs, est manifestement plus riche que la gamme des supports de Notes papier qui offrent qu’une seule et même façon de prendre des Notes.
Pour le digital il y a principalement 3 choix: l’Ordinateur portable, le Smartphone et la Tablette.

Quel est le plus adapté pour une Prise de Notes efficace?

La Tablette, avec son interface tactile et sa taille raisonnable (ni trop grand ni trop petit pour un outil de travail) pourrait bien être l’outil le plus pratique pour une Prise de Notes efficace grâce à son aspect mobile et fonctionnel (un clavier externe doit cependant être ajouté pour atteindre la vitesse d’écriture d’un ordinateur).

Une Combinaison Notes Manuscrites et Digitales pour une Prise de Notes Efficace et Inédite

Il existe différentes technologies permettant de numériser instantanément des Notes écrites à la main. Plus exactement il existe 2 types de technologies qui le permettent :
  • Écriture Manuscrite sur Tablette
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  • SmartPens avec Numérisation Automatique
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Les Applis d’écriture manuscrite pour tablettes vous donnent la possibilité d’écrire directement sur l’écran de la Tablette à l’aide d’un stylet ou de votre doigt. Cette Technologie se développe toujours plus, mais aussi bien l’expérience que le résultat ne permettent pas d’atteindre un moyen durable en termes de prise de Notes professionnelles.
À l’inverse, la Technologie des Smartpens est très prometteuse. Un Smartpen vous permet de prendre des Notes sur Papier qui sont automatiquement numérisées (le plus souvent à l’aide d’une petite caméra infra-rouge située au bout du stylo). Un exemple de Smartpen prometteur : LiveScribe. Combinez cette Technologie à une Technologie de Reconnaissance d’écriture manuscrite et vous obtenez une toute nouvelle façon de prendre des Notes. De cette façon, les Notes peuvent être prises sur Papier, à l’instar de 90% des professionnels, et aussi être numérisées instantanément et transcrites en texte modifiable. Par exemple, avec MyScript, l’écriture cursive en 63 langues peut être reconnue et transcrite avec une impressionnante précision et exactitude. Cette forme de prise de Notes efficace est prometteuse car elle promet d’associer les avantages de l’écriture manuscrite et digitale tout en évitant la plupart des défauts inhérents à ces formes de prise de Notes prises individuellement. Toutefois, bien que ces technologies soient déjà bien développées et totalement fonctionnelles, elles restent relativement chères.

Beesy intègre LiveScribe et MyScript pour créer une nouvelle forme de Prise de Notes efficace et Innovante

Chez BeesApps, nous avons intégré LiveScribe et MyScript au Workflow de Beesy.
Grâce à ces technologies, vous pouvez créer, modifier et assigner des Actions dans votre Beesy avec un SmartPen et un bloc-notes. Chaque information écrite sur le bloc-notes est directement transférée et retranscrite sur votre iPad ; et si votre iPad n’est pas à portée de main, les informations seront automatiquement transférées quand vous retrouverez votre tablette.
Ainsi, vous n’aurez plus besoin de nécessairement apporter votre iPad en réunion, mais seulement votre SmartPen et son bloc-notes.
Pour une Prise de Notes Efficace : Papier ou Digital ?
Suivez nous sur Twitter : @BeesApps, Facebook et Google+ afin de consulter les dernières mises à jour autour de cette fonctionnalité et de Beesy en général.

*From Microsoft Infrographic

Image credits:
« Note Taking » by Chung Ho Leung
« arsp_003 » by Anthony Ryan
« Gadgets » by Chad Kainz
« Visual Recording About Visual Recording » by Alan Levine
« iRiver Story eBook Reader Review » by Andrew Mason

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