Les 6 chantiers des NTIC en EntrepriseNotre société est en pleine Transformation Digitale. Des pans entiers de nos vies passent de plus en plus par des outils et supports digitaux et l’environnement de Travail en fait partie. Toutefois cette révolution n’est pas un événement ponctuel qui a transformé notre civilisation mais bien une évolution progressive qui a commencée depuis l’apparition des premiers ordinateurs. En effet, si l’impact des Nouvelles Technologies de l’information et de la Communication (NTIC) dans les entreprises commence à être clairement identifié, elles et leurs employés sont encore dans une phase d’adaptation aux nouveaux outils digitaux et aux comportements associés.Par conséquent, les potentiels gains de Productivité promit par les NTIC en entreprise attendent encore de se réaliser.Plus précisément, il existe dans l’environnement de travail actuel 6 chantiers d’amélioration et d’adaptation aux enjeux et possibilités de l’ère digitale.
1. Mobilité
Les professionnels d’aujourd’hui sont Mobiles. L’avènement des NTIC en Entreprise et les flux d’informations associés ont élargies l’environnement de Travail qui va aujourd’hui au-delà des simples locaux de l’entreprise. Les impacts des NTIC sur les entreprises et sur notre façon de travailler sont nombreux et pour certains hautement valorisables comme les gains de productivité. Toutefois, ces nouvelles technologies amènent aussi de nouvelles problématiques tels que la question de la gestion du surplus d’informations. Par exemple, 38%* du temps est perdu à dupliquer l’information tandis que parfois ce sont 10* copies d’un même document qui sont crées.
2. Outils de Travail
Les NTIC en Entreprise ont amenés de nouveaux outils de travail : Internet, Smartphones, Tablettes, Cloud, etc. Ces nouveaux outils sont aujourd’hui parmi les plus utilisés dans le monde du travail. L’Email est le principal canal de communication professionnelle et peuvent être consultés à tout moment et lieu grâce aux Smartphones et Tablettes. Ainsi, aujourd’hui 40%* des Emails sont lus sur Smartphone. Par ailleurs, ces outils sont utilisés massivement dans la sphère privée, ce qui amène 95%* des Professionnels à utiliser leur appareils personnels à usage professionnel.
3. Synchronisation
Comme il a été dit plus haut, la Révolution digitale n’est assurément pas un événement ponctuel mais bien une transformation progressive. L’impact de cette transformation n’est pas encore complet et les comportements professionnels associés n’ont toujours pas pris totalement le virage des NTIC en Entreprise. L’information est accessible partout et à tout moment mais même le professionnel le plus mobile qui soit ne peut se dupliquer. Par conséquent, il faut en moyenne 1 mois* pour réunir une réunion avec 5 membres du Comité Exécutif d’une entreprise et 1 personnes sur 3* déclarent pouvoir assister à distance à une réunion.
4. Dématérialisation
D’une part, les professionnels continuent à numériser des documents et informations déjà existantes en format digital avec plus exactement 42%* des documents étant numérisés plusieurs fois. D’autre part, 90%* des Notes de Réunion sont prises sur papier et non partagées et en moyenne 15%* de la surface d’une entreprise est dédiée au stockage de documents papiers. Ainsi, les impacts des NTIC en entreprise ne sont pas toujours cohérents ni totalement mis à profit par ces dernières qui continuent d’appliquer d’anciennes méthodes de travail avec de nouveaux outils.
5. Gestion de l’information
L’Email est aujourd’hui le principal canal de communication professionnel. Par conséquent, de nombreux professionnels sont maintenant familiers avec la surcharge d’Email qui amène du stress et une perte de productivité pour beaucoup. La quantité importante d’emails reçus par nombre de professionnels implique ainsi de traiter 75 emails* avant de trouver une information pertinente au regard de la situation. De cette façon, les professionnels passent en moyenne 1 journée par semaine* à traiter leur boîte de réception. Ainsi, la gestion d’Email est devenue une partie significative du travail d’un professionnel mais aussi une partie qui attends encore de nombreuses améliorations possibles.
6. Analyse de l’information
Le traitement et l’analyse de l’information ne sont pas suffisamment développés dans nombre d’entreprises. Par exemple, tandis qu’un rapport peut prendre un mois à être rédigé, une seule question peut le compromettre*.
De plus, alors que 15%* du temps de travail est passé sur Excel, seulement 17%* des professionnels utilisent les Tableaux dynamiques.
En conclusion, les changements amenés par les NTIC en Entreprise sont progressifs et il en va de même pour le management. Une majorité d’anciennes méthodes et habitudes restent ancrées dans de nombreuses organisations tandis que les nouveaux outils sont adoptés massivement. Ce paradoxe est à la source des chantiers dans le monde du travail ce qui est finalement très encourageant et enthousiasmant pour le futur des NTIC dans les Entreprises.*Les données présentes dans cet article sont issues de cette inforaphie Microsoft. La solution BeesyEn réponse à ces problématiques il y a la Solution Beesy. L’application iPad Beesy associée à la plateforme Web Beesy.me permet d’intégrer les avantages des NTIC dans votre vie professionnelle afin d’en tirer le meilleur.Tout d’abord, notre solution regroupe 6 principales caractéristiques à destination des professionnels:
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- Une prise de note simple, rapide et intelligente.
- Compte-rendu de réunion en 1 clic.
- Management de de vos To-dos automatisé à partir des notes.
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- Management des priorités grâce à l’assignation aux notes d’objectifs et de projets.
Grâce à sa version Web, la solution Beesy est devenue collaborative et accessible de partout :
- Les données professionnelles sont cruciales. Beesy.me s’assure à ce qu’elles soient automatiquement sécurisée sur nos serveurs.
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- Le service collaboratif de Beesy Teamcomprend la Prise de Notes Collaborative et la Gestion de Projets Collaborative. Ces outils de travail collaboratif en temps réel favorisent le Travail d’équipe et la Communication entre les différents membres d’une même équipe.
Plus précisément, la Prise de Note sur Beesy est rapide, facile et permet de ne plus utiliser de Papier pour ses notes. Néanmoins, pour les amoureux du stylo et du cahier, Beesy proposera bientôt la technologie LiveScribeLiveScribe. Par ailleurs, les Notes dans Beesy permettent d’y joindre n’importe quel type de documents.De plus, avec la fonction Export associée au système de Prise de Notes, des Comptes Rendus de réunion ou autre rapports d’activité peuvent être généré en un instant. De cette façon, le partage de l’information est optimisé, plus rapide et préviens la duplication excessive de l’information.Enfin, la fonction Mail-To-Task permet de transformer un Email en Tâche très facilement et rapidement ce qui permet une meilleure gestion de ses Emails.
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