Un télétravail productif avec Beesy et Teams

Télétravail – « Environ 60% des emplois seront « télétravaillables » à l’horizon 2030 et un tiers des managers seront concernés. » Source : LCI

Aux vues des évènements récents qui se sont produits en France et dans le monde – grèves des transports, manifestations des gilets jaunes et désormais la propagation du virus Covid-19 -, pratiquer le télétravail est devenue une nécessité, une tendance. Que ce soit à son domicile, dans un café, à l’aéroport ou dans le train, le lieu de travail unique n’existe plus. Comment s’adapter à ce nouveau mode de travail ?

Retrouvez ici toutes nos solutions pour mettre en œuvre le télétravail de manière efficace avec vos équipes. 

Les enjeux du télétravail à prendre en compte : 

  1. La capacité d’organiser ses objectifs et de suivre leurs avancements 
  2. Des collaborateurs autonomes qui donnent facilement de la visibilité sur leur avancement
  3. Entretenir une communication efficace en période de télétravail

1 solution pour répondre à tous ces enjeux : MICROSOFT TEAMS + BEESY

Beesy, la solution collaborative intelligente pour piloter son activité de A à Z et Microsoft Teams, la plateforme dédiée au travail d’équipe pour collaborer et communiquer facilement avec tous ses collègues.    

  • Teams répond aux problématiques de communication avec son chat en live, structure les projets et objectifs au travers de canaux et permet d’effectuer des réunions virtuelles.  

L’accès aux données est simplifié : chacun retrouve facilement ses fichiers par équipe et a accès à différentes applications sans quitter Teams (Excel, OneNote, etc.). 

Teams vous permet de garder le contact avec vos équipes, rassemble les personnes, les conversations et le contenu pour collaborer plus facilement et pour structurer votre activité. 

  • Pour chaque canal crée dans Teams, Beesy va capter toutes les actions à réaliser et les agréger au niveau de chaque collaborateur.  

L’intelligence artificielle de Beesy vous permet de créer automatiquement tous les plans d’actions issues de vos divers échanges (réunion, chat, mail). Beesy consolide tous les plans d’actions et informations, les notes de réunions par personne, projet et objectif et vous permet ainsi de suivre votre activité simplement depuis n’importe quelle conversation ou équipe dans Teams.

Avec Beesy vous pilotez l’avancement de vos collaborateurs et vous centralisez toutes les informations pour simplifier la communication inter-équipe.  

Le télétravail avec Beesy & Microsoft Teams

La complémentarité de Beesy et Teams amènera vos équipes à gagner en efficacité sans difficulté et vous fera gagner du temps pour aller plus loin dans l’organisation du télétravail avec votre équipe.

Les freins et les craintes face au télétravail : 

  • Un manque de confiance de la part des dirigeants

Selon l’étude Odexa, le manque de confiance des managers envers les salariés est le principal obstacle au développement du télétravail (par manque de confiance on entend que le manager ne peut pas savoir précisément et en temps réel si son salarié est en train d’effectuer les tâches qu’il a à faire ou non).

  • Une mauvaise communication / collaboration

C’est probablement là le point le plus important. En effet, une communication non fluide et en plus perturbée par un manque de coordination et de collaboration entre employés, est synonyme de grosses perturbations.

Il est clair qu’à distance, entretenir une bonne communication est cruciale pour le bon déroulement des opérations. Sans ça, la collaboration ne peut plus être efficace voire même devenir inexistante.

  • Un esprit d’équipe en berne…

47% des dirigeants craignent une perte de l’esprit d’équipe de leurs employés

En effet, le manque d’interaction avec d’autres membres de l’entreprise peut rapidement faire émerger chez le télétravailleur un sentiment de détachement face à son entreprise, voire même de méfiance envers ses collègues : 65% des salariés se disent souffrir d’isolement social et de perte d’esprit d’équipe ; et 62% s’inquiète de l’opinion des autres, qui peuvent penser qu’un télétravailleur travaillerait moins s’il n’est pas au bureau.

  • Problème d’accès aux données

A distance, vos collaborateurs doivent pouvoir accéder à toutes leurs données, où qu’ils soient. Pour cela, des solutions de stockage en ligne comme le Cloud permettent de faciliter l’accès aux fichiers partagés et aux documents d’entreprise pour les collaborateurs distants. 

Concrètement, comment faire ?

#1 : Gérez votre collaborateur comme s’il était au bureau 

Tout d’abord vous définissez et partagez vos objectifs avec votre collaborateur lors d’une réunion mensuelle ou bimensuelle, en visioconférence dans Teams par exemple.  

ORGANISER LE TRAVAIL DE VOS COLLABORATEURS 

Vous configurez votre MS Teams avec un onglet personnalisé pour suivre avec votre collaborateur son avancement sur les objectifs en cours.  

Lors de vos échanges avec votre collaborateur à distance, prenez des notes dans OneNote par exemple pour l’organisation et les objectifs que vous souhaitez qu’il réalise, puis envoyez vos notes à Beesy. Il vous fera un compte rendu professionnel et surtout il va extraire automatiquement le plan d’action que vous souhaitez suivre avec votre collaborateur.

A la fin, vous retrouvez toutes les informations centralisées dans votre onglet Teams  

Prendre des notes dans OneNote
VISUALISER LEUR AVANCEMENT

Créez ensuite un autre onglet pour visualiser graphiquement l’avancement de votre collaborateur.  

  • Rien de plus simple, sélectionnez la vue « Tableau de Bord » pour obtenir un rapport graphique de toute l’activité 
  • En un coup d’œil vous faites un point sur l’avancement de ses tâches, avec une météo en fonction de nombre d’action en retard.  
Visualiser son avancement en télétravail

Si vous avez besoin de plus de contrôle avec une vision quotidienne

> LE MATIN demandez à Beesy de vous donner la synthèse de ses actions en retard : ainsi vous identifiez s’il y a un problème et un besoin de faire un point de synchronisation. Ex : envoie-moi la liste des actions en retard de Marc sur le projet Web Marketing. 

> LE SOIR, de la même manière, vérifiez rapidement si votre collaborateur a avancé sur ses actions en cours en demandant au Chatbot Beesy de vous envoyer la liste de ses actions terminées du jour. Ex : quelles sont les actions terminées de Dina aujourd’hui.  

Vision quotidienne à distance - télétravail

#2 : Un collaborateur autonome 

Chatbot Beesy dans Teams

À tout moment et de façon très simple, il accède à ses plans d’actions en demandant simplement à Beesy quelles sont les actions qu’il a à effectuer dans la journée. S’il a des questions ou bien pour partager des idées et insérer des fichiers, il échange en direct depuis le chat en ligne avec vous ou les équipes, comme s’il était physiquement présent au bureau.  

Il discute avec le Chatbot Beesy pour gérer par exemple : ses To-Do, les notes de réunion, objectifs et projets…  Ex : « envoie-moi la liste de mes actions urgentes pour le projet Microsoft Teams », « Mes actions terminées d’hier » 

Votre collaborateur peut également vous donner plus de visibilité sur son activité en mettant à jours ses actions (clôturer les actions terminées par exemple) ou en les commentant si besoin de notifier quelque chose ou d’informations complémentaires.  

S’il souhaite vous envoyer un reporting, il peut simplement demander au Chatbot Beesy de lui faire un rapport sur toutes ses actions clôturées du jour, ou par exemple de vous envoyer un export de point d’avancement de son activité.  

L’Intelligence artificielle de Beesy génère automatiquement des reportings dans un format professionnel reprenant l’ensemble des actions demandées ainsi que les commentaires.   

#3 : Des équipes distantes alignées avec les objectifs

 Mettre en place des réunions d’équipe pour maintenir une cohésion et responsabiliser chacun sur ses projets et objectifs est primordial lorsque l’on travail à distance, c’est pourquoi vous devez : 

1) Créer un canal équipe dans votre MS Teams dans lequel vous retrouvez vos notes de réunion d’équipe à faire par visioconférence de façon hebdomadaire 

En pilotant ainsi vos points d’équipes chaque semaine les équipes sont au courant du « qui fait quoi », les objectifs et plans d’actions sont partagés pour faciliter le travail en équipe même à distance.

2) Dans ce canal vous retrouvez votre onglet Note et votre onglet Tableau de Bord pour visualiser tous les projets et tout ce que l’équipe doit faire

  • Chaque individu se responsabilise sur les missions pour faire avancer le collectif. Vous pouvez mettre en place cette méthode pour le management d’une équipe mais également pour suivre des activités.  

  • En clair, vous pouvez suivre vos activités structurantes avec des tableaux de bord.  Vous créez un canal pour chaque fonction dont vous souhaitez assurer la continuité (ex : la finance, opération, RH, ventes…) avec un tableau de bord. Cela vous sert d’indicateur de pilotage pour suivre facilement votre activité stratégique même avec des collaborateurs à distance.  

  • Même avec des perturbations liées au télétravail, vous êtes à même de savoir tout ce qu’il se passe au sein votre organisation

Onglets Teams pour gérer le travail à distance avec son équipe

En bref : Quels sont les principaux avantages à utiliser Beesy et Teams en télétravail ?

Organisation des informations depuis les outils

  • Extraction automatique des plans d’actions des notes de réunion
  • Création automatique des plans d’action lors des conversations dans Teams
Gain de 30 min par réunion

 

Automatisation des synthèses d'avancement

  • Gestion des reunions récurrentes
  • Relance des collaborateurs
  • COPIL automatique des projets
  • Automatisation des réunions one-to-one
1 phrase pour relancer mes collaborateurs ou préparer un point avec eux

Pilotage simplifié de toute l'activité

Des reportings croisés et des synthèses en 1 clic ou 1 phrase :

  • Par projet
  • Par personne
  • Filtre personnalisable
Mes collaborateurs me font leur reporting  d’activité en 1 clic

 « En 2017, une étude de Stanford a suivi deux groupes d’employés : l’un qui travaillait à domicile depuis neuf mois et l’autre qui ne travaillait qu’au bureau. Les résultats ont révélé que le groupe travaillant à domicile était 13% plus efficace, avec des améliorations de la concentration, de la rétention et du niveau de bonheur global. » 

En solidarité avec les entreprises qui ne bénéficient pas encore de solution pour gérer le travail à distance, nous avons décidé d’offrir Beesy pendant la période de confinement. De même, Microsoft Teams offre 6 mois d’abonnement premium aux entreprises.

Vous souhaitez mettre en oeuvre votre solution de télétravail avec Beesy et Teams ?

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