Pourquoi faire un compte-rendu de réunion ?

Depuis plusieurs années, j’ai passé beaucoup de temps en réunion et ça n’a pas toujours été une partie de plaisir… Je viens cependant de tomber sur un article intéressant qui explique le bon moyen de mener une… « bonne réunion » et d’en faire un compte-rendu de réunion.
En effet, la gestion de réunions est l’une des plus grandes problématiques inhérente à la plupart des entreprises. Le fait est que chaque responsable et chaque employé y passe beaucoup trop de temps, perdant de fait en productivité. Le pire étant la perte de crédibilité d’une entreprise à gérer ses propres équipes.

Comment faire un "bon" Compte rendu de réunion ?

Quelles sont les améliorations et les lignes directrices à suivre ?
Laissez moi vous soumettre quelques un des conseils de cet article que vous trouverez ici : Compte-rendu de réunion.

1. Préparer vos réunions

  • Définir les objectifs et les résultats souhaités
  • Estimer la durée de la réunion
  • Fournir l’ordre du jour en avance

3. Choisir le lieu de la réunion

  • Réserver une salle pour le confort de tous les participants
  • Créer une atmosphère chaleureuse et attractive qui conduit à de l’interaction

5. Démarrer une réunion

  • Communiquer le sujet et les résultats attendus
  • Faire un tour de table pour connaître tous les participants

7. Garder la réunion focus et animée

  • Donner les informations et les données utiles à la réunion
  • Reconnaître et renforcer les contributions constructives
  • Périodiquement résumer les points-clés et demander l’approbation

2. Se préparer à assister à une réunion (pour tous les participants)

  • Connaître le sujet de la réunion
  • Connaître votre rôle et ce que vous devez apporter
  • Arriver à l’heure et être préparé

4. Désigner un responsable pour la prise de notes

  • Les décisions-clés à atteindre
  • Les prochaines étapes
  • Envoyer le compte-rendu de réunion à tous les participants

6. Conduire une réunion

  • Prendre le temps d’expliquer et d’écouter les propos de chacun
  • Demander l’opinion de tout le monde
  • Garder en tête les idées et objectifs principaux

8. Clôturer

  • Conclure par un résumé des réalisations du groupe, des points d’action et des décisions
  • Remercier tous les participants pour leur participation et leur contribution

J’ai dans l’espoir que ces quelques points vous permettront de mieux préparer et gérer vos prochaines réunions. Je vous invite également à découvrir notre application iPad, iPhone et Web Beesy qui vous permettra d’optimiser vos réunions et de gagner du temps notamment grâce à son compte rendu de réunion en 1 clic.